Come cambiano meeting ed eventi: 10 trend per il 2013
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Sale riunioni, ristorazione, connettività, team building, pacchetti meeting: sono gli ambiti relativi all’organizzazione di un evento toccati da questa lista dei trend che caratterizzeranno il mercato nel 2013. A elaborare la lista è stata la catena alberghiera americana Benchmark Hospitality Internaional che, come da tradizione, a inizio anno condivide con la propria community quanto osservato dalle sue 39 strutture nel corso dei mesi precedenti.

I trend sono relativi al mercato degli eventi americano: non stupiscano quindi i segnali di ripresa, che da noi ancora tardano a esplicitarsi, ma si prendano come un indicatore positivo e anticipatore.

Eccoli:

1. La domanda
A partire da inizio anno, la domanda di meeting ed eventi è in crescita: c’è ottimismo per il 2013, anche se il lungo termine impone ancora molte cautele.

2. I prezzi
Se la domanda cresce, la conseguenza è che i prezzi salgono. I committenti di eventi meno sensibili ai costi sono quelli delle aziende di nuovi settori merceologici e nuovi media, che sono in forte crescita.

3. I pacchetti
I pacchetti meeting devono essere personalizzati. Sono finiti i tempi del pacchetto standard che va bene per tutti: oggi il cliente vuole un’offerta cucita sulle proprie esigenze di business e di budget.

4. Le prenotazioni
Il ritmo delle prenotazioni promette bene, lasciando intravedere un anno che sta prendendo la direzione giusta. Ci sono buoni segnali che gli eventi precedentemente cancellati o messi in stand by stiano finalmente per essere realizzati.

5. I punti di ricarica
Il wireless è dappertutto: bloc notes e penne stanno lasciando il posto a tablet e iPad, che sono ormai gli strumenti preferiti per prendere appunti durante il meeting o per rendere l'evento interattivo. Le sedi si stanno attrezzando: oltre alle connessioni wi-fi, forniranno anche punti di ricarica per i dispositivi da utilizzare durante le pause.

6. Il catering
La ristorazione, anche solo quella del coffee break, non può più essere quella di prima: i delegati, che pur non rinunciano alle golosità, chiedono però una scelta di piatti sani, sostenibili, senza glutine, creativi. La giusta dose di proteine, del resto, favorisce attenzione e concentrazione durante l’evento.

7. Sicurezza e sale piccole
Più sicurezza e più breakout room nelle sedi per eventi. La tecnologia che oggi si utilizza durante i meeting rende necessari ambienti dove dati e informazioni di business siano sicuri, le sedi devono provvedere. Molto richieste sono le breakout room, cioè le cosiddette sale di sottocommissione: ambienti più piccoli e più “intimi” per meeting e interazioni più personali.

8. Il team building
Il team building è in crescita: dopo alcuni anni in cui molte aziende non hanno organizzato eventi, il team building è ora utilizzato per aggregare e rivitalizzare l’entusiasmo. Attenzione però: le attività non sono più quelle degli anni Novanta, con corde e percorsi a ostacoli: oggi il team si costruisce con il jogging mattutino, le gare a ripulire le strade e le competizioni culinarie.

9. Poca pazienza richiede efficienza
Con il multitasking oggi imperante in tutte le organizzazioni, raramente chi organizza eventi fa soltanto quello, o soltanto quell’evento. I meeting planner sono occupatissimi, hanno poco tempo a disposizione e poca pazienza quando si tratta di aspettare risposte dai fornitori. La comunicazione avviene tramite RFP (richieste di preventivo) email e, qualche volta, anche SMS. Occorre quindi essere pronti, conoscere il cliente e comprendere i suoi bisogni per supportarlo efficacemente e distinguersi dai competitor.

10. Dove cresce il business
I settori in crescita (o in ripresa) che nel 2013 porteranno business relativo agli eventi: medico, biotecnologie, hi-tech, nuovi media, associativo, non profit, servizi finanziari. Il settore che invece non ne porterà? Quello pubblico (governativo e istituzionale).

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