Quanti soldi perdono le associazioni quando i partecipanti ai congressi prenotano alberghi “non ufficiali”
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L’allarme è stato lanciato da ABTS Convention Services, PCO e AMC (association management company) americana, secondo cui la crescente tendenza dei delegati di prenotare, in occasione dei congressi, alberghi fuori dal carnet di quelli ufficialmente selezionati per l’evento causa alle associazioni perdite economiche per milioni di dollari.

L’agenzia, che serve associazioni mediche e che ha un ufficio anche a Roma dal quale opera sul mercato europeo, ha lanciato a fine dicembre la campagna Support associations, book official! con la quale intende sensibilizzare tutti gli stakeholder (le associazioni, i loro meeting planner e i loro soci in primis, ma anche agenzie e alberghi) sulle perdite economiche causate dalle prenotazioni di alberghi “non ufficiali” e indicare le misure per prevenire il fenomeno.

“La prenotazione di alberghi non ufficiali da parte dei delegati” dice Davide Veglia, presidente di ABTS Convention Services, “colpisce le associazioni sia direttamente, attraverso le penali loro comminate per le camere rimaste inutilizzate, sia indirettamente, indebolendone il potere di negoziazione con gli alberghi”.

Secondo Veglia le associazioni mediche (e in generale tutte le associazioni) che promuovono congressi, si garantiscono, grazie alla prenotazione di allotment di camere per i delegati, la possibilità ottenere numerosi benefit: per esempio, tariffe migliori per le camere, catering a prezzi più convenienti, internet gratuito, transfer dagli aeroporti, servizi navetta e così via. Se gli alberghi non ricevono sufficienti prenotazioni il potere di negoziazione delle associazioni si riduce, con la conseguenza di rendere il congresso più costoso. E se i costi del congresso aumentano la partecipazione cala, con effetti diretti sul bilancio dell’associazione ma anche su quelli di alberghi, ristoranti, sedi per eventi e società di trasporti.

ABTS Convention Services attualmente serve 20 associazioni mediche, organizzandone anche i congressi, e Veglia stima che le prenotazioni di alberghi non ufficiali causano una perdita complessiva, per quelle associazioni, di 50 milioni di dollari l’anno (2,5 milioni per associazione), senza contare i mancati guadagni delle città ospiti derivanti dalla non partecipazione dei delegati internazionali per i quali il congresso risulta troppo costoso.

Veglia ritiene inoltre che ricorrere ad alberghi non ufficiali peggiori per i delegati l’esperienza del congresso: “Chi soggiorna in alberghi non ufficiali non ha accesso agli annunci informativi, alle navette gratuite, ai pasti gratuiti o a tariffe scontate, ai momenti di networking che fanno parte dell’esperienza complessiva dell’evento” dice. “Questi delegati finiscono per pagare di più in trasporti e iscrizioni aggiuntive e rimangono coplessivamente delusi dall’esperienza”.

La campagna Support associations, book official! ha un proprio sito web dove associazioni, agenzie e alberghi trovano le indicazioni sui passi da intraprendere per ridurre le prenotazioni di alberghi non ufficiali (comunicazione, clausole contrattuali, benefit aggiuntivi, tariffe minime) nonché un calcolatore che consente di stimare, inserendo i dati dell’evento, le potenziali perdite economiche derivanti dai mancati soggiorni negli alberghi partner.

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