Il wi-fi nelle location per eventi: come organizzare la site inspection per garantire la connessione ai partecipanti
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Così come non è necessario essere chef per scegliere un ottimo menù per un evento, non è nemmeno necessario essere tecnici informatici per fare in modo che l’evento, i relatori e i partecipanti dispongano di un’adeguata connessione wi-fi. L’importante, per gli organizzatori, è pianificare in anticipo le esigenze e arrivare preparati al sopralluogo della location, che va condotto con un po’ di cognizione di causa. Gli aspetti su cui prepararsi e focalizzarsi durante la site inspection sono sostanzialmente 3, e a descriverli è Matt Harvey sul sito di Collaborate.

Conoscere le parole chiave
Quando si parla di connessione wi-fi con un centro congressi o una location per eventi occorre avere chiari 3 concetti di base. Larghezza di banda: quanti più dispositivi si connettono al wi-fi tanto maggiore è il consumo di dati e quindi la larghezza di banda necessaria per garantirne la trasmissione. Infrastruttura: il segnale wi-fi è trasmesso ai dispositivi dei partecipanti dai cosiddetti “hotspot” installati nella location. Se gli hotspot sono troppo vecchi o troppo pochi, il segnale non sarà sufficiente per tutti e dappertutto. Supporto tecnico: qualunque tecnologia funziona solo se ci sono persone che la fanno funzionare.

Prepararsi al sopralluogo
Prima di chiedere alla location la copertura wi-fi occorre avere chiare – magari con l’aiuto di un consulente tecnico – le esigenze di connessione e di banda durante l’evento, valutando se ci sono aspetti organizzativi che possono essere operati (per esempio la registrazione dei partecipanti) con una connessione via cavo. Agli speaker va chiesto se e come utilizzeranno internet per mostrare video, siti web o per sondaggi online, se chiederanno alla platea di usare i propri dispositivi mobili durante la sessione e per quali operazioni. Se l’evento ha una propria app bisogna tenerne conto, così come degli eventuali hashtag che invitano i partecipanti a postare contenuti sui social. In questa fase Harvey suggerisce di chiedere alla location la larghezza di banda disponibile per l’evento, la mappa degli hotspot, l’organizzazione del supporto tecnico.

Durante la site inspection
Obiettivo del sopralluogo (in termini di connessione wi-fi) è assicurarsi che la location abbia compreso le necessità e le aspettative, e che sia in grado di soddisfarle. Pertanto, suggerisce Harvey, occorre richiedere che il responsabile del supporto tecnico sia presente, essere chiari riguardo alle esigenze fornendo indicazioni specifiche e non accontentarsi di risposte vaghe. Non sono da considerare affidabili, inoltre, gli eventuali test di velocità del wi-fi effettuati a location vuota: l’indicazione di come sarà la connessione a location piena è data solo dalla larghezza di banda disponibile. Infine, il consiglio è quello di richiedere alla location un report post-evento di quanta banda è stata effettivamente utilizzata (come indicazione per gli eventi futuri).

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