Meeting ed eventi, gli alti e bassi di un mercato in crescita: 5 raccomandazioni per il 2016
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Buona performance economica degli Stati Uniti, cui si contrappongono la debolezza dell’Europa, che tuttora permane, il rallentamento della Cina e la recessione in alcuni grandi paesi emergenti, Russia e Brasile in primis. A generare ulteriore volatilità ci sono il calo del prezzo del petrolio, le fluttuazioni valutarie, la disomogeneità dei tassi di inflazione. Questo lo scenario economico con cui si sta chiudendo il 2015 e con cui anche il mercato meeting ed eventi deve misurarsi.

È questa la premessa dell’annuale report previsionale di CWT Meetings & Events, che per il 2016 stima una crescita complessiva del settore, con però marcate differenze fra le macro-regioni del mondo. Nel nord America, la domanda in forte crescita supera l’offerta alberghiera, determinando l’aumento dei prezzi del ricettivo (+4,3% previsto per il prossimo anno) e la minore flessibilità degli alberghi in tema sia di cancellazioni sia di disponibilità a opzionare allotment di camere. La previsione di CWT Meetings & Events è che in questa regione il numero di partecipanti per evento aumenterà del 2% e che il costo giornaliero per partecipante crescerà del 4,5%.

In Europa invece l’economia ancora fragile impone cautela, e la previsione è quella di un mercato meeting ed eventi prevalentemente focalizzato su destinazioni nazionali, ancora controllato in gran parte dalla domanda. I prezzi degli alberghi saliranno dello 0,7% in Europa occidentale e del 2% nell’Europa dell’est, ma in alta stagione, nelle destinazioni con ridotta capacità ricettiva e in quelle molto richieste gli albergatori possono mostrarsi severi in termini di prenotazioni e cancellazioni. In Europa, il numero di partecipanti per evento aumenterà dell’1,2%, mentre il costo giornaliero per partecipante scenderà dello 0,4%.

L’incertezza domina la scena asiatica, ma il report indica che la domanda di meeting ed eventi da parte di Cina e India si manterrà forte, compensando le debolezze di altri paesi. La spesa per delegato, nella regione Asia-Pacifico, aumenterà del 5%, a fronte dell’aumento di ben l’11% delle dimensioni degli eventi.

In America Latina, il calo della domanda (le dimensioni degli eventi aziendali si sono ridotte del 10% nel solo 2015) rende l’offerta di camere più flessibile e favorevole ai meeting planner. Il Brasile confida nelle prossime Olimpiadi: entro il 2016 saranno realizzate a Rio 25mila nuove camere (in aggiunta a quelle già realizzate per i mondiali di calcio del 2014), ma il timore è che la recessione economica frenerà la domanda dopo i Giochi, causando la flessione dei prezzi degli alberghi. La stima è che nel 2016 la dimensione degli eventi diminuirà dell’1,5%, mentre la spesa per partecipante aumenterà dell’1%.

A fronte di queste previsioni, CWT Meetings & Events suggerisce alle aziende che promuovono eventi di fare attenzione in particolare a 5 aspetti della negoziazione con i fornitori.

1. Implementare strategie di controllo e riduzione dei costi attraverso programmi strutturati di “strategic meeting management” che consentono di ridurre i rischi finanziari, incrementare l’efficienza dei processi gestionali e operativi legati all’organizzazione di meeting ed eventi e ottimizzare la negoziazione con gli alberghi.

2. Pianificare in anticipo, contrastando la generale tendenza all’organizzazione last minute degli eventi. Almeno per gli eventi più grandi, prenotare con maggiore anticipo significa avere anche più potere negoziale e ridurre i costi dei fornitori, primi fra tutti gli alberghi.

3. Considerare tutte le opzioni food & beverage perché i prezzi salgono (negli Usa del 2,9% anno su anno) e l’impatto compessivo sul costo giornaliero per partecipante è rilevante. Il suggerimento è quello di eliminare dai menù le cose poco importanti per i partecipanti (per esempio l’acqua in bottiglia) e ridurre il numero delle pause per contenere i costi del coffee break.

4. Limitare il rischio con gli alberghi, che deriva in particolare dalle clausole di cancellazione delle camere e del food & beverage, attraverso la stipula di accordi-quadro con alberghi partner selezionati.

5. Utilizzare la tecnologia ovunque possibile per velocizzare i processi, correggere le inefficienze, facilitare le operazioni di reporting e migliorare la gestione dei costi.

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