Un giorno nella vita di un event planner: prima dell'evento, dietro le quinte della pianificazione
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Non c'è una vera e propria giornata tipo nella vita di un event planner: il mestiere è dinamico, le priorità cambiano di giorno in giorno, le scadenze incalzano, le variabili aspettate e inaspettate si susseguono; tuttavia, ci sono alcuni tratti comuni nella quotidianità di chi organizza eventi che, analizzati nel loro complesso, danno una fotografia abbastanza fedele della professione.

A disegnare lo scenario della vita professionale di un event planner è QuickMobile, società canadese specializzata nello sviluppo di app per eventi che ha intervistato un gruppo di professionisti (nordamericani) e raccolto dati da alcuni dei più recenti studi di settore per produrre 3 infografiche che riportano statistiche e curiosità sul lavoro quotidiano degli organizzatori prima, durante e dopo un evento.

Eccone alcune su cosa succede prima di un evento, cioè nella fase di pianificazione:

Come si chiama chi organizza eventi
Tanto per cominciare, dice QuickMobile, la professione di chi organizza eventi è descritta in molti modi diversi, fra cui event planner, event organizer, meeting planner, conference planner, event specialist, event designer, meetings coordinator, director of special events.

Quanto organizza e quanto viaggia l’event planner
Il professionista medio si occupa di organizzare ogni anno fra i 5 e i 9 eventi distribuiti lungo tutto l’arco dell’anno, con l’eccezione dei mesi di dicembre e agosto, che risultano quelli meno gettonati, e trascorre mediamente 2 settimane l’anno in viaggio.

Quanto tempo ha per organizzare un evento
Il tempo di pianificazione dell’evento è una variabile che non sottosta ad alcuna regola: la maggior parte degli event planner lavora su un periodo minimo di 30 giorni, ma c’è anche chi si trova a dover mettere in piedi un meeting in 2 giorni.

Le ore di sonno e quelle di lavoro
Nella fase di pianificazione, il 51% degli event planner dorme in media 5-6 ore per notte: secondo QuickMobile, le scadenze sono così pressanti che il 41% degli intervistati ha dichiarato di arrivare a lavorare anche 15-20 ore nei giorni che precedono l’evento.

Quanta tecnologia usa l'event planner
In tema di tecnologia, la fase pre-evento ne comporta un ultilizzo intensivo da parte della maggior parte deggli event planner: il 64% dichiara di fare uso di 4-7 diverse tecnologie, il 29% ne usa da 1 a 3 e il restante 7% ne utilizza 10 o più. Quelle più ricorrenti sono i software di event management e le applicazioni web per la gestione dei contenuti e le problematiche più comuni nell’utilizzarle sono i costi e la larghezza di banda a disposizione.

Non c’è routine, ma c’è una costante
Nonostante ogni giornata, nelle fase pre-evento, sia diversa dalla precedente e dalla successiva, la costante è la frequenza delle riunioni per la pianificazione: che si tratti di 6 mesi, 3 mesi o 2 settimane prima della manifestazione, la maggior parte degli event planner conducono o partecipano a 1 o 2 meeting la settimana.

Come sceglie la location per un evento
A determinare la scelta della sede per l’evento sono principalmente due fattori: il prezzo, con il 47% degli event planner che lo indica al primo posto, e l’ubicazione, secondo fattore più importante secondo il 43% degli intervistati. QuickMobile sottolinea che per il 74% dei planner anche l’offerta enogastronomica gioca un ruolo nella scelta della sede.

Le richieste più bizzarre mai ricevute
La vita dell’event planner è anche piena di bizzarrie: fra le richieste più strane che gli intervistati hanno ricevuto, QuickMobile segnala quella di stendere un tappeto rosso all’aperto in una città dove non smette mai di piovere, quella di trasmettere una partita di football nel mezzo del deserto dell’Arizona e quella di organizzare un servizio di catering con insetti quale piatto forte del menù.

Per visualizzare l'infografica clicca qui.

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