Meeting design: 5 indicazioni scientifiche per progettare eventi a misura di cervello
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Sappiamo ancora poco sul funzionamento del cervello umano, ma possiamo usare ciò che sappiamo per imparare a farlo funzionare in maniera più efficace. Semplificata al massimo, è la tesi del biologo molecolare americano John Medina, che nel suo libro Brain Rules (in italiano Il cervello. Istruzioni per l’uso) racconta 12 cose che sappiamo sull’organo più complesso dell’universo spiegando come queste informazioni possono essere sfruttate per migliorare le nostre prestazioni “intellettuali” nella vita quotidiana.

Di seguito ecco 5 aspetti delle “regole” illustrate da Medina che possono suggerire agli organizzatori come progettare eventi più a misura di cervello per migliorare il livello di attenzione e l’apprendimento dei partecipanti.

Il cervello ha bisogno di pause
Il cervello assorbe meglio le informazioni se gli viene dato il tempo di “digerirle”. Uno degli errori più comuni nella comunicazione – e quindi anche delle presentazioni durante meeting ed eventi – è quello di trasmettere una grande quantità di informazioni tutte in una volta. Una presentazione spezzata in parti di 10-15 minuti l’una è più “digeribile” cognitivamente di un’ora di speech ininterrotto.

L’emozione favorisce l’attenzione
Primo fatto: dopo 10 minuti dall’inizio di una presentazione frontale l’attenzione della platea cala vertiginosamente. Secondo fatto: di un’esperienza, il cervello ricorda più facilmente la componente emozionale che non quella razionale. Il suggerimento è quindi quello di inserire nelle presentazioni qualcosa di emozionalmente rilevante ogni 10 minuti (un video, una storia, un’attività) per riguadagnare l’attenzione e “fermare” il momento nella mente dei partecipanti.

L’esercizio fisico migliora le capacità cognitive
Da un punto di vista evolutivo, il cervello umano si è sviluppato quando i nostri antenati trascorrevano gran parte del loro tempo camminando o correndo per procacciarsi il cibo. Il movimento è inscritto nel nostro DNA e l’esercizio fisico, che porta glucosio e ossigeno al cervello, migliora le capacità cognitive, la memoria, l’attenzione e le abilità di problem solving. Gli organizzatori di eventi possono stimolare i partecipanti al movimento: strutturando percorsi a piedi dall’albergo alla location, per esempio, o prevedendo attività specifiche.

Un’immagine vale più di mille parole
Il detto ha una base scientifica perché la vista è il senso che domina su tutti gli altri. Mentre un testo deve essere decodificato, un'immagine è percepita immediatamente dal cervello, che la ricorda più e meglio della parola, scritta o verbale che sia. Chi ascolta una presentazione tre giorni dopo ne ricorderà il 10%. Se alla presentazione si aggiungono elementi visivi il ricordo sarà del 65%. Il suggerimento è di rendere più visiva la comunicazione – e di cestinare una volta per tutte le slide di PowerPoint scritte fitte fitte.

Sempre connessi e sempre distratti
Il multitasking è un falso mito, per lo meno quando il tema è la soglia di attenzione. Il cervello è biologicamente incapace di sostenere più stimoli che richiedono attenzione simultaneamente. Chi viene interrotto e perde la concentrazione o chi cerca di fare due cose insieme impiega il 50% del tempo in più a portarne a termine una e commette il 50% in più degli errori. In ambito meeting ed eventi, il tema viene posto dai dispositivi mobili: partecipanti sempre connessi sono partecipanti sempre distratti. La soluzione? Secondo il 40% degli organizzatori di eventi potrebbe essere quella di “vietare” l’uso dello smartphone durante le sessioni d’evento (vedi qui la notizia su questa ipotesi).

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