Quello che i partecipanti non (sempre) dicono: 4 aspettative di cui gli organizzatori di eventi devono tenere conto
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Quando richiesti di feedback su un evento, non sempre i partecipanti dicono quello che pensano veramente. Ci sono aspettative che non vengono chiaramente esplicitate, e sta all’organizzatore leggere fra le righe per capire cosa funziona davvero e cosa, invece, potrebbe essere modificato per soddisfare anche le esigenze “non dette”. Il tema è proposto da Jeff Kear sul blog di Planning Pod, società che sviluppa strumenti online per gli eventi. Dopo un decennio trascorso a “osservare” i comportamenti dei partecipanti, Kear ha identificato una serie di aspettative, spesso inespresse, la cui comprensione può aiutare gli organizzatori a produrre eventi più attrattivi ed efficaci. Ecco le 4 che ci sono parse di rilevanza più generale.

Cominciare tardi
Non è questione di essere o meno mattinieri, ma di poter prima sistemare le cose in ufficio. Per questo la maggior parte dei partecipanti, sostiene Kear, preferisce eventi che cominciano in tarda mattinata se non addirittura dopo. E per questo stesso motivo in molti eventi gli interventi degli speaker più prominenti o le tavole rotonde sono programmati nel pomeriggio. Come conseguenza i partecipanti sono disponibili a finire anche più tardi, magari anche dopo cena, perché quel tempo non è "sottratto” alla giornata di lavoro. La considerazione di Kear è forse meno rilevante nel caso di eventi di più giorni, anche se è comunque preferibile non cominciare troppo presto per dare a tutti la possibilità di controllare e scrivere email e mettersi in contatto con l’ufficio se necessario.

Più tempo per parlare con gli altri e fare networking
Gli organizzatori ne sono spesso delusi: preparano un programma fittissimo, denso di sessioni e contenuti, e trovano molti partecipanti in giro per foyer e corridoi a chiacchierare. Ciò non accade perché l’evento è mediocre o noioso, rassicura Kear, ma perché la prima ragione per cui le persone partecipano agli eventi è per incontrare colleghi, fare networking, costruire relazioni professionali. Nonostante il tempo sia sempre tiranno, occorre quindi prevedere pause nella giusta quantità e della giusta lunghezza per soddisfare questa esigenza. Meglio ancora sarebbe strutturare questo tempo o parte di esso con attività che facilitano il networking anche a chi, per indole, tende a sfuggire l’aggregazione spontanea.

Usare la propria tecnologia
È vero che siamo tutti tecnologici, ma è anche vero che lo siamo con le tecnologie che conosciamo. E i partecipanti agli eventi non fanno eccezione: usano app, programmi, social media e piattaforme di prenotazione senza alcuna difficoltà, ma non è facile indurli a usare le tecnologie specifiche dell'evento. Questa, sostiene Kear, è la ragione per cui molti partecipanti non scaricano le app degli eventi o usano solo le più semplici fra le tecnologie che vengono loro proposte. La soluzione è integrare gli strumenti che già usano nella strategia di comunicazione dell’evento. E se comunque si sceglie di avere una app o una piattaforma specifica, devono essere molto facili e intuitive e non richiedere più di uno-due minuti per capirne il funzionamento.

Sapere chi altro c’è
Per incrementare le presenze agli eventi professionali ci sono due strade, dice Kear. La prima è mettere in programma speaker, contenuti o intrattenimento imperdibili, da sold-out immediato. La seconda è mostrare ai potenziali partecipanti chi dei loro clienti, colleghi o contatti professionali si è già registrato all’evento. Il meccanismo psicologico è quello per cui le persone tendono a fare quello che fanno i loro “pari”, cioè le persone che conoscono o che ritengono simili a loro. Il suggerimento è quindi di chiedere a chi si iscrive il permesso di mostrare il loro nome nella lista dei partecipanti, oppure di inserire pulsanti social con cui i partecipanti possono condividere la conferma di registrazione. È quello che fa da sempre Facebook con gli eventi pubblicati sulla sua piattaforma: gli utenti vedono subito chi dei loro contatti ha confermato la partecipazione, e ciò ne influenza la decisione di partecipare a loro volta.

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