Quanto costano le riunioni in azienda: ora c'è uno strumento per calcolarlo
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Che sia perché le aziende operano in mercati sempre più complessi o perché strumenti quali conference call telefoniche, videoconferenze, condivisione di schermi li hanno resi molto più semplici, il dato di fatto è che negli ultimi anni il tempo che nelle aziende si dedica alle riunioni è aumentato esponenzialmente: oggi, in media, è pari al 15% del tempo “collettivo” delle organizzazioni e, sempre in media, i manager trascorrono più di due giorni la settimana in riunioni con tre o più colleghi o membri dello staff.

A dirlo è uno studio della società di consulenza Bain & Company, la quale ha rilevato che l’80% delle riunioni sono interne all'azienda e avvengono nell’ambito dei singoli dipartimenti aziendali, fra i vari dipartimenti aziendali oppure fra il quartier generale dell’azienda e altri uffici, con obiettivi principalmente di condivisione delle informazioni. Solo il 20% delle riunioni avviene con soggetti esterni all'azienda.

Lo studio indica inoltre che nella maggior parte delle riunioni monitorate i partecipanti controllano e inviano email o continuano a fare il proprio lavoro limitando l’efficacia della riunione stessa, tanto che spesso occorre programmarne altre per arrivare al risultato e che i manager intervistati da Bain & Company ritengono inefficaci almeno la metà delle riunioni cui partecipano. Un circolo vizioso che le aziende non sembrano saper gestire, anche perché che la maggior parte di esse non associa nessun costo reale al tempo dedicato dai dipendenti alle riunioni.

Queste le premesse che hanno indotto la Harvard Business Review, la rivista della Business School dell’Università di Harvard, a sviluppare uno strumento online per calcolare quanto effettivamente costano alle aziende le riunioni dei dipendenti. Si chiama Meeting Cost Calculator e per funzionare richiede 3 dati: la durata della riunione, il numero dei partecipanti e la retribuzione annuale di ogni partecipante. Inseriti i dati, il sistema fornisce automaticamente il costo stimato (in dollari) e un commento sull’opportunità o meno di organizzare quella specifica riunione. Per esempio, un meeting di 2 ore cui partecipano 4 persone che guadagnano circa 65mila euro l’anno costa all’azienda circa 363 euro, e l’indicazione del calcolatore è di ricalibrarne tempo o numero dei partecipanti per abassarne il costo.

Ciò che però il calcolatore non tiene in considerazione è l’eventuale valore generato dalla riunione. Per esempio: se durante una riunione che costa 363 euro viene elaborata una nuova idea che porterà all’azienda milioni di euro, quesi soldi saranno certo stati ben spesi. Anche nel caso in cui grazie a quella stessa riunione i partecipanti inizino a collaborare attivamente su un progetto importante i 363 euro saranno stati ben spesi. Ciò di cui il calcolatore non tiene conto è che una riunione porta con sé molte variabili difficili da misurare, e una di queste è il valore dell’interazione faccia a faccia fra le persone.

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