Come sono cambiati i processi di candidatura delle destinazioni: cinque aspetti chiave
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Gli ultimi anni hanno visto grandi cambiamenti nel mercato degli eventi, e i processi con i quali destinazioni e sedi per eventi si candidano a ospitare i congressi associativi non fanno eccezione. Il tema è stato al centro di un panel di discussione organizzato da IAPCO, l’associazione internazionale dei PCO, all’EIBTM di Barcellona, che ne ha trattato cinque aspetti chiave: i criteri di selezione della destinazione, gli aspetti finanziari della candidatura, il fattore social media, l'importanza della CSR e il ruolo dei "core" PCO".

Al dibattito hanno preso parte, moderati dal presidente di IAPCO Philippe Fournier, Anne Rødven, del convention bureau di VisitOslo, Michel Neijmann, dell’agenzia di organizzazione congressuale K2 Conferences e Ben Hainsworth, della Società Europea di Cardiologia.

Il primo cambiamento, forse anche il più ovvio, riguarda la modalità di presentazione della candidatura: dagli eleganti fascicoli rilegati che venivano recapitati ad associazioni e PCO, si è oggi inevitabilmente passati alle presentazioni online, più rapide ed efficaci.

Ma a prescindere dalla presentazione, ha rilevato il panel, sono proprio i criteri di selezione della destinazione da parte dei clienti, soprattutto associativi, a essere cambiati: “Dove portare il proprio congresso è oggi una scelta “politica” e strategica, che riflette il punto di vista dell’associazione e che è sottoposta a una valutazione oggettiva” ha detto il rappresentante della Società Europea di Cardiologia. La destinazione in quanto tale, quindi, non è più un fattore sufficiente per determinare la scelta, occorrono altri requisiti.

Uno dei requisiti sempre più necessari, ha suggerito il panel, sono gli incentivi finanziari che le destinazioni offrono alle associazioni: “Vent’anni fa”, ha detto Anne Rødven di VisitOslo, gli incentivi finanziari erano considerati quasi come concorrenza sleale, mentre oggi ci sono associazioni che vanno soltanto dove gliene sono offerti, e in molti casi l’aliquota Iva può essere il fattore decisivo”.

Il panel ha considerato anche il fattore social media: imprescindibile in tanti contesti di mercato, non è però risultato esserne cruciale l’utilizzo nei processi di candidatura, anche perché le decisioni in merito alle destinazioni e sedi per gli eventi associativi sono spesso prese da persone di una generazione che ne ha poca dimestichezza. Dove invece i social media possono avere un peso determinante è nella reputazione e percezione di una destinazione, influenzandone quindi la scelta. Inoltre, hanno sottolineato gli esperti, l’attività sui social media può essere rilevante nel promuovere e comunicare un evento o un congresso: la presenza di competenze specifiche nella destinazione o sede candidata può essere un elemento qualificanti.

Il tema della CSR, la responsabilità sociale d’impresa, è stato un altro dei temi toccati: secondo Michel Neijmann, dell’agenzia K2 Conferences, è un aspetto non particolarmente rilevante nel processo di candidatura perché ormai dato per scontato: gli standard, sostiene, impongono ormai di includere nella documentazione di candidatura anche l’impatto ambientale e “l’eredità” sociale dell’evento.

È molto cambiato, anche, il ruolo del “core PCO” (cioè il PCO che segue un’associazione organizzandone tutti i congressi, in qualunque parte del mondo essi si svolgano), che è ritenuto dai clienti parte integrante e influente nel processo di selezione della destinazione in quanto in grado di negoziare con i convention bureau e le sedi congressuali le soluzioni e le condizioni migliori per le associazioni che rappresentano.

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