Gli eventi medici come li vogliono i medici: aspettative e criteri di scelta che determinano la partecipazione
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Quello degli eventi medici è un mondo dove la complessità regna sovrana, e la mole di obblighi, normative e linee guida che ne regolano – non solo in Italia – la sponsorizzazione da parte delle aziende farmaceutiche spesso porta gli organizzatori a focalizzarsi sugli adempimenti burocratici e normativi, a scapito delle aspettative di chi a quegli eventi partecipa. Invece, capire cosa motiva i medici ad accettare l’invito a un evento o congresso, quali ne sono i fattori di attrazione e quali le esigenze che deve soddisfare può conferire un significativo vantaggio competitivo, soprattutto in un mercato dove l’offerta è abbondante e la partecipazione non sempre scontata.

La tesi è di American Express Meetings & Events, che nell’indagine Doctor’s Orders: The Physician’s Perspective on Meetings and Events ha analizzato il punto di vista di 550 medici di 10 paesi (inclusa l’Italia) rispetto alle scelte di partecipazione a eventi e congressi, con l’obiettivo di aiutare organizzatori e aziende sponsor a costruire eventi più efficaci e più partecipati. Ecco cosa è emerso.

Gli eventi cui i medici partecipano più spesso
I medici sono una categoria molto “corteggiata”, per la quale l’offerta formativa non scarseggia: nel 2015, dice la ricerca, ogni medico è stato invitato in media a 16 eventi ma ha partecipato solo a 8, dei quali 5 organizzati da un’azienda farmaceutica o biomedicale. Le aziende, del resto, sono quelle da cui proviene il maggior numero di inviti, superiore perfino a quello delle associazioni o società scientifiche, degli ospedali e delle università. E la tipologia di eventi cui i medici partecipano più spesso sono le cene con speaker (molto diffuse soprattutto in nord America), seguite dai simposi, dai congressi (particolarmente seguiti in Europa, sud America e Asia) e dai meeting di prodotto. Metà degli inviti, dunque, non viene accettata. Ma cosa rende un evento più attrattivo di un altro?

I fattori che determinano la scelta di partecipazione
Il primo fattore di scelta è – prevedibilmente – il contenuto dell’evento: l’acquisizione di nuove conoscenze professionali è proritaria. Poi c’è il costo della partecipazione: eventi a basso costo o addirittura gratuiti risultano più attrattivi. Terzo criterio, la possibilità di acquisire crediti ECM. Sono invece agli ultimi posti il tempo sottratto al lavoro quotidiano (anche in caso di esercizio privato della professione) e la facilità del viaggio, che pur poco rilevanti nella scelta di partecipare a un evento sono però indicati fra i fattori di più difficile gestione una volta decisa la partecipazione. In particolare, il 43% degli intervistati considera impegnativo il viaggio verso la sede dell’evento e il 33% la sua organizzazione – registrazione all’evento e prenotazione del viaggio e dell’albergo.

Le aspettative e i format per concretizzarle
La partecipazione agli eventi loro dedicati porta ai medici diversi benefici, che ne costituiscono di fatto le aspettative: avere accesso a informazioni che li aiutino a svolgere la professione, fare networking con i colleghi, acquisire nuove conoscenze per aiutare i pazienti, incontrare esperti nel proprio campo di specializzazione e acquisire crediti per la formazione continua. Ultimo e meno importante beneficio è quello condividere le proprie ricerche ed esperienze con altri medici. E alla luce di queste aspettative, sottolinea lo studio, i format più apprezzati sono i workshop e le cosiddette “sessioni parallele”, che più favoriscono l’acquisizione di nuove conoscenze e che sono preferiti ai panel di esperti, alle sessioni con singolo relatore e ai format in cui la platea è chiamata a rispondere a domande.

I margini di miglioramento delle aziende farmaceutiche
Gli eventi cui i medici partecipano più spesso sono quelli organizzati dalle aziende farmaceutiche: quando richiesti di dare un giudizio su quali sono gli eventi che più mantengono “la promessa” in termini di contenuti, informazioni ed esperienza di apprendimento i maggiori consensi vanno però agli eventi organizzati da società scientifiche, università e ospedali: solo il 66% degli intervistati giudica buoni o molto buoni gli eventi delle farmaceutiche. Aziende e organizzatori, dice American Express Meetings & Events, devono quindi interpretare il dato come un invito a progettare eventi più in linea con le aspettative del loro target per distinguersi sul mercato e incrementare la partecipazione.

La tecnologia mobile a supporto dell’esperienza dell’evento
Uno degli strumenti che, in termini di esperienza dell’evento, può fare la differenza è la tecnologia mobile. I medici giovani in particolare (cioè sotto i 40 anni), ma anche quelli meno giovani, dichiarano di trovare molto utili le app degli eventi: in primis per avere accesso ai contenuti professionali, ma anche alle informazioni logistiche e al programma. Più della metà degli intervistati usa la app per fare il check-in e il check-out alle sessioni o per la rilevazione della presenza. Meno comune l’uso della app per vedere i profili degli altri partecipanti e inviare loro messaggi.

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