Engagement negli eventi: un po' di chiarezza su cos'è e come si ottiene
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Engagement: è il mantra della nostra era, probabilmente la parola oggi più usata e inflazionata nel settore degli eventi. Engagement signifca “ingaggio”, o coinvolgimento attivo, e generalmente indica la partecipazione interattiva del pubblico durante un evento, in opposizione alla partecipazione passiva derivante dal solo ascolto dei relatori sul palco. Il concetto è tanto di moda quanto però vago: che cosa significa in concreto coinvolgere attivamente il pubblico? Come lo si fa? Con quali obiettivi e quali vantaggi? È davvero un valore aggiunto?

Ad approfondire il tema è Julius Solaris di Event Manager Blog con l’ebook Engaging Events, redatto dopo avere condotto un sondaggio su 1.000 organizzatori. Dal sondaggio è emerso che il 90% reputa l’engagement uno degli aspetti prioritari da implementare durante gli eventi e che il 54% si ritiene soddisfatto del livello di coinvolgimento attivo che ottiene. Ci sono però ancora aspetti da chiarire: il 30% di chi progetta eventi, infatti, non sa se l’audience cui si rivolge desidera o meno maggiore interazione con gli speaker e soltanto il 29% dichiara di usare regolarmente strumenti per stimolare il coinvolgimento attivo dei partecipanti.

Perché l'engagement
Coinvolgere attivamente il pubblico in un evento, dice Solaris, può avere significati diversi a seconda dell’evento, del momento, del tipo di pubblico, ma risponde quasi sempre all’esigenza di tenere alta l’attenzione dei partecipanti, e di trasmettere loro contenuti e messaggi in forma “esperienziale” e non più soltanto “unidirezionale”. Del resto, dice Solaris, le persone partecipano agli eventi per l’esperienza e il valore aggiunto che offrono e non solo per i contenuti o le informazioni, che troverebbero anche online.

Il valore aggiunto della partecipazione attiva
La partecipazione attiva è invece il “sale dell’evento” per due ragioni, si sostiene nell’ebook: la prima è quella che entrare nell’evento in prima persona (ponendo domande, interagendo con gli speaker, suggerendo soluzioni) rende il partecipante protagonista di un’esperienza che sarà incline a considerare positiva e a condividere, potenziando la reputazione dell’evento stesso e automaticamente del brand che lo promuove; la seconda è che l’interazione dei partecipanti permette di metterne le competenze e le conoscenze a disposizione di tutti, arricchendo l’evento di opinioni, commenti e idee che lo trasformano in un momento di contenuti corali e partecipati.

I momenti del coinvolgimento
Per generare engagement durante l’evento occorre una buona pianificazione: bisogna conoscere il pubblico, definire quali contenuti, relazioni o speech sono più adatti a favorire interazione, individuare i momenti in cui l’attenzione deve essere stimolata o in cui i partecipanti possono volere essere coinvolti, capire quale livello di partecipazione attiva si vuole raggiungere e scegliere gli strumenti o le tecniche per farlo. Soprattutto, è necessario fare in modo che l’interazione – con gli speaker, con gli altri partecipanti – sia semplice e immediata.

La differenza fra engagement e comunicazione
Il mezzo più immediato con cui stimolare e veicolare il coinvolgimento attivo è la tecnologia: il 30% delle tecnologie per eventi sviluppate negli ultimi due anni, sostiene Solaris nell'ebook, sono proprio tecnologie di supporto all’interazione “live”. Una crescita tale, negli ultimi 10 anni si è avuta soltanto per altri due tipi di tecnologie per eventi: quelle per la registrazione dei partecipanti e le app. Ma attenzione, sottolinea l’ebook: engagement non è sinonimo di comunicazione. Una app con il programma dell’evento e la mappa del centro congressi non è uno strumento di interazione, ma di comunicazione. Solo se la app permette di inviare domande agli speaker, rispondere a richieste di feedback oppure postare commenti su argomenti o sessioni specifiche può essere definita uno strumento di engagement.

Le condizioni per usare tecnologie partecipative
Prima di adottare tecnologie di engagement per l’evento occorre verificare due cose: il livello di capacità tecnologica del pubblico e le dotazioni di connettività wi-fi della sede dell’evento. Inutile implementare un percorso di gamification se il pubblico non è incline a usare lo smartphone o se nessuno può accedere alla app per connessione insufficiente. Detto questo, la tecnologia va poi dosata con attenzione – i partecipanti non se ne devono sentire sopraffatti, né devono stressarsi per capire come funziona – e va utilizzata per aggiungere qualcosa all’evento, non perché “va di moda”.

La psicologia della partecipazione attiva
Poi, le leve “psicologiche” su cui puntare per generare engagement. I partecipanti a un evento, dice l’ebook, possono essere motivati a partecipare attivamente per diverse ragioni: se si trovano di fronte a una tecnologia che vogliono sperimentare, se l’attività di engagement proposta è stimolante, se c’è un aspetto di competizione fra colleghi, se il loro contributo sarà poi riconosciuto pubblicamente, se ci sono premi per avere partecipato, se pensano di poter condividere la propria conoscenza e insegnare qualcosa agli altri. Sta all’organizzatore individuare la leva (o le leve) da utilizzare con quel pubblico per quello specifico evento.

Gli strumenti e le loro applicazioni
Infine, le tecnologie da utilizzare. L’ebook propone 13 categorie di tecnologie e strumenti di engagement, fra cui sondaggi elettronici, social wall, realtà aumentata, cabine fotografiche, microfoni (molto tradizionali ma sempre validi per fare partecipare il pubblico), app, trasmettitori NFC, RFID e Beacon, strumenti di gamification, live streaming, droni. Per ogni tecnologia o strumento viene fornita la descrizione, gli esempi concreti di applicazione, la situazione o il contesto d’uso più adatto in termini di tipo di evento e numero di partecipanti, il costo di implementazione, le buone pratiche d’uso e le criticità di cui tenere conto.

L’ebook Engaging Events è scaricabile gratuitamente dal sito Event Manager Blog.

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