Come cambia il lavoro dell’organizzatore di eventi: 6 spunti per restare competitivi
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La professione dell’organizzatore di eventi sarà una di quelle in più rapido sviluppo nel prossimo decennio: la stima è che solo negli Stati Uniti i posti di lavoro per meeting ed event planner aumenteranno del 10%, con un tasso di crescita superiore a quello di tutti gli altri settori produttivi. Una tale espansione renderà necessarie professionalità sempre più sofisticate in grado di misurarsi con l’evoluzione del mercato, la diffusione della tecnologia, i nuovi temi emergenti con cui l’organizzazione di eventi si interseca.

Per rimanere sulla cresta dell’onda gli organizzatori devono cogliere lo spirito dei tempi e svecchiare i modelli operativi: la competitività è soprattutto una questione di approccio, ed è su quello che bisogna lavorare per intercettare il cambiamento. Uno sguardo al tema del moderno approccio all’organizzazione di eventi lo dà Social Tables nel report Benchmarking the Modern Meeting Planner, dove all’analisi del contesto di mercato affianca 6 spunti "di approccio", appunto, per governare la complessità del mestiere e rimanere competitivi. Eccoli.

I dati a supporto delle decisioni
Ogni decisione deve essere sostenuta da dati, afferma il report, anche negli eventi. Ciò significa che gli organizzatori devono come prima cosa identificare quali sono i dati che permettono loro di misurare e analizzare la propria attività per poi trarne indicazioni sulla base delle quali prendere le decisioni future. Si può cominciare con sondaggi e questionari a clienti e partecipanti, ma l’importante è stabilire metriche specifiche che vadano oltre la semplice rilevazione delle opinioni. I dati servono non solo per monitorare ciò che ha funzionato e quindi progettare eventi sempre più efficaci, ma anche per identificare ciò che non ha funzionato e dimostrarne l’inefficacia evitando di ripeterlo.

La contaminazione creativa
Il fattore “esperienza del partecipante” è oggi uno dei più rilevanti quando si parla di eventi. E l’esperienza del partecipante è determinata in gran parte dal “design” dell’evento, cioè, di fatto, dalla creatività con cui viene concepito e organizzato. E se il tema creatività non è certo nuovo, oggi l’ispirazione si cerca soprattutto al di fuori del mondo circoscritto degli eventi di business, in una contaminazione di format e – appunto – esperienze che provengono dagli ambiti più diversi. Un suggerimento è quello di coinvolgere attivamente i fornitori (service tecnologici, allestitori etc) che generalmente lavorano in contesti molto diversificati dai quali possono attingere per dare un contributo creativo concreto.

Senza foto non è mai accaduto
Il successo e la memorabilità di un evento oggi si misurano anche dalle foto che i partecipanti scattano e condividono sui social, e già in fase di pianificazione occorre pensare in termini “fotografici” per incoraggiare l’interazione. Per esempio installando nella location “cabine” o set fotografici, oppure posizionando il logo di Instagram nei punti strategici con funzione di "call to action". L’importante è ricordare che tutto è un potenziale sfondo per una foto e introdurre quindi elementi visuali che spingano i partecipanti a fermarsi per fotografarli.

Chiedete e vi sarà dato
L’organizzatore è molto abituato ad accogliere le richieste del cliente, ma poco abituato a fare richieste extra ai propri fornitori, soprattutto se queste non riguardano gli ambiti di loro stretta competenza. Invece, suggerisce il report, chiedere al service tecnologico di contribuire al processo decisionale o all’allestitore di partecipare alla site inspection per scegliere la location è un modo per identificare potenziali problemi o opportunità che altrimenti potrebbero sfuggire. Egualmente, l’organizzatore può chiedere a un partner di sua fiducia di controllare il progetto dell’evento: un secondo paio d’occhi che verifica tutti i “piani B” riduce il rischio che qualcosa vada storto.

Investire su se stessi
Organizzare eventi di business significa investire tempo ed energie per fare in modo che le persone (i partecipanti) acquisiscano nuove informazioni, contenuti o relazioni per fare meglio il proprio lavoro. Ma cosa fanno gli organizzatori per acquisire essi stessi nuovi strumenti per lavorare meglio? Investire nella propria formazione è importante se si vuole rimanere sulla cresta dell’onda, perché non si può fare affidamento solo su idee e soluzioni che hanno funzionato in passato. Il report ricorda che per imparare qualcosa di nuovo occorre uscire dalla propria zona di comfort, cioè darsi da fare: partecipare alle attività delle associazioni di categoria, alle fiere di settore, a tavole rotonde e convegni, a presentazioni di contenuti professionali.

Il contributo alla sostenibilità
È il 2016, tutti devono fare la propria parte sul tema della sostenibilità, anche chi organizza eventi. Si parte informandosi sulle opzioni e i programmi disponibili nella destinazione e nella location, si procede selezionando fornitori che offrono soluzioni sostenibili. Si prediligono modalità organizzative che riducono gli sprechi. Si dona il cibo non consumato. Si coinvolge il cliente in questo sforzo, facendo della sostenibilità un “selling point” per il progetto.

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