Lo strategic meeting management porta vantaggi economici alle imprese: 7 suggerimenti per implementarlo
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Sembra complicato, ma non deve esserlo per forza, anzi: lo strategic meeting management è un approccio che consente invece alle aziende di migliorare l’efficienza dei processi di organizzazione dei propri eventi, ottenendone benefici economici e maggiore ritorno sugli obiettivi. E chi lo usa ne coglie i vantaggi concreti, tanto che il 70% delle aziende che si sono dotate di programmi di gestione strategica dei meeting intende estenderne l’ambito di utilizzo.

Cos’è lo strategic meeting management
Lo strategic meeting management, dice il report Driving Success in Strategic Meetings Management con cui Carlson Wagonlit Travel ne ha analizzato le modalità di adozione da parte delle aziende, è un metodo strutturato di gestione degli eventi (attività, processi, fornitori, dati) che serve a ottenere vantaggi in termini di economie di scala, riduzione del rischio e miglioramento della qualità dei servizi acquistati. Più che un insieme di regole, sottolinea Carlson Wagonlit Travel, lo strategic meeting management è un approccio “olistico” al tema degli eventi che permette di ottenere risultati di business misurabili e in linea con gli obiettivi dell’azienda.

I vantaggi del programma
La prima evidenza rilevata dallo studio è che questo tipo di approccio è ancora poco diffuso: ad averlo adottato, in forma più o meno estesa, è solo il 32% delle circa 260 aziende intervistate, contro un 54% che non ha mai nemmeno provato ad adottarlo e un 14% che ha dichiarato l’intenzione di farlo entro quest’anno. I principali vantaggi che derivano dall’adozione di un programma di strategic meeting management risultano essere la maggiore trasparenza sulla spesa, la riduzione dei costi, la più stretta aderenza a norme e policy aziendali, la riduzione dei rischi e, conseguentemente, la maggiore efficacia degli eventi organizzati. Più della metà degli intervistati che fa uso di processi di gestione strategica degli eventi indica di averne ottenuto almeno il 10% di risparmi, e un ulteriore 17% ha ridotto i costi di oltre il 15%.

La riduzione dei costi principale indicatore di successo
Per costruire un programma di strategic meeting management in genere si parte dalla gestione centralizzata degli acquisti e dal consolidamento dei contratti con i fornitori, in primis gli alberghi. È soprattutto da questi interventi, dice il report, che derivano trasparenza della spesa e riduzione dei costi, considerati i principali indicatori del successo del programma. Altri parametri fanno riferimento alla soddisfazione di partecipanti e organizzatori e alla conformità alle policy aziendali. “I programmi di strategic meeting management stanno rapidamente diventando una necessità”, dice la vice president di CWT Meetings & Events Cindy Fisher, “anche a seguito del consolidamento dei player di mercato: i grandi gruppi alberghieri, per esempio, renderanno più difficile per le aziende che non hanno un approccio strategico negoziare tariffe convenienti, o anche solo assicurarsi gli spazi”.

A ognuno il suo, il vantaggio della flessibilità
L’analisi dei programmi utilizzti oggi dalle aziende ha messo in luce che non esiste uno standard unico: ogni programma è diverso dall’altro, a riprova che lo strategic meeting management è uno strumento flessibile, costruito a misura delle specifiche esigenze di ciascuna azienda. “Gli intervistati concordano sul fatto che un programma di gestione strategica degli eventi non debba essere troppo complicato e che i ritorni possano essere ottenuti molto rapidamente” sottolinea Kari Wendel di CWT Meetings & Events. “Nelle fasi iniziali è bene prediligere la semplicità alla completezza e concentrarsi sulla strategia: prima conviene dimostrare il valore delle azioni promosse e solo dopo estendere il programma”.

I suggerimenti per avviare un programma di strategic meeting management
Dalle best practice aziendali analizzate, Carlson Wagonlit Travel ha quindi tratto 7 suggerimenti su come avviare e strutturare un programma di strategic meeting management. Eccoli.

1. Focalizzarsi sulla strategia, non sulle singole azioni tattiche.

2. Determinare con precisione gli obiettivi che si vogliono raggiungere e i relativi criteri di verifica prima di iniziare.

3. Non cercare di fare troppo fin dall’inizio, meglio avviare iniziative circoscritte e portarle al successo prima di estendere l’azione.

4. Costruire una roadmap con le fasi di implementazione e di verifica.

5. Condividere fin da subito con tutti gli interlocutori interni ed esterni il programma di strategic meeting management, gli obiettivi e la roadmap.

6. Valutare l’affidamento in outsourcing (per esempio alle travel management company) di alcune o tutte le componenti del programma di strategic meeting management per accelerarne lo sviluppo.

7. Considerare la creazione di una task force dedicata, interfunzionale e aperta a consulenti e provider esterni.

Il report Driving Success in Strategic Meetings Management è scaricabile a questo link.

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