Progettare un evento “smart”: come ripensare il rapporto fra partecipanti e tecnologia
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Cosa accomuna una smart city a uno smart event? La modalità di integrazione della tecnologia nell’ambiente: fluida, non intrusiva, naturalmente inserita nell’esperienza delle persone. Il ruolo della tecnologia è infatti quello di facilitare, non di appesantire. Nel mondo degli eventi, invece, l’adozione delle nuove tecnologie si traduce spesso in ulteriore complessità per i partecipanti, chiamati a interagire con sempre più numerose interfacce digitali. Come le città più avanzate, anche gli eventi devono quindi diventare “intelligenti”, capaci cioè di integrare correttamente la tecnologia nell’esperienza dei partecipanti, in modo che “lavori” in sottofondo senza distrarre, infastidire e risultare invasiva.

A sostenerlo è la società di software per l’event management Eventtia, secondo la quale un evento smart è quello dove i partecipanti non si sentono forzati a interagire con l’elemento digitale, ma lo fanno spontaneamente se e quando lo percepiscono come un aiuto o un’alternativa più funzionale rispetto ad altri mezzi. Il punto per l’organizzatore non è quindi quello di spingere affinché il maggior numero di persone scarichi la app dell’evento o ne usi la piattaforma web: il punto è realizzare un ambiente dove la tecnologia è uno, ma non il solo, mezzo per facilitare e migliorare l’esperienza dei partecipanti. Ecco i 4 suggerimenti di Eventtia su come progettare un evento smart.

Un vantaggio chiaro per i partecipanti
Ogni elemento di tecnologia inserito nell’evento deve portare un vantaggio chiaro e immediato al partecipante, dice Eventtia. Troppo spesso gli organizzatori usano la tecnologia per facilitare e velocizzare il loro lavoro, senza tenere conto delle vere esigenze delle persone. Per esempio: se si vogliono inserire elementi di gamification in un’attività per raccogliere dati sul comportamento dei partecipanti, è meglio che la gamification offra un valore aggiunto. Una dinamica di gamification su dispositivi mobili che aiuta a elaborare e assorbire il contenuto formativo dell’evento sarà meglio accolta di un’attività fine a se stessa.

La tecnologia dove serve davvero
Chiedere ai partecipanti di scaricare la app dell’evento solo per “rimanere connessi” e ricevere notifiche può essere controproducente: le persone sono già sovraccariche di informazioni, e una app che ne aggiunge di ulteriori, inviando messaggi e magari insistendo perché partecipino a una discussione digitale, potrebbe sortire l’effetto opposto a quello desiderato. La app, sostiene Eventtia, deve invece essere utilizzabile in un contesto dove i partecipanti trovano naturale farne uso. Per esempio: molte persone non amano fare domande al microfono davanti all’intera platea. Se, oltre al microfono, si offre loro la possibilià di inviare le domande attraverso la app, la tecnologia risulterà essere un vero facilitatore di esperienza.

Ridurre la necessità di usare la app
Quanti più passaggi i partecipanti devono fare per interagire con la tecnologia dell’evento, tanto meno saranno interessati a usarla. La tecnologia – di nuovo – non deve semplificare la vita dell’organizzatore o dello sviluppatore, ma quella del partecipante, e la regola numero uno è quella della facilità d’uso. Inoltre, sottolinea Eventtia, è bene ridurre il numero delle volte che i partecipanti sono chiamati a usare la app, che costituisce comunque un fattore di distrazione e interruzione dell’esperienza live dell’evento e che non può essere l’unico mezzo di interazione con ciò che succede.

L’assistenza ai partecipanti low-tech
Non tutti devono per forza sapere come si usa la app o la piattaforma web dell’evento. È vero che viviamo in una società digitalizzata, ma un evento smart aiuta anche chi è rimasto indietro. Il suggeriento di Eventtia è quindi quello di allestire un punto di assistenza per chi è in difficoltà, così che non si senta sopraffatto dalla tecnologia e possa comunque sfruttarne gli elementi a valore aggiunto.

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