Se i delegati non fanno domande: come strutturare l’evento per facilitare la partecipazione
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È una scena molto comune, della quale chiunque abbia organizzato convegni o eventi aziendali è stato testimone: lo speaker termina la sua presentazione e chiede alla platea se ci sono domande. Silenzio in sala. I partecipanti si agitano nevosamente sulle sedie, sperando che qualcuno dica qualcosa. Alla fine è il conduttore (se c’è) a fare la domanda, e se nessuno si fa avanti a farne di successive la sessione si chiude con un vago senso che sia mancato qualcosa.

Perché è spesso così difficile per i partecipanti fare domande, interagire e prendere parte attiva all’evento? Se lo è chiesto Juraj Hulub sul blog di Sli.do, società di tecnologie per l’interattività negli eventi che ha rilevato come la mancanza di domande da parte del pubblico costituisca per il 50% degli organizzatori il maggiore ostacolo alla creazione di interazione e coinvolgimento, primo obiettivo di un format di evento efficace. Ci sono molti modi per stimolare la partecipazione dei delegati, dice Hulub, ma per trovare quello giusto occorre prima capire che cosa frena l’interazione. Ecco le 4 cause più comuni e le soluzioni da adottare per risolverle.

La paura di sembrare stupidi
Il primo dato su cui riflettere è che – dicono le statistiche – tre persone su quattro sono a disagio con l’idea di parlare in pubblico. A questo occorre aggiungere il timore di fare domande che, secondo Holub, per molti è radicato dai tempi della scuola, quando fare domande significava non avere capito qualcosa e quindi fare la figura dei duri di comprendonio. La riluttanza a esporsi e la paura di fare domande stupide sono, dice l’autore, i primi due motivi per cui le persone preferiscono non interagire direttamente durante un evento. L’organizzatore può ovviare al problema in due modi. Il primo è strutturare l’evento in sessioni più piccole, ripensando dimensioni e allestimento della sala: un ambiente grande con allestimento a teatro scoraggia il dialogo, mentre uno spazio più ridotto, o un layout meno “formale”, favoriscono l’interazione. La seconda strada è quella della tecnologia, che oggi permette di fare domande senza più dovere alzare la mano e avere tutti gli occhi puntati addosso.

Il format delle sessioni non favorisce l’interazione
La maggior parte delle sessioni, nella maggior parte degli eventi di business, è costituita da una presentazione, dove lo speaker racconta qualcosa in modalità “monologo”. Benché sia naturale non interrompere lo speaker, è probabile che alla fine della presentazione la platea sia già meno coinvolta, e che il “momentum” per le domande o l’interazione spontanea sia andato perduto. Il suggerimento di Holub agli organizzatori è di strutturare diversamente la tempistica del question time, per esempio aprendo alle domande anche nel mezzo della presentazione, in modo da cogliere gli input immediati e aumentare la partecipazione attiva.

Il question time non è efficace
Prendiamo un evento aziendale medio, con 300 partecipanti: secondo Holub è poco realistico aspettarsi che al termine di una sessione che tutti (o anche solo molti) facciano domande se al question time sono dedicati 5 o 10 minuti. La parola andrà ai più intraprendenti, e gli altri potranno solo ascoltare. Inoltre, il question time tradizionale è un’incognita, perché non si può prevedere se le poche domande che avranno voce saranno di interesse generale o meno. In caso negativo, il question time si rivelerà tempo sprecato per la maggior parte della platea. L’organizzatore può rendere più efficace il question time con le tecnologie interattive, che permettono di raccogliere tutte le domande e farle visualizzare ai partecipanti, consentendogli di “votare” quelle secondo loro più interessanti o rilevanti. Le domande cui viene data risposta saranno quindi quelle di interesse generale, e il question time sarà utilizzato appieno e in maniera efficace.

Manca la riflessione condivisa
Le domande, dice Holub, sono frutto di una riflessione sul contenuto della presentazione, e devono essere stimolate da un contesto facilitante. Lasciare ai partecipanti il tempo di confrontarsi fra loro (a coppie o in piccoli gruppi) su quanto detto dallo speaker permette non solo di fare emergere le domande, ma anche – ritornando all’inibizione del primo punto – di rassicurare i più esitanti sulla “bontà” delle loro domande. Questi momenti di brainstorming possono essere inseriti nel mezzo o al termine della sessione, ed essere seguiti dal question time vero e proprio.

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