Organizzazione di eventi: quando si può dire “no” al cliente
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Chi fa di mestiere l’organizzatore di eventi è direttamente coinvolto, in media, nella produzione di 37 eventi l’anno, ognuno dei quali richiede nella fase preparatoria periodi più o meno lunghi di interlocuzione con dozzine di persone, il coordinamento non sempre lineare dei fornitori, le site inspection per scegliere la location (ogni organizzatore ne visita personalmente 45 l’anno di media), oltre naturalmente all’ideazione e messa a punto di concept e programma e alla gestione dei partecipanti.

In un mondo ideale, vista la mole di lavoro, gli organizzatori si dovrebbero dedicare a un evento per volta, ma nel mondo reale succede che in una sola giornata si possano dover occupare della negoziazione del contratto con una location per un evento, della stampa dei badge per un altro e dell’invio di un messaggio di aggiornamento per i partecipanti di un altro evento ancora. In questo scenario, dice il nuovo report di Social Tables Benchmarking the Modern Meeting Planner, gli organizzatori devono qualche volta dire “no” al cliente. E per chi gestisce più eventi contemporaneamente sapere quando dire no, quando dire sì e quando vincolare il sì ad alcune condizioni specifiche è il fattore che gli permette portare a termine con successo tutti i progetti. Ecco quindi, secondo Social Tables, le situazioni della fase organizzativa in cui l’organizzatore può – e deve – dire no al cliente.

Quando il cliente chiede di modificare scadenze e tempistiche
Il mestiere dell’organizzatore di eventi è, appunto, quello di organizzare. Stabilire tempistiche e scadenze per garantire che l’evento prenda forma in maniera ottimale e si svolga senza intoppi è pertanto la sua specialità, il valore aggiunto per cui viene interpellato. E questo è, secondo Social Tables, ciò che l’organizzatore deve ricordare al cliente se questi gli chiede di modificare le tempistiche una volta che la macchina organizzativa è stata messa in moto.

Quando il cliente si fa venire idee (troppo) grandiose
Una volta che il cliente sceglie la location, l’organizzatore deve assicurarsi che capisca cosa è possibile fare in quello spazio in termini di allestimenti, scenografie, attrezzature, tecnologia e perfino format di evento. E deve, soprattutto, prepararsi a dire no a eventuali idee tanto grandiose quanto irrealizzabili che possano emergere durante il processo organizzativo.

Quando il cliente vuole avere il controllo di tutto
Il cliente che chiede di essere messo in copia di ogni email inviata ai fornitori, che insiste per incontrare la società di catering o che vuole approvare ogni singola sedia prima di procedere a noleggiarla deve essere contenuto. L’organizzatore deve assicurarsi di avere la fiducia del cliente  – e un certo margine di autonomia decisionale – prima di accettare l’incarico, e saper dire di no se il cliente cerca di "spodestarlo" in fase organizzativa.

Quando il cliente tratta l’organizzatore come un assistente personale
L’organizzatore è il punto di riferimento del cliente, ma anche della location, dei fornitori e dei partecipanti. Un buon professionista generalmente si fa in quattro per soddisfare il cliente, e tutto fila liscio se il cliente non si spinge troppo in là con le richieste. Secondo Social Tables farsi in quattro va bene, ma non bisogna farlo a scapito di altri progetti per altri clienti.

Quando la richiesta del cliente non cambia il risultato finale
Il lavoro dell’organizzatore non è quello di soddisfare ogni e qualunque richiesta del cliente, bensì quello di ideare e produrre un evento in linea con i suoi obiettivi di business, dice Social Tables. Se la richiesta non è determinante ai fini del risultato e se soddisfarla non ha un impatto sull’esperienza complessiva dell’evento, l’organizzatore è legittimato a dire di no.

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