Storie di California

Benedetto Cico, President Travel Holdings
Eventi italiani in Usa: quando è necessario mediare tra la flessibilità tricolore e il rigore americano
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Quando le aziende italiane arrivano negli Stati Uniti per organizzare, promuovere o sponsorizzare eventi comincia per noi il lavoro di mediazione fra l’efficienza e puntualità americane e la flessibilità nei cambiamenti richiesta dai clienti italiani. La necessità di una mediazione “organizzativa” è una costante dovuta alla diversità di approccio all’evento fra italiani e americani, e pone una serie di problemi logistici e strategici.

Citerò, a esempio, un evento che stiamo organizzando a Beverly Hills, mecca americana del lusso, sponsorizzato da 15 aziende vinicole del Veneto e da altre aziende italiane della gastronomia di qualità. L’evento si svolgerà il 25 giugno, siamo ora nella fase “calda” dell’organizzazione e i nodi vengono al pettine.

Prenotazione delle camere per gli ospiti e gli sponsor: in questo momento l’economia americana, e in particolare quella californiana, stanno andando molto bene, con tassi di occupazione alberghiera molto alti: ne conseguono contratti molto severi e scadenze per depositi cauzionali con fortissimo anticipo. Siamo pertanto alla continua rincorsa della conferma da parte degli sponsor italiani e, dall’altro lato, tempestiamo gli hotel con richieste di estensioni delle scadenze. Una piccola sconfitta: non siamo riusciti a prenotare l’albergo originariamente richiesto dai clienti, il famoso Beverly Wilshire immortalato da Julia Roberts e Richard Gere in Pretty Woman: l’intero hotel è stato completamente prenotato per una settimana per i festeggiamenti di un’azienda di Hollywood, che si è mossa per tempo con le conferme.

Location: per il galà siamo riusciti a ottenere l’uso di una intera sezione di Rodeo Drive, che sarà chiusa al traffico e arredata con red carpet per gli ospiti, valet parking, stazioni enogastronomiche per le degustazioni dei prodotti delle aziende sponsor e una cucina gestita da un famoso cuoco italiano titolare di un ristorante in California da oltre trent’anni. Vista la presenza, nel tratto di Rodeo Drive riservato all’evento, di negozi di brand molto prestigiosi, abbiamo dovuto coordinare con enorme pazienza, umiltà e perseveranza la disposizione delle stazioni di degustazione, il colore degli arredamenti, persino le divise del nostro personale, per evitare di rovinare visivamente l’immagine di questi marchi internazionali. Questo lavoro è cominciato a ottobre 2014 ed è in continuo aggiornamento, con sempre maggiore specifica dei dettagli.

Inviti: gran parte degli americani programmano le proprie attività sia professionali che personali con molto anticipo, per cui abbiamo dovuto far capire con estrema insistenza agli sponsor italiani che non potevamo aspettare poche settimane prima dell’evento per inviare il programma e relativi inviti. Noi consigliamo sempre almeno 3 mesi di anticipo, iniziando con un messaggio preliminare, per poter avere il maggior numero possibile di adesioni.

Una delle leggi fondamentali di Hollywood è quella di spendere in promozione e marketing almeno tanto quanto è stato speso per la produzione del film. Questo è ciò che anche noi consigliamo alle aziende italiane sponsor di questi eventi: avere sempre un budget consistente non solo per la produzione dell’evento vero e proprio (afffitto location, cibi e bevande, alloggio e trasporti), ma anche e quasi soprattutto per la promozione pre, durante e post evento: inviti di alta qualità, pagine sui social media prodotte professionalmente in inglese corretto, produzione di video e servizi fotografici professionali da distribuire a tutti i partecipanti.

Benedetto Cico

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