Richieste di preventivo per gli eventi: le indicazioni a organizzatori e alberghi per velocizzare il processo
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Quello delle risposte degli alberghi, non sempre in tempo reale, alle richieste di preventivo per eventi è uno dei temi caldi per gli organizzatori, che vorrebbero riscontri immediati, precisi e completi. Gli alberghi, dal canto loro, devono affrontare volumi crescenti di richieste che hanno difficoltà a gestire sia sul fronte della tempistica sia su quella della qualità, riducendo in questo modo le possibilità di tradurle in business effettivo.

La questione è affrontata dal Convention Industry Council (CIC) e dalla Global Business Travel Association (GBTA) in un documento, prodotto congiuntamente, che analizza il fenomeno e fornisce indicazioni su come rendere più efficace e fluido il processo di richiesta e ottenimento dei preventivi. Il whitepaper, intitolato Improving eRFP Efficiency and Effectiveness for the Meetings Industry, considera il fenomeno dell’eRFP (electronic request for proposal), cioè le richieste di preventivo inviate attraverso mezzi digitali.

L’indagine evidenzia che le richieste di preventivo per un singolo evento sono aumentate considerevolmente negli ultimi anni: attualmente, le agenzie inviano la richiesta a una media di 14 strutture e le aziende, quando cercano la location in proprio, chiedono almeno 8 diversi preventivi. Nel 42% dei casi, alberghi e location devono chiedere informazioni e specifiche aggiuntive per poter formulare l’offerta. Questo enorme flusso di richieste da parte degli organizzatori è dovuto, dice il report, a diversi fattori: i tempi brevi di programmazione dell’evento e la conseguente necessità di contattare più strutture per essere certi di trovare disponibilità, la necessità di assicurarsi l’offerta migliore, l’elevato numero di possibili destinazioni considerate per l’evento, la ricerca di strutture con quel "quid" in più e la loro stessa indecisione.

Per risolvere il problema, e sbloccare il “tappo” delle troppe richieste di preventivo che danneggia il business di tutti, la prima cosa da fare è diminuirne il numero, dice con una certa logica il report. Per fare ciò è però necessario agire su diversi fronti. Il primo è “educare” i buyer: per esempio, a fare ricerche accurate per individuare una rosa ristretta di destinazioni e alberghi cui chiedere il preventivo e non l’opposto, cioè inviare richieste a raffica per poi verificare le destinazioni e gli alberghi. Oppure a fornire informazioni esaustive sull’evento e sulle esigenze per evitare il recall di specifica da parte dell’albergo.

Un altro fronte è quello dell’adozione di modelli di richiesta di preventivo standardizzati da parte degli alberghi, che facilitano la comunicazione e il processo. Ancora, il suggerimento agli alberghi è quello di utilizzare le tecnologie a disposizione per fornire quante più informazioni possibili agli organizzatori già in fase di ricerca: per esempio, le configurazioni delle sale, le attrezzature, le date di disponibilità, i servizi, i tour virtuali della location. In questo modo si facilita loro la prima selezione riducendo la necessità di chiedere informazioni.

Sotto, da scaricare, il report Improving eRFP Efficiency and Effectiveness for the Meetings Industry con tutte le best practice per migliorare i processi di richiesta e ottenimento dei preventivi dalle location per eventi.

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