6 cose semplici che gli organizzatori di eventi potrebbero fare meglio
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Nessuno è perfetto e tutto è perfettibile, nell’organizzazione di eventi come in qualunque altra attività professionale. Ci sono però alcuni aspetti che gli organizzatori esperti tendono a tralasciare più di altri e che invece potrebbero essere meglio gestiti con relativamente poco sforzo. Non si tratta di correggere errori, quanto piuttosto di ottimizzare il processo organizzativo con qualche accorgimento in più, a tutto vantaggio dell’evento, dell’organizzatore stesso e anche dei partecipanti. Ecco 6 di questi aspetti, suggeriti da Bel Booker sul blog di Eventbrite.

Includere call to action negli inviti e nei materiali di marketing
Se l’evento è su registrazione e bisogna stimolare le iscrizioni, probabilmente non sarà sufficiente inviare una mail di invito, che potrebbe essere momentaneamente accantonata e poi dimenticata: occorre invece inviare una comunicazione con una call to action (invito all’azione) che catturi l’attenzione e spinga il destinatario ad agire subito, per esempio offrendo sconti o benefit di altro genere se la registrazione è immediata.

Raccogliere i dati dei partecipanti
Troppo spesso gli organizzatori si limitano a raccogliere i dati di base, quelli strettamente necessari, mentre invece il processo di registrazione a un evento è un’ottima occasione per chiedere ai partecipanti di fornire informazioni aggiuntive sulle proprie preferenze e interessi. Queste informazioni si possono rivelare utili non solo per capire chi si avrà in platea e fornirgli quindi una migliore esperienza di evento, ma anche per le future attività di marketing. L’importante è che le domande non siano troppe e che i dati siano raccolti in modo tale da essere poi accessibili.

Sfruttare le opportunità di visibilità
Un evento è un’ottima opportunità per “guadagnare” pubblicità gratuita, ma non tutti gli organizzatori la sfruttano. Comunicati e inviti alla stampa sono il minimo indispensabile, ma si possono anche coinvolgere blogger e influencer che si occupano del tema dell’evento, organizzare interviste con gli speaker, prevedere format innovativi di incontro con chi può generare il passaparola, prima e dopo l’evento.

Utilizzare i contenuti dell’evento
Soprattutto nel caso di eventi professionali, i contenuti generati sono spesso formidabili materiali di marketing da utilizzare su blog e sui canali social. Creare un hashtag per l’evento, e renderlo ben visibile su tutti i materiali informativi e nella location, contribuisce a generare conversazioni social, per esempio. Ma anche video, foto, interviste a speaker e partecipanti sono contenuti che hanno grande potenziale di condivisione e che molti organizzatori non utilizzano.

Scegliere il giusto layout
Non sono rari gli eventi che prevedono uno speaker sul palco ma si svolgono in una sala con i tavoli tondi allestiti in configurazione banqueting, magari perché ai partecipanti vengono offerti caffè e biscotti durante lo speech. Questo tipo di configurazione implica che almeno un terzo dei partecipanti, se i tavoli si riempiono, devono girarsi sulla sedia per vedere lo speaker, stando molto scomodi, oppure girare la sedia, sentendosi maleducati. Meglio dunque, è il suggerimento, rinunciare all’effetto “caffè comodo” e privilegiare invece quello del “partecipante comodo”.

Rendere l’evento accessibile a tutti
È una cosa tutto sommato semplice, e in genere non troppo costosa, ma che fa una grande differenza. Rendere l’evento accessibile e fruibile dai disabili è un aspetto cui troppo spesso gli organizzatori non pensano, nemmeno quando l’evento è rivolto al grande pubblico. Una location senza barriere architettoniche, l’eventuale posizionamento di rampe o pedane, l’allestimento delle sale con spazio sufficiente per le sedie a rotelle, schermi grandi per facilitare chi non vede bene sono alcuni degli aspetti che rendono l’evento più inclusivo.

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