Come cambia la gestione del business travel nell’era digitale: pagamenti virtuali e carte di credito tradizionali a confronto
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Dopo quasi settant’anni di onorato servizio, le carte di credito aziendali con cui i dipendenti saldano le spese durante le trasferte possono ora essere sostituite dai sistemi di pagamento virtuali, che a parità di funzione risolvono molti dei limiti legati all’utilizzo delle carte tradizionali. I vantaggi del pagamento virtuale sono presentati nel whitepaper The Virtues of Virtual Payment realizzato da Carlson Wagonlit Travel, dove si analizzano le mutate necessità delle aziende nella gestione delle trasferte a fronte della digitalizzazione dei processi di travel management.

Le transazioni di pagamento virtuale, dice il documento, si effettuano utilizzando un codice univoco generato in tempo reale da una carta di credito digitale, rendendo quindi più facile sia identificare e tracciare una transazione sia bloccarne gli usi fraudolenti. Inoltre, la possibilità di effettuare acquisti pagando con il codice può essere estesa a tutti i dipendenti, anche a quelli che vanno in trasferta sporadicamente o che sono coinvolti in lavori a progetto, mentre la disponibilità di una carta di credito aziendale è di solito limitata esclusivamente ai business traveller.

Un altro vantaggio del pagamento virtuale rispetto alla carta di credito aziendale tradizionale è rappresentato dalla sicurezza. Le carte di credito di chi viaggia per lavoro hanno massimali di spesa alti, la scadenza lontana nel tempo e possono essere utilizzate per effettuare ovunque svariate tipologie di acquisti. Non è difficile quindi pensare ai danni cui l’azienda potrebbe andare incontro nel caso in cui siano perse, rubate o clonate. Il pagamento virtuale elimina invece questo rischio, sia perché non esiste un supporto fisico da sottrarre o smarrire sia perché le aziende possono impostare i parametri di utilizzo del codice numerico con limiti di credito, data e luogo. E in questo senso la personalizzazione del pagamento virtuale è funzionale non solo per ridurre le frodi, ma anche per consentire solo gli acquisti conformi alla policy aziendale.

Infine, anche la fase di reporting ne risulta semplificata: tutti i dati necessari vengono infatti acquisiti dall’azienda in modo immediato e automatico senza bisogno dell’intervento di terzi parti e della riconciliazione manuale dei dati. Carlson Wagonlit Travel, che offre il servizio dal 2014, segnala inoltre che il pagamento virtuale funziona in più valute ed è accettato in misura crescente dai fornitori dei servizi di viaggio.

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