Storie di California

Benedetto Cico, President Travel Holdings
Gli errori da evitare quando si organizza un evento negli Stati Uniti
A
Organizzare eventi negli Stati Uniti offre ottime opportunità professionali agli operatori italiani del settore e alle aziende committenti.  Allo stesso tempo gli Stati Uniti presentano anche difficoltà oggettive che purtroppo nel corso degli anni anche alcune tra le agenzie italiane più qualificate non hanno saputo risolvere per mancanza di preparazione e “home-work” prima dell’evento stesso. Dedico quindi questo post agli errori più comuni, facilmente evitabili con una programmazione razionale e disciplinata.

Bisogna prima di tutto capire che le pratiche operative quotidiane che permettono agli Stati Uniti di funzionare sempre con regolarità creano spesso gli ostacoli più difficili da superare per le aziende italiane: per esempio, la puntualità impone poca flessibilità nel cambiare gli orari di un evento. Altre pratiche sono spesso sorprese per gli italiani, che non si aspettano regolamenti sindacali severissimi, talvolta più intransigenti di quelli in Italia, per i dipendenti di grandi alberghi o centri fieristici. Infine, in questa congiuntura economica negative in Italia, è sempre difficile accettare il fatto che hotel, ristoranti e centri congressi americani stanno girando a pieno ritmo grazie all'economia in ripresa e che quindi sono loro a "dettare" le condizioni.

I dieci punti più importanti di cui tenere conto quando si organizza un evento negli Usa:

1. Pianificare con il maggiore anticipo possibile e bloccare lo spazio rispettando puntualmente le scadenze di depositi, saldi, etc.

2. Comunicare gli eventuali cambiamenti rispettando le scadenze contratturali, e cercando di raccogliere tutte le comunicazioni nel minor numero possibile di messaggi per evitare sovrapposizioni e possibili malintesi.

3. All’interno dei grandi alberghi e centri congressi ogni manager è responsabile solo ed esclusivamente della propria attività (spazi meeting, per esempio, o ristorazione, o affitto audiovisivi): è importante rispettare queste aree di responsabilità.

4. Ricordare sempre e molte volte ai responsabili della ristorazione (pranzi, cene, etc) di fornire sempre molto pane in tavola quando i partecipanti sono italiani.

5. L’acqua minerale gasata costa molto! Attenzione a quante se ne ordina.

6. In gran parte delle città americane (forse con l’esclusione di Miami Beach e di alcuni quartieri di Manhattan) l’ora della cena è molto anticipata rispetto agli usi italiani. Se volete far godere ai vostri clienti la “scena” di un ristorante alla moda, non insistete a prenotare per le 20.30 o le 21.00, come fareste in Italia. L’orario migliore è probabilmente tra le 18.30 e le 20.00. Vale la pena informarsi con i locali stessi prima di stabilire l’orario.

7. A parte New York e Chicago, quasi tutte le aree metropolitane americane offrono ottimi ristoranti e locali anche nei “suburbs”, spesso snobbati dagli europei, e che invece attraggono ristoratori di primissima scelta. Basti pensare a Chez Panizze a Berkeley, nella Bay Area, o le decine di ristoranti di primissima qualità nelle varie municipalità di Los Angeles o della stessa Miami.

8. Per eventi che prevedono presentazioni multimediali, presentatevi sempre almeno con un’ora di anticipo per verificare che i computer abbiano i giusti collegamenti, parametri e prese di corrente, la tastiera sia selezionata sull’italiano, e ogni altro possibile dettaglio che viene dato per scontato in Italia ma che richiede preparazione negli Usa.

9. Verificate che eventuali materiali audiovisivi utilizzati nelle presentazioni non siano protetti da copyright, in particolare i loghi di aziende non direttamente coinvolte nell’evento stesso.

10. Mance! Prevedere nel budget del contante da utilizzare sul posto per mance, in particolare per il personale dei centri congressi e degli alberghi: per un costo solo marginalmente più elevato tutto funzionerà meglio e puntualmente.

Benedetto Cico

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