Nella testa del meeting planner: come alberghi e location possono fare marketing in modo più efficace
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Promozioni e offerte speciali di alberghi e location servono per attirare gli organizzatori di eventi? Quali sono le comunicazioni di marketing cui gli organizzatori attribuiscono maggior valore? Su quali canali preferiscono essere contattati, sia per informazioni promozionali sia per un dialogo one-to-one? E, non ultimo, quali sono le informazioni che più ricercano sui siti web delle strutture?

Per incrementare la quota di meeting ed eventi ospitati, alberghi e location devono partire con il piede giusto nell’interlocuzione con gli organizzatori di eventi. Ciò significa che devono “entrare nella loro testa” e capire quali informazioni sono per loro più rilevanti, che tipo di marketing preferiscono, a quali proposte sono più ricettivi. È ciò che ha fatto la società di web marketing Tambourine, che ha intervistato un campione di meeting planner (americani) di aziende, agenzie e associazioni per indagare quali strategie di marketing di hotel e location influenzano maggiormente le loro decisioni di prenotazione. Ecco alcuni dei punti salienti della ricerca.

Qualità del servizio prima di tutto
Gli organizzatori di eventi, emerge come prima cosa, vorrebbero dagli alberghi maggiore efficienza in particolare su tre aspetti: risposte più veloci, un servizio clienti più efficace e pacchetti meeting più competitivi. La qualità del servizio, in particolare, è uno dei due fattori che più influenzano la scelta degli organizzatori quando si tratta di selezionare la sede per l’evento, prima per importanza a pari merito con l’ubicazione della struttura; seguono le dimensioni degli spazi meeting, le tariffe, la disponibilità di wi-fi gratuito e la policy sulle penali in caso di mancata vendita di parte delle camere prenotate. E un organizzatore non tornerebbe più nella stessa location se deluso da tre cose: il servizio scadente durante l’evento, i prezzi troppo alti e la mancanza di flessibilità.

Come gli organizzatori preferiscono essere contattati
Che sia o meno il primo contatto, la scelta del canale con cui l’albergo comunica con l’organizzatore contribuisce a determinare come il messaggio verrà accolto: nonostante l’importanza che si attribuisce ai social media, il 59% dei meeting planner preferisce infatti ricevere informazioni, offerte speciali e aggiornamenti sulle strutture tramite l’email marketing. Il secondo posto va alle fiere (15%) e il terzo alle email dirette (8%). E anche quando si tratta di comunicazioni one-to-one la preferenza va all’email (87%), contro solo il 7% dei planner che preferisce essere chiamato al telefono e solo il 2% che vuole ricevere messaggi su LinkedIn. Per quanto riguarda l’utilizzo dei social a fini professionali, il 60% degli organizzatori preferisce LinkedIn e il 40% Facebook.

Le comunicazioni cui sono più ricettivi
Quali contenuti informativi risultano più interessanti per gli organizzatori di eventi? Secondo l’indagine, i meeting planner sono ricettivi soprattutto a comunicazioni che riguardano fam trip e nuove aperture, di alberghi o location. Interessano anche i video delle strutture e comunicazioni sulla possibilità di fare site inspection virtuali, così come gli aggiornamenti su ristrutturazioni e interventi di riqualificazione. Al quinto posto, in termini di valore percepito, sono le comunicazioni che suggeriscono idee per format di eventi nuovi e originali, magari collegati a nuovi servizi proposti dalla struttura. L’importante, si sottolinea, è che le email siano specifiche e che vadano dirette al punto, altrimenti rischiano di non emergere e di essere cestinate.

Le informazioni più consultate sui siti delle strutture
Nella fase di ricerca della sede per l’evento, i siti web delle strutture sono la principale fonte di informazioni per gli organizzatori. L’indagine sottolinea che i meeting planner considerano particolarmente utili le tabelle con le capacità delle sale, le piantine degli spazi con le loro dimensioni, i video che mostrano le aree meeting, i tour virtuali e le foto di eventi già ospitati, in modo da potersi fare un’idea di ciò che è possibile realizzare nella location. È importante inoltre inserire in un luogo accessibile e visibile del sito le informazioni di contatto del commerciale: nome, numero di telefono e email della persona di riferimento sono più efficaci di un generico numero verde o di un form da compilare.

Le offerte speciali cui gli organizzatori sono più sensibili
In generale, emerge dall’indagine, gli organizzatori di eventi sono sensibili a promozioni e offerte speciali da parte di alberghi e location: l’80% degli intervistati dichiara infatti che la prospettiva di uno sconto ha un peso – più o meno accentuato – nel processo di selezione della sede per l’evento. Le tipologie di promozioni più apprezzate sono la gratuità di alcuni spazi meeting, le camere in omaggio o in upgrade nel caso di alberghi, gli sconti sul food & beverage e lo sconto sulle tariffe di tecnologie e audiovisivi.

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