Riunioni in azienda, le regole d’oro per non sprecare il tempo e non farlo sprecare agli altri
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Anche chi di mestiere organizza i meeting di altri può cadere nell’insidiosa trappola delle riunioni con il proprio staff o squadra di lavoro. La prospettiva, soprattutto se frequente, di una riunione di team provoca spesso una collettiva alzata di occhi al cielo da parte dei partecipanti e il meeting si conclude con un sospiro di sollievo generale nonché con la convinzione, da parte di molti, di avere sottratto tempo utile al lavoro e di non avere concluso granché.

Ecco dunque un mini vademecum, stilato da Charlie Harari sul sito Ceo.com. con le 5 regole d’oro da seguire per evitare che le riunioni interne si traducano in una perdita di tempo (e quindi di soldi) per sé e per gli altri.

Motivate una riunione prima di indirla
Una riunione non è utile di per sé: è utile solo se necessaria. Prima di indirla occorre quindi chiedersi perché è necessario riunire un certo numero di persone in una stanza e che cosa si vuole ottenere facendolo. Se la risposta che ci si dà non è convincente, meglio lasciar perdere. Se invece lo è, il solo fatto di analizzare le motivazioni aiuta a focalizzare gli obiettivi e aumenta la possibilità di raggiungerli.

Invitate attori, non spettatori
Si tende spesso a invitare alle riunioni più persone di quelle necessarie, con la logica che è meglio qualcuno in più piuttosto che qualcuno in meno. Errore, sostiene Harari. Più persone partecipano a una riunione, meno sarà la responsabilità che ciascuna di esse si prenderà riguardo al tema discusso. Se non ci si sente necessari si tende a pensare che saranno gli altri a farsene carico e ci si comporta come spettatori. Limitare il numero di spettatori significa meeting più brevi, partecipanti più coinvolti e risultati più efficaci.

La riunione non deve rispettare i tempi, sono i tempi che devono essere adatti alla riunione
Un meeting deve durare né più né meno di quanto è necessario per raggiungere l’obiettivo che ci si è posti. Occorre quindi stabilire quanto tempo è necessario e programmare la riunione di conseguenza. Il tempo improduttivo è quello che i partecipanti percepiscono come in eccesso rispetto all’esigenza. Se si pensa che per raggiungere un certo risultato bastino 20 minuti, quella deve essere la durata della riunione, nel rispetto del tempo proprio e degli altri.

Chi indice il meeting deve gestirlo
Capita, nei gruppi di lavoro, che si cominci una riunione senza che sia chiaro chi la sta gestendo. Qualcuno comincia a parlare, qualcun altro si inserisce e cambia argomento… Tutti devono poter partecipare attivamente, ma una sola persona, quella che ha lo ha indetto, deve governare il meeting, tenere il filo del discorso e seguire l’ordine del giorno. Al termine, questa stessa persona deve anche trarre le conclusioni e riassumere i contenuti affrontati.

Dopo la riunione ci vuole l’azione
Per evitare che le riunioni si traducano in lunghe chiacchierate che sfociano in un nulla di fatto occorre esplicitare chiaramente gli esiti della discussione, le decisioni prese e le azioni necessarie a implementarle. Ogni partecipante deve sapere che cosa deve fare e in quale arco di tempo. Utile, infine, mettere per iscritto i punti emersi per riprenderli in apertura della riunione successiva

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