Come interpretare e organizzare gli eventi ibridi: un contributo di MPI Italia Chapter
Come strutturare un evento ibrido per massimizzare il coinvolgimento dei partecipanti da remoto e valorizzare l’interazione dei partecipanti “live”? Nick Balestra, curatore del recente seminario MPI Italia sui social network, propone un’analisi delle “tre audience” di un evento ibrido e degli strumenti per attivarle. Il contributo, in esclusiva per EventReport.it, è fornito da MPI Italia Chapter, che delle novità tecnologiche per la meeting industry ha fatto uno dei temi centrali del proprio programma education.
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È circa un anno che si parla di “eventi ibridi” senza avere le idee veramente chiare a riguardo. Che cos’è un evento ibrido? Direi che la prima cosa da fare è tenere presente le sue plurime sfaccettature. Un evento “ibrido” può essere guardato da almeno tre punti di vista:

1) l’ospite remoto

2) l’ospite “Pod” (dove per “Pod” s’intende un gruppo di persone, talora numerose, che seguono l’evento da remoto tutte insieme – quindi non un partecipante isolato)

3) il F2F (face-to-face), ossia la relazione a rete che s’instaura tra gli ospiti “fisici” nella location principale.

Ecco, la audience di un evento ibrido si compone di queste tre entità, e chiunque commissioni od organizzi un meeting di questa tipologia deve sapersi mettere nei panni dei frequentanti da remoto e capire come coinvolgerli, se davvero vuole ottenere il massimo dall’investimento. Ecco i pro e i contro di ciascuno dei tre scenari.

1) Ospite remoto: il primo valore aggiunto sono le ridottissime barriere d’ingresso (per esempio, non occorre viaggiare). Poi, il live streaming dell’evento e l’interazione talk/slide. In qualsiasi meeting è bene partecipare attivamente alle discussioni, e a maggior ragione, durante un ibrido da remoto, è bene poter alzare virtualmente la mano e rivolgere domande agli speaker. Nella mia esperienza per fare questo Twitter funziona bene se dall’altra parte c’era una persona dedicata, abbastanza abile da cogliere le domande migliori e inoltrarle ai relatori al momento giusto. Altra cosa: un partecipante remoto non può approfondire la conoscenza dello speaker di persona, per cui postare interviste tra una sessione e l’altra può essere molto utile.

L’ospite remoto può trovarsi in difficoltà con le sessioni che richiedono un livello di partecipazione troppo elevato: lavori di gruppo, chat, giochi. Una cosa importante da tenere a mente è di non sovraccaricare l’ospite remoto di tool, siti e sistemi interattivi, perché c’è già il live streaming da tenere d’occhio, e spesso a chi segue un evento “a distanza” basta quello.

2) Il Pod è un evento di suo, ed esistono due modi per partecipare da Pod. Il primo è quando alcune persone si riuniscono per frequentare l’evento da remoto col valore aggiunto di poter interagire face-to-face l’una con l’altra, conoscersi prima che lo streaming si avvii e trovare momenti per discutere durante e dopo. Chiamerei questa modalità “Pod passivi”.

L’altra modalità è quella dei “Pod attivi”, cioè in grado di “creare” essi stessi l’evento. In quest’ottica è indispensabile una pianificazione di base, che preveda per esempio e-talk o l’affidamento di intere sessioni ai Pod. I Pod attivi aggiungono valore, ma sono difficili da costituire e gestire. Chi vi partecipa deve conoscere tutti quelli che li compongono e sentirsi parte del gruppo, ed è questa la parte più difficile.

I Pod attivi non devono essere piccoli cloni dell’evento principale o aggregati di persone che guardano passivamente quanto accade nella main location, ma piuttosto occasioni per sessioni o discussioni esclusive. Se quest’obiettivo è chiaro, allora i Pod possono aggiungere un enorme valore alla partecipazione di individui che altrimenti concepirebbero la frequenza da remoto in modo meramente passivo.

3) Il face-to-face lo conosciamo tutti. Per cui non mi ci dilungherò, se non per sottolineare che qui ne parliamo in un contesto in cui sono inseriti Pod e ospiti singoli da remoto. Dunque la domanda è: come interfacciarsi con loro? Una soluzione può essere quella delle Google+ station collegate a ciascuno dei Pod: i partecipanti “live” si infilano le cuffie e scelgono il Pod da contattare per scambiarsi domande o pareri. Queste station dovrebbero essere collocate in posizioni raggiungibili nella location principale dell’evento, così che chiunque possa accedervi e avere un’interazione piena. Da tenere presente però che i Pod sono realtà complesse, hanno i loro ritmi e le loro esigenze, non si può “entrarvi” a piacimento e imporre una presenza estranea.

Gli eventi ibridi, quando ben strutturati, sono un perfetto esempio di risultato superiore alla somma delle parti. Se si ha una location principale dove si svolge l’evento “fisico”, suggerisco però di non forzare troppo le interazioni fra i Pod e l’evento, ma di lasciare che i Pod vivano di vita propria, perché l’intercollegamento fra più Pod funziona meglio in assenza di un evento principale.

Nick Balestra
co-fondatore di Beyounic

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