Come cambia l’organizzazione di eventi: competenze di ieri e di domani a confronto
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“L’elefante silenzioso”. Così potrebbe essere definito il settore degli eventi, un gigante che negli Stati Uniti ha un impatto economico di un triliardo di dollari, più del comparto auto e di quello dell’information technology, e che però passa quasi sotto silenzio, oscurato da settori industriali magari meno ricchi ma più tradizionalmente visibili.

La definizione è di Jeff Kear, fondatore della software house Planning Pod, che nel blog aziendale sottolinea come le previsioni di crescita del comparto, negli Usa, siano del 44% nel decennio 2010-2020. Una tale espansione, dice Kear, rende necessarie professionalità sempre più sofisticate: gli event planner devono, e dovranno sempre più, avere competenze di marketing e vendite, di project management, di gestione delle risorse umane, di negoziazione e procurement, di comunicazione e customer service: a pochi altri professionisti sono richieste skills così trasversali.

La professione, che del resto è già molto diversa rispetto agli esordi del moderno mercato degli eventi mezzo secolo fa, è adesso secondo Kear a un nuovo punto di svolta proprio in virtù dell’espansione del mercato, della diffusione della tecnologia, della crescente complessità delle discipline con cui l’organizzazione di eventi si interseca. Ecco, dice Kear, le 4 grandi differenze fra come si organizzavano gli eventi ieri e come si organizzeranno domani: nel mezzo, un futuro che è già cominciato.

1. L’organizzatore di ieri controllava i dettagli, quello di domani controlla i sistemi
Non è l’attenzione ai dettagli a cambiare, né la quantità di dettagli da tenere sotto controllo per garantire la buona riuscita dell’evento. Ciò che cambia è come i dettagli sono gestiti. I software di event management, che si evolvono e specializzano sempre più, automatizzeranno molti dei processi organizzativi. Gli event planner non dovranno più controllare ogni singolo aspetto, ma governare un sistema che centralizza il processo, gestisce i dettagli, distribuisce compiti alle persone, invia notifiche e memo al momento giusto. La difficoltà iniziale è nel familiarizzare con i sistemi e le applicazioni personalizzandone le funzioni (che peraltro diverranno sempre più facili da utilizzare); una volta rodato il meccanismo farà però risparmiare agli organizzatori grandi quantità di lavoro, relegando al passato le ore trascorse su documenti, fogli excel, email e note sparse.

2. L’organizzatore di ieri aveva relazioni face-to-face, quello di domani inteloquisce in modalità ibrida
Il rapporto personale e l’interlocuzione faccia a faccia con i fornitori sono sempre stati aspetti rilevanti nell’attività degli organizzatori di eventi. Anche in questo caso, il trend di cambiamento non coinvolge la natura del rapporto personale e di fiducia con il fornitore, bensì le modalità con cui viene instaurato e condotto. Già ora la comunicazione è sempre meno diretta e sempre più mediata dai mezzi elettronici: l’event planner del futuro, dice Kear, parlerà con i fornitori soltanto per questioni specifiche, mentre il processo di selezione (magari su passaparola di contatti su Facebook o LinkedIn) e brief sarà condotto via email o piattaforme online. Così come già succede per le destinazioni, che spesso incontrano il cliente solo il giorno dell’evento, così gli organizzatori di domani si muoveranno, nei rapporti con fornitori e clienti, fra reale e virtuale in una struttura di relazioni “ibride”.

3. L’organizzatore di ieri indossava molti cappelli, quello di domani gestisce le persone che li indossano
La crescente complessità degli eventi sta generando professionalità specializzate nel curarne aspetti specifici: cambia quindi il tradizionale ruolo dell’organizzatore che svolgeva molti compiti. Per esempio, spiega Kear, l’event design è uno degli aspetti che oggi viene spesso affidato a professionisti specializzati, ma lo stesso si potrebbe dire delle comunicazione, del social media management, della logistica dei trasporti. L’event planner è sempre stato un coordinatore di persone, ma in futuro questo ruolo diverrà quello preponderante e il planner sarà chiamato a gestire più professionisti e a delegare loro le responsabilità specifiche.

4. L’organizzatore di ieri realizzava un evento, quello di domani crea esperienze
I partecipanti a qualsiasi evento si aspettano oggi che l’evento offra loro un’esperienza: un mood specifico, un’atmosfera caratterizzante, un concept particolare, un programma unico: quanto più le aspettative sono elevate – e magari influenzate da format televisivi o galà di vip – tanto più chi progetta un evento deve adottare il punto di vista del marketing e considerare l’evento come un brand per cui generare interesse, coinvolgimento, partecipazione. Come in ogni altro settore, sottolinea Kear, sono le aspettative dei clienti e dei partecipanti a dettare le direzione da prendere, e l’event planner di domani sarà focalizzato sul produrre esperienze che lasciano un ricordo duraturo nei partecipanti.

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