Team di lavoro: come integrare i nuovi arrivati favorendo motivazione e produttività
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Una volta tutto si esauriva in una rapida presentazione ai colleghi, un giro dell’ufficio e, nei casi migliori, la consegna di un qualche manualetto di istruzioni. Poi il nuovo arrivato doveva cavarsela per lo più da solo, al massimo affiancato da un collega già indaffarato di suo. Oggi il processo di inserimento nelle aziende dei nuovi assunti è radicalmente cambiato, e per una ragione molto concreta: quanto più in fretta le persone riescono a orientarsi nel nuovo lavoro, a familiarizzare con gli obiettivi e la cultura aziendale, a capire cosa ci si aspetta da loro e a integrarsi nel team, tanto prima diventeranno autonome, produttive e in grado di esercitare al meglio il proprio potenziale.

Il primo giorno di lavoro si è quindi trasformato in un processo – chiamato onboarding – che comincia prima ancora che il nuovo membro del team metta piede in ufficio e che può durare anche un intero anno: un vero e proprio iter di formazione teso ad accogliere e orientare il nuovo venuto che non soltanto ne velocizza i tempi della piena produttività, ma ne costruisce la motivazione e il coinvolgimento riducendo quindi il turnover, che secondo alcune statistiche può arrivare al 30% nei primi due anni di lavoro. E se si considera che per sostituire un dipendente l’azienda deve sostenere un costo pari al 25% del suo stipendio annuale, il calcolo di convenienza dell’onboarding è presto fatto.

Come si struttura quindi un efficace processo di onboarding? Ne racconta le tappe (e le cifre) una ricerca che Top Employers Institute, società che certifica le aziende con performance di eccellenza nella gestione delle risorse umane, ha condotto presso le aziende italiane certificate nel 2017 come “top employer”.

Prima del primo giorno di lavoro
Ancora prima dell’ingresso in ufficio, si forniscono al neoassunto tutte le informazioni relative all’organizzazione, alle regole e ai possibili sviluppi di carriera. Inoltre, gli si dà accesso a un portale dedicato di onboarding per fargli conoscere in dettaglio l’identità e le caratteristiche dell’azienda e quale sarà la sua futura realtà professionale.
• Il 67% delle aziende consegna informazioni, manualistica, regolamentazione aziendale e schemi sui percorsi di carriera.
• Il 95% consegna un manuale esplicativo dettagliato sull’azienda.
• Il 23% permette l’accesso a un portale di onboarding prima dell’assunzione.

La prima settimana di lavoro
Si coinvolge attivamente il top management, che presenta ufficialmente il nuovo membro del team ai colleghi con occasioni di socializzazione dedicate, gli illustra il ruolo professionale e le aspettative dell’azienda, gli assegna un tutor e ne raccoglie il primo feedback sul suo ingresso in azienda.
• Il 76% delle aziende analizzate prevede che siano i top manager a presentare il neoassunto ai colleghi.
• Il 71% organizza pranzi di benvenuto con tutto il team.
• Il 44% assegna un tutor al nuovo assunto.
• Il 57% chiede al neoassunto una valutazione sull’accoglienza e sulle prime impressioni della vita in azienda.

I primi tre mesi di lavoro
Si entra nel vivo dell’attività lavorativa e il focus si sposta sulle prime valutazioni e monitoraggi. In un’ottica di crescita non solo professionale, ma anche umana, vengono favorite e incoraggiate attività di condivisione sui social media.
• L’89% delle aziende prevede incontri regolari di monitoraggio.
• Il 70% organizza meeeting con l’executive management.
• Il 59% promuove attività di condivisione sui social media.

Alla fine del primo anno di lavoro
È il momento di tirare le somme e delle prime valutazioni ufficiali. Si può procedere alla valutazione delle performance e pianificare in maniera concreta un percorso di sviluppo professionale. Sono anche previste sessioni di verifica per analizzare l’esito del percorso formativo e puntualizzare gli obiettivi futuri.
• Il 68% delle aziende valuta il nuovo assunto tramite KPI (indicatori-chiave di prestazione).
• Nel 58% delle aziende sono previste valutazioni da parte del management.
• Nel 58% delle aziende sono previste sessioni di follow up a un anno dall’assunzione, preludio a successivi piani di sviluppo e percorsi di carriera.

“I dati della ricerca confermano che l’onboarding si sta affermando tra le aziende più evolute come una priorità aziendale e strumento di attrazione e fidelizzazione di talenti” commenta Massimo Begelle di Top Employers Institute Italia. “Un processo di onboarding efficace e ben strutturato significa la possibilità di avere più rapidamente dipendenti pienamente produttivi e consapevoli della cultura aziendale e rappresenta un investimento proattivo, che si traduce in una crescita anche a livello aziendale”.

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