Il wi-fi negli eventi: qualche suggerimento per evitare l’ira dei partecipanti
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Quando funziona, nessuno fiata. Ma se non funziona, funziona male, è discontinua o troppo lenta si scatenano le proteste e lo scontento dilaga. Si parla della connessione wi-fi che anche in Italia, nonostante sia il paese meno digitalizzato e meno connesso d’Europa, è ormai considerato in alcuni ambiti un servizio scontato tanto quanto la tv nella camera d’albergo o il microfono nella sala congressi.

Lo sanno bene gli organizzatori di eventi, gli albergatori e i gestori di centri congressi, che ogni giorno si misurano con l’aspettativa di partecipanti, relatori ed espositori di una connessione onnipresente, rapida e sicura. Molti alberghi e sedi per eventi hanno investito nell’infrastruttura necessaria, e la sfida è oggi quella di tenerla aggiornata per fare fronte alla crescente richiesta di banda che connetta un crescente numero di dispositivi collegati simultaneamente.

È tuttavia chi organizza l’evento a dover stabilire se, come e quale connessione fornire ai partecipanti: per evitare di incappare in errori che si possono tradurre nell'ira generale da mancanza di web, Jeff Kear di PlanningPod spiega agli organizzatori quali sono i fattori da considerare quando si valuta il wi-fi per il proprio evento.

Il servizio di connettività deve essere dedicato
Non fare mai affidamento sulla connessione dati cellulare o sul wi-fi standard degli alberghi per garantire connettività durante l’evento: un numero elevato di partecipanti richiede un servizio di connettività dedicato. La tentazione di risparmiare sui costi del wi-fi contando sui gestori di telefonia per il 3G o 4G o sui sistemi standard è destinata, dice Kear, a scontentare tutti, e lo scontento si riverserà sull’organizzatore e sulla sede. L’organizzatore deve quindi includere il wi-fi nel budget dell’evento e convincere il proprio cliente dell’importanza del servizio.

Valutare quante persone useranno e il wi-fi e come lo useranno
Il numero di persone che potenzialmente faranno uso del wi-fi durante l’evento non si esaurisce nel numero di partecipanti: occorre contare anche gli eventuali espositori, i relatori, i fornitori che presidiano l’evento, lo staff. Per stabilire qual è la larghezza di banda necessaria, la regola di massima è che sono necessari 8-12 Mbps (megabit per secondo) per 100 utenti “ad alto consumo” di banda e 2-3 Mbps per 100 utenti “a basso consumo” di banda. La valutazione, spiega Kear, va quindi fatta sul tipo di uso che gli utenti faranno del wi-fi: servirà loro per un utilizzo generico di navigazione e di uso dei social media oppure per scaricare file voluminosi o vedere video magari suggeriti dai relatori? Gli espositori potrebbero avere bisogno di banda per mostrare video, lo staff tecnico potrebbe esso stesso avere necessità di banda per i computer e le applicazioni. Le sessioni dell’evento prevedono l’uso di app specifiche o di connessione per interagire con lo speaker o altri partecipanti? Inoltre occorre tenere conto dei momenti di picco, quelli cioè in cui (presumibilimente nelle pause) le persone controllano di più le email, gli aggiornamenti social o vanno su internet.

La mappa del segnale wi-fi
Un importante fattore di costo è l’estensione, in termini di superficie, per la quale si rende disponibile la copertura. Idealmente si dovrebbe renderla disponibile in tutte le aree dove è previsto che sia usata: le sale delle sessioni, gli spazi del coffee break, i padiglioni nel caso di eventi fieristici. Alcuni organizzatori di eventi fanno installare uno o più hotspot ad ampia capacità di banda, verso i quali indirizzano poi gli utenti ad alto consumo. Un altro fattore da considerare, spiega Kear, sono i punti di accesso a internet, cioè i dispositivi (router o simili) che servono dai 50 ai 100 utenti su una superficie di circa 270 metri quadrati. Occorre verificare che ce ne siano a sufficienza e che abbiano capacità adeguata alla necessità.

Meglio acquistare il wi-fi in anticipo
Secondo Kear, il wi-fi è il secondo servizio più profittevole per alberghi e sedi per eventi (il primo sono le camere e le sale). Il suggerimento per gli organizzatori di eventi è quindi quello di negoziarne l’acquisto subito, in fase di selezione dell’albergo o del centro congressi. Richiederlo succesivamente, una volta firmato il contratto, risulterà molto più costoso. Consigliabile anche acquistare banda in eccesso piuttosto che in difetto: se all’ultimo momento ci si rende conto che la banda acquistata non è sufficiente, l’upgrade sarà poi molto costoso. Un’altra cosa da negoziare in anticipo con il provider internet (o il gestore del centro congressi che fa da tramite) è il report di utilizzo del wi-fi dopo l’evento: quanta banda è stata usata, in quali momenti, quanti utenti si sono connessi al wi-fi, quanti dispositivi, con quale velocità media. Sono tutte informazioni utili per sapere come comportarsi nella successiva edizione dell’evento o in un prossimo evento con caratteristiche simili.

Il wi-fi deve essere facile
Se il wi-fi c’è, tanto vale che sia facile da usare. Ecco alcuni punti da considerare per rendere più facile la vita ai partecipanti. Pubblicizzare il nome del network, e se necessaria la password, sui materiali e la segnaletica dell’evento. Il nome del network dovrebbe essere intuitivo (per esempio il nome dell’evento o una sua abbreviazione) per facilitarne l’identificazione fra altri possibili network captati dai dispositivi mobili. Anche l’eventuale password richiesta deve essere semplice, breve, intuitiva e veloce da digitare. Evitare, per esempio, di inserire maiuscole, simboli, numeri (Twd?F8zW19&) perché l’obiettivo non è proteggere la connessione, ma fare in modo che gli utenti possano usarla agevolmente. Infine, un aiuto in più ai partecipanti non tecnologici: rendere visibili le istruzioni su come collegarsi al wi-fi nelle aree a maggiore passaggio o concentrazione di persone.

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