Celebrata la prima Giornata Mondiale delle Fiere: in un vademecum 10 suggerimenti per le aziende espositrici
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Dopo la prima Giornata Mondiale della Meeting Industry è arrivata la prima Giornata Mondiale delle Fiere, a conferma che i due comparti produttivi sono non solo contigui, ma anche accomunati dall’esigenza di comunicare il proprio valore per le economie dei paesi ove operano.

La Giornata Mondiale delle Fiere (Global Exhibitions Day), che si è celebrata ieri, 8 giugno, è nata su iniziativa di UFI (l’associazione internazionale delle fiere) con l’obiettivo di farne un appuntamento annuale di promozione e celebrazione del settore, e da subito ha generato il consenso delle associazioni di categoria di tutto il mondo, con iniziative dedicate che si sono svolte in 50 paesi.

In Italia a raccogliere l’invito è stata AEFI (Associazione Esposizioni e Fiere Italiane), che ha organizzato a Roma il convegno Meet Italian excellence: le fiere come ponte di sviluppo. L’evento è stato l’occasione per evidenziare le eccellenze Made in Italy a livello internazionale e per sensibilizzare le istituzioni sull’importanza del comparto per lo sviluppo degli scambi commerciali e l'internazionalizzazione delle imprese, sollecitandole sulla necessità di sostegno anche attraverso la risoluzione delle problematiche legate a tematiche legislative e fiscali.

Dedicata invece alle aziende espositrici è l’iniziativa della Mostra Convegno Expocomfort (MCE), la fiera dell’impiantistica civile e industriale, della climatizzazione e delle energie rinnovabili che si svolge ogni due anni a Fiera Milano, la quale in occasione della Giornata ha diffuso un vademecum per aiutare le imprese a scegliere, definire e ottimizzare la loro partecipazione a una fiera. “Nel panorama fieristico” dice Massimiliano Pierini, managing director di Reed Exhibitions Italia che organizza la Mostra Convegno Expocomfort, le manifestazioni B2B costituiscono per gli operatori professionali un momento per scoprire le ultime novità, capire l’innovazione di prodotti e soluzioni e riuscire così a individuare i trend del mercato. Un’occasione che l’azienda espositrice deve quindi preparare nei dettagli in tutte le sue fasi: prima, durante e dopo l’evento”. Ecco i punti da tenere presenti.

PRIMA DELLA FIERA

1. Definire obiettivi e strategie
Le fiere consentono di raggiungere obiettivi diversi rispetto alla semplice attività commerciale. È pertanto fondamentale definire una propria rosa di obiettivi: trovare nuove alleanze commerciali e distributive, confrontarsi con la concorrenza e con il mercato, incrementare la brand awareness, presentare nuovi prodotti o soluzioni, avviare nuove relazioni, etc. Ogni obiettivo deve essere accompagnato da una pianificazione di attività di comunicazione e un messaggio personalizzato per i diversi target ottimizzando il budget a disposizione.

2. Scegliere la fiera giusta
Per capire se la fiera è in linea con il proprio business occorre verificarne la tipologia, il panorama merceologico dei prodotti, i dati delle edizioni precedenti e le categorie professionali di operatori in visita, il tipo di distribuzione e l’area geografica di copertura.

3. La posizione dello stand
Le fiere B2B, specialmente quelle di grandi dimensioni, presentano un layout espositivo diviso per settori merceologici o tipologie di prodotto; è importante quindi scegliere una posizione nel comparto di riferimento della propria attività o in quella più vicina alle proprie strategie di business, così da essere sicuri di intercettare gli operatori di interesse.

4. Il marketing mix per la comunicazione
La strategia di comunicazione deve comprendere tutti i mezzi del marketing mix: pubblicità on e offline, attività di ufficio stampa, eventi, social network, newsletter aziendale, sito web e materiali promozionali, cercando di ottimizzare le risorse economiche a disposizione. L’opportunità è anche quella di sfruttare gli strumenti di comunicazione che tutte le manifestazioni fieristiche offrono: catalogo, invio email o newsletter dedicate al database visitatori, visibilità sul sito dell’evento, inviti ai clienti, pubblicità nel quartiere espositivo, ufficio stampa in fiera e tanti altri servizi.

5. Portare allo stand eventi e contenuti
Uno stand accogliente attrae più facilmente un potenziale visitatore, ma la partita in fiera non si gioca solo sull’immagine e la dimensione dello spazio, bensì sui contenuti presentati e sulle attività di comunicazione. L’organizzazione di eventi all’interno dello stand è una strategia importante per dare visibilità all’azienda durante la fiera; è necessario però predisporre un mix di attività di comunicazione per promuoverli e supportarli fin dai mesi precedenti.

DURANTE LA FIERA

6. Il team a presidio dello stand
Nelle fiere specializzate l’operatore cerca un’offerta concreta e un supporto professionale per approfondire di persona quello che magari ha già scoperto in rete o sul sito dell’azienda. È necessario quindi che lo stand sia presidiato da un team aziendale che comprenda competenze tecniche, commerciali e di comunicazione, in grado di gestire i diversi target di pubblico: clienti acquisiti, clienti potenziali e media. L’incontro faccia a faccia rimane il migliore canale non solo per trasmettere informazioni, ma anche per suscitare la fiducia dei potenziali clienti e fidelizzare quelli già acquisiti.

7. La raccolta dei contatti
È imprtante tenere e un registro delle visite allo stand dove annotare i dati utili alla costruzione di un database, il più grande patrimonio invisibile di ogni azienda, e gli elementi qualitativi utili alla gestione del contatto e del rapporto dopo l’evento.

8. Coinvolgere la stampa
La presenza in fiera ha bisogno di essere supportata e può essere ulteriormente arricchita da attività rivolte alla stampa di settore che abitualmente partecipa a una fiera. Quindi, cartella stampa e comunicati specifici, oltre a un utilizzo mirato degli eventuali profili social dell’azienda con foto, filmati, post e commenti in diretta possono contribuire a tenere vivo l’interesse amplificandolo anche oltre la manifestazione.

9. Fare un giro in fiera
Non bisogna perdere l’occasione di osservare gli altri, di visitare la manifestazione, i competitor, di partecipare agli eventuali eventi e convegni in modo da raccogliere tutti gli elementi utili per una valutazione completa della manifestazione e riprogrammarne meglio la presenza all’edizione successiva.

DOPO LA FIERA

10. Il follow up strutturato
Preparare una check list che permetta, a fine manifestazione, di analizzare gli aspetti rilevanti della partecipazione e valutare se e come partecipare alle edizioni successive. I contatti raccolti allo stand permetteranno di aggiornare e integrare il database clienti in modo da programmare azioni di follow up mirate. Prima tra tutte, il ringraziamento a chi ha visitato lo stand.

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