MPI: il mercato degli eventi è in ripresa, 3 temi chiave per il 2013
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Nonostante il permanere di incertezze politiche ed economiche, i budget per gli eventi sembrano stare, seppure lentamente, risalendo. La rilevazione è dell'associazione MPI (Meeting Professionals International), che la supporta con un dato: nel 2013 il numero di meeting ed eventi aumenterà del 2,9%, valore medio calcolato fra il 3,2% dell’Europa, il 2,8% degli Stati Uniti e il 3,3% del Canada.

La stima è contenuta nell’Annual MPI Business Barometer 2012 appena pubblicato, con cui l’associazione monitora i trend di sviluppo del comparto intervistando i propri soci, responsabili eventi di aziende e associazioni, agenzie e fornitori di servizi. Dal report, oltre al dato di crescita, emergono chiaramente tre temi chiave che stanno inesorabilmente cambiando il mercato e con i quali gli organizzatori di eventi saranno chiamati a misurarsi nel 2013: la tecnologia, la demografia e la gestione del rischio.

1. Tecnologia, quella richiesta non è quella disponibile
La tecnologia è al momento protagonista di un’incongruenza di mercato: da un lato, tutti gli intervistati indicano il “migliore accesso a internet negli alberghi e nelle sedi per eventi” come priorità tecnologica assoluta, al primo o secondo posto nella classifica delle esigenze, ma la collocano al decimo posto in termini di effettiva disponibilità e accessibilità. Dall’altro, invece, gli strumenti di social networking a integrazione degli eventi sono in assoluto i più disponibili sul mercato, ma sono poco richiesti dagli organizzatori di eventi, che li collocano al settimo/ottavo posto della lista. In generale, osserva il report, gli organizzatori di eventi non riescono a stare dietro alle innovazioni tecnologiche che sempre più velocemente affollano il mercato e tendono quindi ad affidarsi a strumenti datati ma più semplici da utilizzare.

2. Demografia, il mix generazionale aggiunge complessità all’evento
Il mix generazionale dei partecipanti agi eventi è un fenomeno sempre più rilevante: chi progetta e organizza un evento deve tenerne conto per fare in modo che i format utilizzati soddisfino le diverse modalità di apprendimento, networking, interazione, utilizzo della tecnologia. Quanto più il mix generazionale è articolato, tanto più complesso è progettare l’evento, soprattutto se l’imperativo è sempre e comunque quello di risparmiare. I più giovani hanno tempi di attenzione ridotti e vogliono sessioni di lavoro brevi, contenuti in streaming, materiali archiviati sul web, programmi di evento accessibili tramite dispositivi mobili, format che consentono l’interattività. Persino in tema di food & beverage c'è diversità fra le generazioni: i più giovani richiedono cibo più sano, produzioni locali, ingredienti biologici. Al meeting planner l’arduo compito di conciliare la molteplicità, dando spazio tanto al nuovo quanto al vecchio.

3. Gestione del rischio, una priorità per gli organizzatori e per i fornitori
L’incertezza economica e politica in Europa, Usa e Canada determina la tendenza, da parte dei committenti di eventi, di evitare di impegnarsi a lungo termine. Ciò, insieme alle sempre più complesse procedure di approvazione dei budget e alla necessità di spendere meno, fa sì che ormai il tempo medio di programmazione di un evento con più di 100 partecipanti sia inferiore ai 30 giorni, e quello per eventi di dimensioni maggiori si aggiri intorno ai 45/60 giorni. I tempi brevi però comportano tariffe alberghiere più alte e spesso anche l’insufficiente disponibilità di camere. Inoltre, i delegati che prenotano alberghi fuori dagli allotment prestabiliti complicano i contratti con gli alberghi, che cercano di minimizzare il rischio di camere vuote aumentando i vincoli e incontrando le resistenze degli organizzatori. Gli stessi organizzatori dichiarano che nel 2013 valuteranno il 20% di location/alberghi in più per ogni evento, al fine di aumentare la competizione e ottenere prezzi più bassi o condizioni contrattuali migliori. Alcuni organizzatori di eventi (agenzie) cercano di mitigare i rischi negoziando con i fornitori pacchetti tutto compreso per eventi diversi in location diverse, altri evitano settori specifici (negli Usa si evita il settore governativo, che ha cambiato policy di spesa negli eventi) oppure puntano su mercati reputati stabili e profittevoli (in Europa si cerca di lavorare con i BRIC) per diversificare il business e abbassare il rischio.

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