L’evento è “mobile”: 8 cose da fare per renderlo fruibile anche da smartphone
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Portare un evento su dispositivi mobili non significa solo svilupparne una app dedicata, ma anche mettere a punto un sistema di comunicazione e trasmissione di informazioni e contenuti ai partecipanti che funzioni tramite mobile e che sfrutti l’enorme potenziale che deriva dall’uso massiccio degli smartphone in ogni operazione quotidiana.

I suggerimenti su come “rendere mobile” l’evento arrivano da Michael Douglas di Lanyon, società americana specializzata in software per l’event management: secondo Douglas, quando si tratta di eventi i dispositivi mobili possono costituire o una grande distrazione o un grande aiuto. Sta all’organizzatore fare in modo che siano un aiuto, facilitandone l’uso mirato attraverso 9 accorgimenti. Eccoli.

I fondamentali: sito e pagine di registrazione
La prima cosa da fare per rendere l’evento mobile-friendly è svilupparne il sito e le pagine di registrazione in modo da ottimizzarne la visualizzazione anche sui piccoli schermi degli smartphone (per esempio usando un formato responsive che si adatta automaticamente alle dimensioni dello schermo utilizzato). Così facendo non solo si rendono i contenuti del sito accessibili anche in mobilità, ma si ampliano le occasioni di registrazione e se ne facilita la condivisione sui social media.

Non dimenticare le email
I dati più recenti indicano che il 70% delle email sono aperte e visualizzate su dispositivi mobili. Le comunicazioni riguardanti l’evento inviate via mail – inviti, conferme, aggiornamenti – devono quindi essere leggibili anche da smartphone. In particolare, occorre assicurarsi che le eventuali “call to action”, cioè le email che invitano a compiere un’azione, conducano sempre a pagine web ottimizzate per mobile. In caso contrario, il rischio è quello che l’utente non porti a termine l’azione richiesta.

Non complicare troppo la app
Le app per eventi sono ormai molto sofisticate e possono avere decine di funzionalità. Se però è la prima volta che si utilizza una app per un determinato evento, è meglio focalizzarsi su quelle più importanti. Bisogna quindi identificare i motivi principali per cui le persone partecipano all’evento (per esempio i contenuti, oppure il networking con altri delegati) e cominciare a supportare quelle, anche per non confondere i partecipanti che potrebbero non essere avvezzi all’uso delle app. Ulteriori funzionalità possono essere integrate nelle edizioni successive dell’evento.

Curare i contenuti
La app di un evento non è utilizzata di per sé, ma solo nella misura in cui offre contenuti interessanti e ben presentati. Un esempio può essere l’elenco dei relatori: la app contiene i loro profili professionali oppure si limita a riportarne il nome? Nel caso di espositori e sponsor: la app ne riporta la ragione sociale con l’indirizzo postale oppure profila l’azienda e i suoi prodotti principali legati al tema dell’evento?

La decisione sull’accessibilità
Un fattore importante da considerare, quando si parla di app per eventi, è il livello di “sicurezza” per accedervi. Se l’obiettivo è quello di coinvolgere il più alto numero di persone possibili, la app deve essere liberamente accessibile e i suoi contenuti devono potere essere condivisi sui social. Se invece si tratta di un evento su invito, o riservato a un pubblico specifico, si può renderla accessibile, in toto o in parte, tramite password.

L’engagement geolocalizzato
Per essere “mobile” l’evento deve presidiare anche i social network con funzionalità di geolocalizzazione. Su Facebook e Twitter, per esempio: i partecipanti possono fare il check-in sulle piattaforme quando arrivano, contribuendo in questo modo a promuoverlo presso i propri contatti.

Materiali e presentazioni in PDF
I materiali dell’evento (presentazioni, materiali informativi, brochure espositori etc) devono potere essere visualizzati e scaricati sui dispositivi mobili, evitando ai partecipanti di portare in giro ingenti quantità di carta. Meglio renderli disponibili in file PDF, che pesano meno dei file in PowerPoint e sono più rapidi da scaricare.

L’esperienza mobile deve essere interattiva
La potenzialità del mobile risiede anche nella possibilità di interagire con i partecipanti in tempo reale, raccogliendone feedback, opinioni e comportamenti attraverso sondaggi e indagini da implementare sulla app oppure sul sito, con relative notifiche o call to action.

La app dell’evento non deve rimanere segreta
Se i partecipanti non sanno che esiste, e non sanno come può essere loro utile, non la utilizzeranno. La app dell’evento deve essere pubblicizzata in tutte le comunicazioni legate all’evento e deve essere facilmente rintracciabile e scaricabile. Soprattutto, deve essere “sponsorizzata” da speaker e staff: se loro in primis ne sostengono l’utilità, trasmetteranno il messaggio positivo anche ai partecipanti.

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