Eventi nei paesi emergenti, 5 aspetti dell'organizzazione da curare con attenzione
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Le economie emergenti attraggono un crescente numero di eventi e meeting promossi da aziende delle economie cosiddette “sviluppate”: quanto più le imprese, europee per esempio, cercano nuovi sbocchi commerciali e si espandono sui mercati internazionali, tanto più elevato è il flusso degli eventi di business che si svolgono in destinazioni fino a pochi anni fa fuori dalle rotte congressuali.

Le 4 maggiori economie emergenti sono Brasile, Cina, India e Russia, affiancate da Messico, Indonesia, Sudafrica, Corea del Sud e Turchia e da altri paesi meno prominenti ma altrettanto promettenti: nonostante le alterne vicende politiche di cui sono protagonisti, che ne fanno oscillare gli andamenti economici, questi paesi sono per la maggior parte ad alto tasso di crescita. Per quanto riguarda gli eventi, in molti paesi emergenti è in corso un processo di formazione professionale degli operatori e di adeguamento agli standard internazionali della meeting industry, ma è importante che gli organizzatori prestino particolare attenzione ad alcuni aspetti specifici.

A indicarli è Issa Jouaneh, vice president e general manager di American Express Meetings & Events, sul sito Corporate Meetings Network, osservando che nell’ultimo anno la sua azienda ha rilevato una crescita significativa degli eventi organizzati nei paesi emergenti. Eccoli.

Sicurezza
È il primo aspetto su cui gli organizzatori devono essere bene informati: la prima indicazione sulla sicurezza di una destinazione arriva dal sito ViaggiareSicuri.it, dove il Ministero degli Esteri italiano fornisce aggiornamenti su tutti i paesi del mondo. Se l’evento deve svolgersi in un paese dove potrebbero verificarsi turbolenze politiche, è bene che nei contratti figuri chiaramente una clausola riguardante le cause di forza maggiore per poter cancellare l’evento senza penali qualora ve ne fosse la necessità. Jouaneh suggerisce che la clausola comprenda anche una protezione in caso di riduzione dei mezzi di trasporto dovuta a scioperi o disordini o in caso i delegati non riescano ad arrivare in tempo per l’evento a causa di questi fattori. In fase di site inspection, il suggerimento è di verificare con i responsabili della sicurezza dell’albergo quali procedure adottano in caso di disordini politici, emergenze mediche o disastri naturali.

Trasporti
In alcuni paesi emergenti i trasporti possono essere una questione non facile da gestire. In Cina per esempio, dice Jouaneh, gli organizzatori dovrebbero acquistare per i partecipanti biglietti aerei flessibili, perché gli orari dei voli possono cambiare frequentemente. Nel caso in cui i delegati a un congresso prenotino autonomamente treni o aerei, l’organizzatore deve chiedere loro di essere informato sull’intero programma di viaggio per sapere dove si trovano in ogni momento. Per i paesi dove occorre un visto d’ingresso occorre avvertire i partecipanti di non chiedere un visto turistico se la ragione del viaggio è un evento di lavoro: il rischio è quello di essere rimandati indietro una volta a destinazione. Le procedure per il rilascio del visto variano da paese a paese: i partecipanti devono essere sollecitati a richiederlo per tempo qualora debbano consegnare il passaporto e/o presentarsi di persona nel consolato del paese ospite.

Food & beverage
Servire piatti e bevande locali durante l’evento permette ai partecipanti di fare esperienza della cucina del posto e di ridurre i costi, ma è bene informarsi su ogni piatto presso gli chef locali. In alcuni paesi le bevande alcoliche sono molto costose, in altri sono vietate (per esempio anche in alcune parte dell’India). Meglio saperlo prima, e orientare altrove la scelta della destinazione, se per il cliente è importante poter servire alcool durante le cene. All’organizzatore anche il compito di informare i partecipanti sugli usi e costumi a tavola della destinazione ospite e sugli orari cui i pasti vengono serviti.

Tecnologia
In molte destinazioni emergenti la tecnologia è avanzata tanto quanto nei paesi sviluppati, basta verificare la compatibilità di dispositivi, caricatori, prese elettriche etc. Altro tema è invece quello della sicurezza tecnologica: Jouaneh riferisce di un’azienda che ha chiesto ai propri delegati di non portare con sé, a un meeting in Cina, i propri computer portatili di lavoro, ma di attrezzarsi con dispositivi “vuoti” che non contenevano file e informazioni riservati.

Pagamenti
Le modalità di fatturazione e pagamento possono differire di molto da quelle cui si è abituati. Jouaneh afferma che in alcuni paesi il conto deve essere saldato in anticipo, interamente, prima dell’arrivo, e che è il solo deposito non è accettato. Nonostante i dollari siano in genere universalmente accettati, ci sono anche situazioni in cui (come in Cina) è più semplice e preferibile pagare in valuta locale. Da tenere presente anche che le carte di credito corporate possono non essere accettate ovunque.

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