Buone prassi nelle gare per la scelta di un’agenzia: Assorel e UPA indicano 8 linee guida
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È sempre delicato, il tema delle gare che le aziende aprono per selezionare le agenzie cui affidare i propri progetti di comunicazione. E come per tutte le specialità della comunicazione, anche nel caso delle relazioni pubbliche l’associazione di riferimento ha stilato una serie di linee guida con l’obiettivo di fornire indicazioni chiare per una corretta e trasparente conduzione del processo di gara.

Il documento è stato elaborato da Assorel, che riunisce le agenzie di relazioni pubbliche, insieme a UPA, associazione delle aziende che investono in pubblicità e comunicazione: entrambe concordano che la modalità più proficua per selezionare un'agenzia di PR sia la consultazione, ma se le policy aziendali impongono la gara è bene che questa sia condotta secondo norme di buon comportamento.

Le indicazioni delle linee guida toccano i temi del numero di partecipanti alla gara, del brief e dei criteri di valutazione dei progetti; si soffermano inoltre sulle tempistiche di presentazione dei progetti e sulla questione dei rimborsi spese. Naturalmente, specificano Assorel e UPA, essendo questo tipo di gare svolte tra privati non si tratta di indicazioni impositive, ma di principi condivisi fra clienti e agenzie. Ecco le 8 linee guida.

Numero di agenzie partecipanti

È buona norma che il numero di agenzie invitate alla gara sia limitato. Si ritiene che il numero ottimale sia 3 agenzie oltre a quella in carica (se si ritiene di coinvolgerla). Un numero eccessivo rischia di rappresentare una perdita di tempo e essere fonte di confusione.

Fase di consultazione e trasparenza

È opportuno che l'agenzia attualmente incaricata sappia della gara ed è corretto che tutte le agenzie sappiano quali sono le agenzie invitate.

Definizione delle informazioni

Tutte le agenzie invitate devono ricevere lo stesso brief e nello stesso tempo. Il brief deve essere completo, in particolare rispetto alle strategie e alle informazioni commerciali oggetto della gara, superando i problemi di riservatezza a fronte dell'impegno da parte dell'agenzia al mantenimento della "riservatezza e segreto professionale" su quanto comunicato dal cliente.
Il brief deve contenere informazioni relative alle caratteristiche del prodotto/servizio oggetto della gara (tipologia e aree di intervento, target group, periodo di riferimento, dimensione indicativa dell'investimento).

Chiarezza di valutazione

È fattore di trasparenza fornire in anticipo informazioni su quali saranno i metodi e i criteri di valutazione delle proposte in base ai quali verrà effettuata l'assegnazione dell'incarico. Contestualmente l'agenzia indicherà quale sarà il gruppo di lavoro che metterà a disposizione in caso di vincita della gara.

Tempistiche
Dovranno essere indicati chiaramente all'interno del brief i tempi concessi per la presentazione (data di presentazione), che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto.
Dovranno essere indicati i tempi necessari al committente per attivare il progetto di comunicazione a seguito dell'affidamento dell'incarico e la data di avvio attività.

Scelta dell’agenzia
Quando la decisione è stata presa è buona norma informare le agenzie perdenti prima che avvenga la comunicazione verso l'esterno.
Tempi e modalità di comunicazione verso l'esterno dell'aggiudicazione da parte dell'agenzia dovranno essere concordate con il committente.

Rimborsi spese
Non può essere un obbligo, ma in relazione alla complessità dei progetti e al lavoro che l'agenzia mette nella gara è facoltà da parte del committente riconoscere un onorario che deve essere uguale per tutti i partecipanti (esclusa ovviamente l'agenzia che ottiene l'incarico).

Proprietà intellettuale dei progetti
Le proposte delle agenzie cui non viene aggiudicata la gara restano di proprietà delle agenzie stesse e non possono essere utilizzate.
Tutti i dati che il cliente ha comunicato nel corso della gara saranno di esclusiva proprietà del cliente e non potranno essere utilizzati per terzi.

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