Il fattore esperienziale: 4 tecniche low cost per valorizzare gli eventi corporate
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Nell’era della tecnologia – quella dei webinar, dello streaming e della comunicazione immersiva – qual è ormai il valore aggiunto di un evento reale? Dove risiede la sua competitività rispetto a un più economico e meno complicato evento virtuale? Che differenza c’è fra andare a un evento di persona o seguirlo da remoto? La risposta è “l’esperienza del partecipante”. È questo l’elemento ultimo che differenzia e qualifica l’evento reale rispetto a quello virtuale: l’esperienza aggregativa produce comunicazione, relazioni, apprendimento – e quindi business.

Per “competere” con gli eventi virtuali, gli eventi reali devono quindi – oggi più che in passato – valorizzare l’esperienza del partecipante per generare un impatto e dimostrare un ritorno. A suggerire come incrementare la componente esperienziale degli eventi aziendali è l’esperta di digital per agenzie di eventi Jenalee Anderson, che su LinkedIn propone 4 tecniche “molto semplici”, dice lei, e “molto low cost”. Eccole.

Se il grande capo accoglie personalmente i partecipanti
La tecnica è efficace soprattutto nel caso di aziende grandi o con più sedi, i cui dipendenti magari non hanno mai avuto l’occasione di incontrare personalmente il presidente, l’amministratore delegato o un’altra figura di spicco del management. E poiché non tutti hanno il coraggio attaccare discorso con il grande capo durante il coffee break (e non tutti i grandi capi si mischiano ai dipendenti nel foyer), l’essere accolti e salutati personalmente con una stretta di mano e avere l’occasione di presentarsi può essere per i partecipanti un’opportunità e un plus esperienziale da non sottovalutare.

Lasciare tempo e spazio al team building spontaneo
Non tutti i momenti dell’evento devono essere riempiti fino all’orlo di contenuti o attività strutturate. Anzi. La convention aziendale è spesso l’unica occasione che dipendenti, agenti, clienti, partner hanno di incontrarsi fra loro e con gli altri fuori dal contesto d’ufficio. Quindi niente panico se la sessione plenaria termina prima del previsto e manca ancora un’ora alla cena: è il momento buono per il “team building” spontaneo. Per facilitarlo, gli organizzatori possono allestire sale o spazi con divani e poltrone, tavoli da ping pong, mazzi di carte o biliardini, dando modo ai partecipanti di interagire a un livello diverso da quello puramente lavorativo.

L’esperienza del posto a sedere in sala
Diversamente dalla partecipazione da remoto, la partecipazione “live” a un evento include i fattori “sala dove si svolge l’evento” e “posto a sedere”, entrambi esperienziali per definizione. Come ben sanno gli organizzatori l’allestimento della sala non è solo forma, ma anche strumento per raggiungere l’obiettivo, e la configurazione dei posti a sedere influenza il punto di vista e perfino l’atteggiamento del partecipante. Si veda a tal proposito l’articolo (cliccando qui) dove abbiamo riportato le indicazioni di Social Tables, specializzata proprio nel trovare il giusto design per ogni obiettivo. Per valorizzare l’evento occorre quindi elaborare un concept di allestimento fuori dagli schemi che abbia un impatto sull’esperienza dei partecipanti.

Qualcosa di inaspettato da condividere
L’elemento sorpresa è uno degli strumenti più efficaci per generare relazione e condivisione, fattori che a loro volta costituiscono l’ossatura e il senso ultimo dell’evento come esperienza. La sorpresa deve essere inaspettata e non figurare quindi nel programma. Un certo tipo di personalizzazione, un ospite inatteso, una celebrità, un “colpo di scena”, un effetto speciale: ogni organizzatore saprà certo pensare a cosa può veramente sorprendere la propria platea. I partecipanti condivideranno lo stupore, la sorpresa darà loro di che parlare ben oltre la conclusione dell’evento.

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