Dagli incendi a Ebola: come gestire le crisi negli eventi per proteggere persone, reputazione e cose
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Benché l’emergenza non sia necessariamente sempre dietro l’angolo, è bene organizzarsi come se lo fosse, perché essere pronti a gestire le situazioni critiche che si possono presentare durante un evento significa poterne contenere l’impatto negativo su persone, reputazione e cose (in questo ordine di priorità).

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Le situazioni di crisi così definite sono fin troppo numerose: dagli incendi ai disastri naturali, dagli incidenti aerei o ferroviari alle epidemie, dagli atti di terrorismo ai disordini politici, dai blackout elettrici fino alla perdita o furto di dati confidenziali o sensibili.

Ad affrontare il tema della gestione dell’emergenza negli eventi e delle sue implicazioni è il più recente whitepaper di ICCA (l’International Congress and Convention Association), intitolato appunto Crisis Management Guidelines. Il documento si rivolge sia alle associazioni promotrici di congressi (è egualmente utile alle aziende che organizzano eventi e convention) sia agli operatori di agenzie, alberghi, centri congressi e location per eventi, indicando loro linee guida e procedure per sviluppare soluzioni strutturate di gestione e contenimento del danno.

“Dico spesso che una destinazione completamente sicura non esiste”, spiega il CEO di ICCA Martin Sirk, “ma ciò non significa che tutti gli attori coinvolti nella produzione dell’evento non possano lavorare insieme per mitigare il rischio e prepararsi per agire efficamente in situazioni impreviste”.

Il documento descrive le componenti principali di un piano di gestione dell’emergenza: le azioni da mettere in atto prima dell’evento, i ruoli e responsabilità del team in caso di crisi, le linee guida da seguire nel dopo-emergenza. Il tema è poi affrontato nei suoi due ambiti principali: la gestione operativa dell’emergenza e la gestione della comunicazione durante l’emergenza. Il primo prevede lo stretto coordinamento con la location e le sue procedure di sicurezza, con l’obiettivo di proteggere le persone e, in seconda battuta, i beni materiali. Il secondo ambito, quello della comunicazione, ha come obiettivo quello di gestire le relazioni pubbliche, specialmente con i media, e salvaguardare la reputazione degli attori coinvolti.

In appendice, due case history di ICCA stessa, in cui l’associazione racconta come ha gestito l’emergenza comunicazione riguardo un’epidemia di febbre dengue a Portorico poco prima che vi si svolgesse il suo congresso 2012 e le potenziali minacce Isis ed Ebola in vista del congresso 2014 ad Antalya.

L’efficace gestione della crisi, conclude il volume, si basa su due elementi: preparazione prima dell’evento e contenimento dell’emergenza nella prima ora dal suo verificarsi, che è il lasso di tempo in cui le decisioni operative e le comunicazioni del team di crisis management determinano gli sviluppi successivi e la risoluzione dell’emergenza.

Il whitepaper Crisis Management Guidelines è scaricabile dal sito di ICCA a questo link.

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