Gestione del rischio negli eventi: 3 regole per un piano d’azione efficace in caso di emergenza, l'esperienza di Pacific World
A
Nell’era della turbolenza la sicurezza diventa una priorità. Tanto più negli eventi, che per definizione sono “contenitori” di rischi: quante più sono le persone che vi prendono parte e quanto più lunga ne è la durata, tanto più la gestione della sicurezza deve assumere un ruolo centrale nel processo organizzativo. Ne sa qualcosa Pacific World, agenzia di organizzazione eventi e DMC di respiro globale (ha uffici in 100 città di 36 paesi) che ogni anno muove decine di migliaia di delegati in tutto il mondo misurandosi con una lista di rischi spesso poco prevedibili.

“La sicurezza è oggi un tema molto rilevante per tutti i player coinvolti nell’organizzazione dell’evento, siano essi agenzie, alberghi o sedi per eventi” dice Selena Chavry, global managing director di Pacific World. “La maggior parte di essi ha ormai sviluppato al proprio interno programmi specifici per la gestione del rischio, ma il numero crescente di incidenti che avvengono a livello globale impone che i questi programmi siano trasparenti, condivisi e sempre aggiornati”. Ecco dunque le 3 regole principali per un’efficace gestione del rischio che Pacific World ha tratto dalla propria esperienza internazionale.

La comunicazione prima di tutto
Nel momento dell’emergenza la comunicazione sul campo è determinante. La Chavry cita il congresso internazionale dei Rotary, che si è svolto quest’anno in Corea del Sud e per i cui 50mila partecipanti Pacific World ha gestito trasporti ed escursioni. Tutte le guide impiegate per accompagnare i delegati sono state formate sui temi della sicurezza prima dell’evento ed equipaggiate con kit per poter tracciare i delegati. Ogni gruppo poteva essere localizzato in ogni momento dall’organizzazione, e guide e staff avevano in dotazione walkie talkie con un canale espressamente dedicato alle emergenze. Un ulteriore canale di comunicazione era costituito dalle chat di gruppo sulle piattaforme di messaggistica. In caso di necessità, sottolinea Selena Chavry, è importante che tutti sappiano quale piano di emergenza entra in funzione (quello dell’agenzia, della location, dell’albergo?) e pertanto deve esserci un portavoce incaricato di comunicare a tutti e in ogni momento cosa devono fare.

Un piano dettagliato per fronteggiare ciò che è fuori controllo
Per quanto si cerchi di prevedere ogni possibile rischio, l’imprevedibile è sempre in agguato. Avere un piano ben strutturato – con staff preparato, ruoli chiari, canali di comunicazione aperti con le autorità e procedure consolidate – prepara e aiuta a fronteggiare anche situazioni mai affrontate prima. Secondo la Chavry, la strategia di gestione del rischio è più efficace se i team sul campo sono due: uno dedicato alla gestione “ordinaria” dell’evento e l’altro incaricato di gestire l’emergenza qualora si presenti.

Il canale diretto con le autorità locali
Soprattutto quando l’evento si svolge in destinazioni “a rischio”, l’organizzatore deve essere in grado di decidere se procedere con il piano A oppure se ripiegare sul piano B. La Chavry cita il caso di un evento corporate britannico in una destinazione thailandese che il giorno prima dell’arrivo dei partecipanti era ad alto rischio inondazione. Oppure quello di un altro evento, sempre in Thailandia, programmato poco dopo che gli attacchi terroristici dello scorso agosto avevano colpito le località turistiche della costa. In casi di questo genere, dice la Chavry, è fondamentale per l’organizzatore essere aggiornato in ogni momento sugli sviluppi della situazione per poter avere un quadro chiaro delle opzioni. Costruire solide relazioni con le autorità locali e avere con loro un canale di comunicazione diretto deve quindi essere la priorità per ogni organizzatore.

Commenta su Facebook

Altro su...

Event management