Wi-fi gratuito per i delegati: due o tre cose che gli organizzatori di eventi devono sapere
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Per scaricare le email basta una connessione a 256 Kbps (kilobit al secondo), mentre per guardare un video in streaming sono necessari almeno 5-10 Mbps (megabit al secondo). Certo, la larghezza di banda per fornire copertura wi-fi ottimale in occasione di un evento dipende dal numero dei delegati, da quali tipi di dispositivi utilizzano e da quale uso si prevede che ne facciano. Come si verifica però l’effettiva larghezza di banda erogata in un centro congressi? E come si valuta la larghezza di banda necessaria, per esempio, per fare funzionare un’app? Che differenza c’è fra larghezza di banda condivisa e dedicata?

A un certo punto, nelle negoziazioni fra un organizzatore di eventi e la location, l’albergo o il centro congressi, si pone ormai la questione della connessione wi-fi per i delegati. Fra email, applicazioni mobili, social media e siti da consultare, essere online, per motivi professionali, personali o legati all’evento, è ormai una necessità, e il wi-fi, nei centri congressi così come negli alberghi, non è più percepito dagli utenti, ospiti o delegati che siano, come un optional, bensì come una utility, quasi al pari dell’acqua calda o delle sedie nella sala meeting, di cui il delegato vuole fruire gratuitamente.

Al “diritto” di essere sempre connessi, però, alberghi e centri congressi pongono il problema dei costi: fornire una copertura wi-fi di buona qualità per un numero elevato di persone che utilizzano smartphone, tablet, computer e che non si limitano a inviare email, ma guardano video e scaricano materiali, richiede una elevata capacità di banda. I tablet, per esempio, “consumano” una larghezza di banda superiore del 400% rispetto agli smartphone, e l’incremento nella diffusione e nell’utilizzo di dispositivi mobili rende insostenibile la richiesta di banda gratuita. Per gli ospiti degli alberghi la soluzione potrebbe dunque essere quella rendere gratuita la capacità di banda base e a pagamento una larghezza di banda superiore, ma per i partecipanti a un evento?

Questi i temi trattati in EIBTM nel corso del dibattito dall’inequivocabile titolo Wi-fi: should it be free for conference delegates? A sostenere le tesi pro (utility) e contro (insostenibilità) del wi-fi gratuito sono stati chiamati due esperti: Michael Foreman, managing director di Kenes UK e presidente di ABPCO (associazione dei PCO britannici), e Corbin Ball, consulente ed esperto di tecnologia per il settore degli eventi.

Michael Foreman, convinto sostenitore del wi-fi gratuito per i delegati, è stato promotore l’anno scorso della campagna The Conference Cloud, con la quale gli organizzatori di eventi britannici hanno ottenuto che oltre 200 centri congressi e location per eventi fornissero wi-fi gratuito ai delegati (oggi si fregiano di uno speciale marchio Free Wi-Fi).

Chiedere a una struttura di fornire la copertura wi-fi è una richiesta generica, come chiedere di fornire il pranzo” ha detto Foreman. “Nel richiedere un preventivo al catering si analizzano menù, ingredienti, modalità di servizio, costi per singola voce: occorre fare lo stesso per il wi-fi, ma il problema è che gli organizzatori di eventi in genere non hanno le competenze tecniche per fare le giuste valutazioni rispetto alle esigenze del proprio evento e quindi le giuste richieste alle sedi per eventi”.

ABPCO ha recentemente prodotto, proprio per sanare questo gap di competenze, un documento specifico, intitolato What events must ask their venues about Wi-Fi: vi si trattano i casi tipici di richiesta di wi-fi, con esempi pratici delle problematiche più comuni e suggerimenti agli organizzatori su quali domande fare alle strutture e che cosa prevedere per il proprio evento.

Il documento è per ora riservato ai soci ABCO, ma a fornire un rapido manuale di aggiornamento ci ha già pensato il Convention Industry Council, che ha recentemente inserito la larghezza di banda fra gli standard APEX di riferimento per meeting ed eventi.

In allegato, da scaricare sotto, le risorse che il CIC mette a diposizione per la consultazione.

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