Come essere un “buon” partecipante: 10 indicazioni che un organizzatore inglese invia ai delegati prima dell’evento
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Come migliorare l’esperienza dell’evento per il partecipante? Innanzi tutto spiegandogli come valorizzarla. Gli organizzatori danno per scontato che i delegati sappiano cosa fare quando partecipano a un evento, ma la realtà è che la maggior parte delle persone che vanno a congressi, conferenze ed eventi di business potrebbe avere bisogno di qualche suggerimento su come “ottimizzare” la propria partecipazione per trarne il maggior beneficio possibile.

È la conclusione cui è arrivata l’inglese Gallus Events, società di consulenza e organizzazione eventi che ha deciso di aiutare i propri partecipanti a diventare “buoni” partecipanti, cioè più capaci di sfruttare al meglio tutte le opportunità offerte dall’evento, a tutto vantaggio del valore che ne traggono e quindi anche del successo dell’evento e della soddisfazione del committente.

Prima di ogni evento che organizza, racconta William Thomson sul sito dell’agenzia, Gallus invia così agli iscritti un documento intitolato “Come essere un buon partecipante”, con 10 brevi indicazioni che possono fare la differenza. Eccole.

1. Presenta un partecipante a qualcuno che conosci
Uno degli scopi dell’evento è che i partecipanti amplino il loro network di conoscenze: fai tutto quello che puoi per aiutare gli altri delegati ad ampliare il loro.

2. Presentati agli altri partecipanti
Abbiamo lasciato del tempo nel programma per permetterti di presentarti alla persone che ti siedono vicino e di scambiare due parole con loro.

3. Guarda prima chi ci sarà e fai in modo di incontrare le persone che ti interessano
La lista dei partecipanti è sul sito/app dell’evento, e abbiamo anche una lista dei loro account Twitter. Prendi nota delle persone che vuoi incontrare e fai in modo di parlare con loro.

4. Pensa ai tuoi obiettivi nel partecipare all’evento
Fai una lista dettagliata dei motivi per cui partecipi all’evento. Indica gli obiettivi che ti prefiggi e facci poi sapere come è andata.

5. Twitta dall’evento
Gli speaker sono di alto livello, hanno dedicato molto tempo alla preparazione del loro intervento e verranno all’evento per presentarlo. Condividi i loro contenuti, ma senza strafare: bastano da 10 a 20 tweet nell’intera giornata. E poi partecipa alla conversazione online retwittando e commentando.

6. Cambia posto nelle sessioni del pomeriggio
Dopo il pranzo, quando ritorni in sala, siediti in un posto diverso da quello della mattina. Scegli un posto dove non c’è nessuno con cui hai già parlato, e poi ripeti il punto 2.

7. Prendi appunti e inviali a chi non c’era
I contenuti dell’evento saranno fantastici. Perché dopo l’evento non ne scrivi una sintesi per condividerli con chi, nella tua azienda o nel tuo network, non era all’evento ma potrebbe essere interessato?  

8. Compila il modulo di feedback online
Abbiamo impiegato tempo ed energie per elaborare la survey elettronica. Per favore compilala.

9. Fai un elenco delle azioni da avviare dopo l'evento
Subito dopo l’evento fai l’elenco degli spunti che ti ha fornito e delle azioni che ti ha suggerito. Vorremmo che il tempo che hai dedicato all’evento abbia il massimo ritorno possibile.

10. Leggi il materiale pre-evento
Visto che sei arrivato a leggere fino a qui, puoi già spuntare questa voce dalla lista.

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