Ufficio stampa: 7 passaggi per scegliere l'agenzia cui affidare i rapporti con i media
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Scouting, primo contatto, brief, gara, incontro, selezione, contratto: ecco i 7 passaggi necessari per selezionare un’agenzia cui affidare le attività di media relations. Sembra facile, ma spesso non lo è, perché dietro ogni passaggio ci sono complessità di cui occorre tenere conto per non rischiare di perdere tempo o di arrivare alla fine del processo con un fornitore non adatto alle esigenze.

Del resto, l’ufficio stampa è una delle risorse di comunicazione più strategiche per un’azienda, per la quale fa da “front office” verso il mondo con il compito di rappresentarla in molte situazioni – anche quelle critiche – trattando informazioni spesso delicate o riservate. Le indicazioni su come scegliere il giusto partner per le media relations arrivano da DAG Communication, agenzia di comunicazione e digital PR (appunto) che ha redatto un ebook con le linee guida per affrontare in modo corretto i 7 passaggi del processo di ricerca e selezione.

“Anche per aziende molto strutturate la selezione di un nuovo ufficio stampa esterno può essere un’operazione complessa e dispendiosa in termini di tempo”, spiega Elena Guzzella, amministratore delegato di DAG Communication. “Il processo diventa ancora più complicato per le aziende che non hanno al proprio interno risorse con competenze specifiche sull’ufficio stampa e non sanno quindi né cosa possono aspettarsi da un’agenzia né come valutare correttamente le competenze delle realtà candidate”.

L’ebook, intitolato Media relations: request for proposal, suggerisce innanzi tutto di fare scouting valutando i siti web delle agenzie, i settori di specializzazione e la loro dimensione, che deve essere commisurata alle esigenze di comunicazione, per arrivare a una rosa ristretta di soggetti (da 3 a 5) da contattare; il passaggio successivo è quello del brief, in cui l’azienda racconta chi è e quali obiettivi di comunicazione si prefigge e dalla cui easustività spesso dipende la qualità della proposta dell’agenzia. Poi la valutazione delle agenzie in gara, e l’ebook offre diversi spunti sugli aspetti da considerare e le domande da porre durante la loro presentazione.

Una volta raccolti tutti gli elementi, l’ebook indica quali possono essere i criteri oggettivi sui quali basare la scelta, specificando quali attese (e quali promesse) sono realistiche e quali no. Infine, la stesura del contratto: cosa deve includere e come deve essere strutturato, senza dimenticare, all’indomani della firma, una mail di ringraziamento alle altre agenzie che hanno partecipato alla gara.

L’ebook Media relations: request for proposal è disponibile gratuitamente per responsabili comunicazione e marketing sul sito di DAG Communication.

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