I pacchetti meeting di centri congressi e alberghi cambiano pelle: ecco come li vogliono i clienti
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Sono il pilastro dell’offerta per congressi, convention e riunioni aziendali, ma, pur senza perdere il proprio valore, stanno cambiando pelle. I pacchetti meeting “all inclusive”, proposti tanto dagli alberghi quanto dai centri congressi più avanzati, costituiscono un valore aggiunto perché semplificano il lavoro di chi organizza eventi, fornendo una serie di servizi aggregati facili da prenotare e a tariffe competitive rispetto all’acquisto dei singoli servizi separatamente. Tuttavia, pagano il prezzo di un’eccessiva rigidità, laddove le esigenze dei clienti non sono ormai più standardizzate.

A suggerire una riflessione su questo tema è la società di consulenza americana Pompan Hospitality Global attraverso la propria divisione PHG Research, che ha intervistato gestori di strutture per eventi (soprattutto centri congressi, ma anche alberghi il cui fatturato proviene per almeno due terzi da congressi ed eventi) per capire se il concetto di pacchetto meeting continua ad avere valore e come ne stanno cambiando gli elementi costitutivi. L’indagine è stata condotta negli Usa e in Canada, ma il trend complessivo che se ne rileva è certamente applicabile anche al mercato italiano.

Il tipico pacchetto meeting all inclusive “completo”, dice l’indagine, è composto da spazi meeting, camere d’albergo, attrezzature audiovisive di base, tre pasti e coffee break. Il 60% dei gestori intervistati include nei pacchetti completi anche la connessione internet ad alta velocità. Dati questi elementi “standard”, emerge che per quasi la metà delle strutture il pacchetto completo costituisce solo il 10% delle vendite e che un terzo dei gestori dichiara volumi di vendita in declino.

Secondo PHG Research, questo calo di consensi è dovuto al fatto che il mercato si sta allontanando dai canoni classici di strutturazione dei meeting in favore di eventi con format personalizzati, che riflettono la cultura dell’azienda o dell’organizzazione promotrice e le esigenze del target, perseguendo soluzioni innovative e, soprattutto, la riduzione dei costi. In sintesi, i clienti non si ritrovano più nell’offerta di pacchetti standard, e chiedono maggiore flessibilità nell’offerta di servizi aggregati.

Le strutture si adeguano, e promuovono pacchetti modificati, ridotti, personalizzati, talvolta cuciti su misura del singolo cliente: il 60% dei gestori intervistati ne ha riscontrato l’apprezzamento da parte dei propri clienti, il 42% ha segnalato un incremento delle vendite di pacchetti “modificati”. Che cosa poi si intenda per “modificati”, dice l’indagine, è difficile da definire: alcune strutture semplicemente eliminano dall’offerta la cena, altri le camere; il denominatore comune è comunque quello della flessibilità, per venire incontro alle esigenze di contenimento costi e di eventi tailor made fornendo un valore aggiunto complessivo.

Secondo gli intervistati, i primi 10 elementi da includere in un pacchetto meeting competitivo sono, in ordine di preferenze espresse, il pranzo (indicato dal 90%), la prima colazione, il parcheggio, il rinfresco servito su base continuativa durante tutto il meeting, le attrezzature audiovisive, l’accesso a internet ad alta velocità (evidentemente i gestori preferiscono quotare internet separatamente), le gratuità, le camere, la cena e l’utilizzo della palestra.

Da punto di vista della tecnologia, le 10 attrezzature più comunemente incluse nei pacchetti meeting sono lo schermo (offerto dal 100% degli intervistati), il proiettore LCD nella sala plenaria, la lavagna a fogli mobili, pedana o podio, il microfono tradizionale con filo, l’accesso a internet, il lettore DVD, il microfono senza fili e il proiettore anche nelle sale per le sessioni parallele.

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