App per eventi: 5 aspetti da considerare prima di scegliere il fornitore
A
Benché la diffusione dei chatbot ne abbia fatto prevedere a molti l’incipiente tramonto, le app per eventi sono vive e vegete e, anzi, sono ritenute ormai un supporto tecnologico imprescindibile in termini di comunicazione con i partecipanti, miglioramento dell’esperienza dell’evento e potenziamento del coinvolgimento e dell’interazione. Il mercato è dunque ricchissimo di proposte, e il compito non facile dell’organizzatore è quello di selezionare il prodotto (e il fornitore) più adatto alle esigenze del proprio evento.

Gli aspetti da considerare sono molteplici, perché la app deve essere funzionale tanto per i partecipanti quanto per l’organizzatore: a offrire alcuni suggerimenti su come orientarsi nella selezione del fornitore è il blog The Meeting Pool, che illustra i 5 principali fattori su cui focalizzare la valutazione affinché la app si traduca effettivamente in uno strumento a valore aggiunto per entrambe le parti.

Gestione dei contenuti
La maggior parte delle informazioni relative all’evento in genere viene resa disponibile direttamente sulle pagine della app, ma ci sono alcune tipologie di contenuto che necessitano di altri formati (file pdf, fogli excel etc). L’organizzatore deve dunque assicurarsi che la app sia dotata di funzionalità che gli permettano di caricare, aggiornare e organizzare facilmente i file nei diversi formati. Dal punto di vista del partecipante la gestione dei contenuti è più semplice se la app è abilitata a sincronizzare le informazioni su più dispositivi: prima dell’evento, per esempio, può essere più comodo vedere il programma e la lista di espositori o partecipanti sullo schermo di un computer, e se la app è integrata al desktop ognuno può compilare la propria agenda personalizzata (altra funzionalità che fa la differenza in una app) dal computer dell’ufficio e ritrovarla tale e quale sullo smartphone.

Coinvolgimento dei partecipanti
Compito di una app non è solo quello di fornire informazioni sull’evento (sarebbe un mero sostituto del supporto cartaceo), ma anche quello di stimolare il coinvolgimento dei partecipanti. Nel scegliere il fornitore occorre quindi valutare se la app che propone è abilitata a inviare notifiche push per allertare i partecipanti su cambiamenti o informazioni dell’ultimo minuto, se è integrata ai principali social media, se contiene elementi di gamification e se consente la lettura dei QR code: tutti elementi, questi, che producono interazione. Un ulteriore livello di engagement può essere dato dalla presenza, all’interno della app, di funzionalità di comunicazione come la messaggisica fra i partecipanti, la votazione in tempo reale, le domande agli speaker.

Facilità d’uso e di gestione
La più ovvia verifica da fare su una app prima di adottarla per il proprio evento è quella della facilità d’uso per il partecipante – se le persone non vi trovano velocemente ciò che cercano o non capiscono come funziona la app si rivelerà un investimento sbagliato – ma è altrettanto importante verificarne la facilità di gestione e aggiornamento da parte dell’organizzatore. Per esempio: qual è il processo richiesto dal fornitore per apportare cambiamenti alla app? Quanto tempo intercorre fra la richiesta di un aggiornamento e la sua effettiva visualizzazione da parte degli utenti? Uno stesso contenuto, come potrebbe essere il form di feedback sulle sessioni, può essere inserito in diverse sezioni della app o deve essere ricreato ex novo per ogni sezione?

Le metriche di misurazione
Chi investe in una app per l’evento deve poterne poi misurane i risultati, ben oltre il semplice numero di download. L’spetto da valutare è quindi la capacità della app di tenere traccia di come e quanto i partecipanti ne utilizzano le diverse funzionalità: ogni organizzatore deve stabilire quali sono le misurazioni per lui rilevanti e verificare che il fornitore della app sia in grado di rilevarle e di trasmetterle con uno strumento di reportistica. Possibilmente in tempo reale, è il suggerimento, in modo da avere in ogni momento il polso della situazione e poter intervenire se necessario.

La sicurezza dei dati
La app di un evento contiene potenzialmente una miriade di dati, relativi ai partecipanti ma non solo. Prima di scegliere il fornitore è quindi opportuno informarsi su come quei dati vengono conservati e messi in sicurezza, chi vi ha accesso e quali sono le procedure di backup per garantire che non vadano perduti. Un fornitore serio e professionale sarà in grado di fornire documentazione specifica sulle proprie procedure di gestione dei dati e sugli standard di sicurezza che adotta.

Commenta su Facebook