Eventi interattivi: la linea sottile fra il coinvolgimento e l’irritazione dei partecipanti
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Alzi la mano chi non ha sbuffato, almeno una volta, di fronte alle attività per rompere il ghiaccio proposte all’inizio di un evento: raccontare il proprio sogno nel cassetto al vicino di posto mai visto prima, stringere la mano ad almeno dieci persone dicendo “Ciao, io sono Luigi, e tu?”, rivelare in un giro di tavolo l'animale a cui si pensa di assomigliare… Negli eventi le nuove parole d’ordine sono coinvolgimento e interazione dei partecipanti che, sotto il più ampio ombrello del concetto di “esperienza”, hanno guadagnato lo status di valore aggiunto di per sé. Le “icebreaking activities” ne sono solo un esempio. Il tema è però delicato, perché la linea di demarcazione fra il coinvolgimento attivo dei partecipanti e la loro irritazione è molto sottile, e chi progetta, conduce o modera l’evento deve sapere trovare il giusto equilibrio.

La questione è affrontata su LinekdIn da Paul Louis Heil di sli.do, che sottolinea come l’engagement dei partecipanti a un evento sia un terreno scivoloso tanto “live” quanto online, cioè quando stimolato attraverso app o strumenti digitali. Ecco i suoi suggerimenti su come gestire questo tipo di attività per raggiungere l’obiettivo di partecipazione senza causare quell’irritazione che potrebbe viziare il mood della sessione.

Conoscere il proprio pubblico
Due gli assunti principali da cui partire. Il primo è che il 74% delle persone che partecipano agli eventi non ama parlare in pubblico (indagine sli.do). Il secondo è che le persone vogliono ottenere il massimo con il minimo sforzo. Ciò significa che, in generale, l’interazione e il coinvolgimento attivo durante un evento non vengono naturali alla platea. Per stimolare i partecipanti toccando le giuste corde occorre sapere chi ci trova di fronte. In termini di demografia, per esempio: un pubblico di nativi digitali e uno di manager azzimati richiedono tecniche e strumenti di engagement diversi. Ma anche in termini di contenuti: cosa suscita il loro interesse e cosa potrebbe motivarli a partecipare spontaneamente? Il suggerimento di Heil non è facile da raccogliere, e del resto fare interagire efficacemente persone che non si conoscono non è facile. Una stretta di mano all’inizio della sessione non è vera interazione.

Farla semplice e breve
La regola d’oro di qualunque attività di engagement diretto durante un evento è che sia semplice e breve, perché l’irritazione è sempre dietro l’angolo. Heil racconta la sua esperienza come speaker a un evento: per “scaldare” la platea ha proposto un piccolo sondaggio via sli.do dove i partecipanti dovevano indicare se conoscevano già le persone cui sedevano accanto; poi ha chiesto loro di presentarsi al vicino di posto raccontandogli perché erano venuti a quell’evento e cosa si aspettavano; infine, ha chiesto loro di farsi un selfie con il vicino e condividerlo con l’hashtag dell’evento. Decisamente troppo. Per qualunque pubblico. Su più di 100 partecipanti, soltanto uno ha postato il selfie, e non perché gli altri non sapessero usare Twitter o fare selfie, che peraltro non si sa se abbiano davvero scattato.

Avere riguardo per le diverse sensibilità
Anche qui, due assunti di partenza: almeno un terzo delle persone che ci circondano sono degli introversi; il 54% dei partecipanti agli eventi preferiscono fare domande ai relatori in modo anonimo (indagine sli.do). Ci sono persone che non amano parlare e preferiscono ascoltare, persone che creano e innovano ma non amano mettersi in mostra, persone che preferiscono lavorare da sole invece che in squadra e persone per le quali i format partecipativi possono risultare stressanti. Discorso simile per quanto riguarda l’interazione sui contenuti degli eventi: c'è chi non ama fare domande in pubblico e chi, anche se con strumenti digitali, preferisce farle senza rendere visibile il proprio nome. Quindi, conclude Heil, benché coinvolgere i partecipanti a un evento abbia lo scopo di creare un’atmosfera più dinamica e piacevole per tutti, occorre fare attenzione alle reazioni e alle diverse sensibilità. La sfida per gli organizzatori/conduttori dell’evento è quella di proporre attività brevi e semplici che abbiano un senso per i partecipanti e che aiutino i meno “partecipativi” a superare la loro riluttanza. Le possibilità, secondo Heil, sono infinite.

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