Come aumentare il ritorno sull’investimento in viaggi d’affari riducendo i fattori di insuccesso
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Quanti viaggi d’affari hanno esito negativo? Che cosa determina l’insuccesso di una trasferta di lavoro? Come ridurre la percentuale di insuccessi per incrementare il ritorno sull’investimento aziendale in business travel? L’ottimizzazione del business travel è il tema della più recente indagine condotta da CWT Solutions Group, la divisione specializzata nella consulenza alle aziende di Carlson Wagonlit Travel che, attraverso l’analisi dei fattori di insuccesso, offre alle aziende indicazioni su come ridurre il numero di viaggi di lavoro ritenuti insoddisfacenti.

La ricerca è stata condotta con interviste a 10mila business traveller, cui è stato chiesto di indicare l’obiettivo del loro ultimo viaggio di lavoro e di valutarne l’esito. Il primo motivo per cui le aziende fanno viaggiare i propri dipendenti è risultato essere l’incontro con clienti esistenti o potenziali, il secondo è la partecipazione a riunioni interne e il terzo la partecipazione a momenti di training e formazione.

La prima evidenza è che, dati obiettivi sopra citati, la maggior parte delle trasferte (l’88%) porta risultati soddisfacenti, mentre soltanto una parte minoritaria (il 12%) è valutata negativamente, o perché non ha generato benefici significativi rispetto al costo (9,5%) oppure perché è stata insoddisfacente tout court (2,5%). Secondo CWT i viaggi che hanno avuto esito negativo hanno caratteristiche comuni, legate principalmente alla destinazione (nazionale o internazionale), al numero di riunioni che si svolgono durante il viaggio, al tempo totale dedicato ai meeting durante la trasferta, alla durata complessiva del soggiorno e all’anticipo con cui si effettua la prenotazione del viaggio.

Ecco quindi, alla luce dei risultati della ricerca, le indicazioni di CWT per ridurre i fattori di insuccesso delle trasferte di lavoro:

Organizzare più meeting nel corso del viaggio
Un viaggio durante il quale si partecipa a una sola riunione produce un risultato infruttuoso nel 19% dei casi. Come regola generale, ogni riunione supplementare riduce la probabilità di insuccesso di circa il 10%.

Prevedere più tempo per ogni meeting
Quando il tempo complessivo dedicato ai meeting nel corso di una trasferta è inferiore a un’ora, la probabilità di insuccesso è del 28%. Questa si riduce all’8% quando ai meeting sono dedicati due o più giorni.

Pianificare e prenotare il viaggio con anticipo
Maggiore è l’anticipo con cui si pianificano le trasferte, più elevata è la probabilità di un ritorno significativo. Una pianificazione anticipata concede infatti ai viaggiatori tempo sufficiente per prenotare il viaggio e preparare i meeting. Una trasferta prenotata con meno di 3 giorni di anticipo corre un rischio del 21% di generare scarsi risultati; se prenotata con più di 2 settimane di anticipo la probabilità di insuccesso scende all’11%.

Privilegiare le trasferte internazionali
I viaggi di lavoro con destinazione nazionale hanno un tasso di insuccesso del 14%, che si riduce al 12% per le destinazioni continentali e al 9% per le destinazioni intercontinentali. I dati si spiegano con il fatto che i viaggi internazionali sono generalmente pianificati con maggiore anticipo, quindi con più tempo per preparare le riunioni, e sono di maggiore durata.

Altri fattori indagati dalla ricerca – viaggiare da soli o con colleghi, la frequenza con cui ci si reca nella destinazione, il sesso del viaggiatore o la sua provenienza geografica – sono invece risultati ininfluenti dal punto di vista del successo o dell’insuccesso della missione aziendale.

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