Tecnologie per eventi: il gap fra le aspettative degli organizzatori e quelle dei partecipanti
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La tecnologia sta cambiando ogni aspetto della nostra vita e gli eventi non fanno eccezione, anzi: app e social media permettono di aumentare il coinvolgimento e il feedback dei partecipanti nonché il ritorno sull'investimento generato dall’evento.

Chi organizza un evento, però, non sempre è in sintonia con le esigenze e i desiderata dei partecipanti. “Ci può essere un divario nelle aspettative tra le tecnologie che i planner ritengono indispensabili per un evento e quelle che sono invece considerate utili dai partecipanti”, sottolinea Issa Jouaneh, vice presidente e general manager di American Express Meetings & Events, divisione di American Express Global Business Travel. “L’unico punto di convergenza tra le 2 parti è l’opinione che anche la migliore delle tecnologie virtuali non possa sostituire il valore di un incontro reale fra le persone”.

Il "gap tecnologico" che emerge dalla ricerca Great Expectations: The Evolving Landscape of Technology in Meetings, realizzata da American Express Meetings & Events coinvolgendo 500 meeting planner e delegati, riguarda 3 ambiti: le applicazioni, i social media e gli eventi virtuali.

Nonostante organizzatori e partecipanti siano d’accordo nel riconoscere alle applicazioni per mobile il vantaggio di fornire informazioni in tempo reale sul programma dell’evento, con la possibilità per i delegati di pianificare incontri con colleghi ed espositori, il 67% dei planner pensa che le app siano un elemento importante dell’evento, ma solo poco più della metà dei partecipanti condivide questa opinione. Da sottolineare che, per entrambe le parti, l’opportunità data dalle app di partecipare a giochi e concorsi inserendo elementi legati alla gamification viene ritenuta poco significativa.

Anche sul fronte del social media le opinioni di planner e delegati si mantengono distanti, pur se di pochi punti percentuali. Il 43% degli organizzatori, infatti, ritiene l'utilizzo dei social molto importante per la buona riuscita di un evento, ma solo il 35% dei partecipanti condivide la priorità.

Per comprendere meglio la posizione dei delegati basti dire che mentre la metà degli organizzatori ritiene molto importante la pubblicazione e lettura di commenti o recensioni su un evento, la percentuale scende al 39% nel caso dei partecipanti. Come per le app, anche per i social vale l’opinione condivisa che ritiene poco rilevante la possibilità di introdurre elementi di gamification.

Sulla questione che vede la contrapposizione fra eventi reali e virtuali, invece, il 74% dei partecipanti e l'85% degli organizzatori concordano nel preferire i primi perché offrono maggiori opportunità di interazione sociale, e questo nonostante la continua crescita di eventi virtuali. Ma anche su questo fronte planner e delegati hanno un approccio differente.

Nonostante il reale rimanga sempre il canale più apprezzato, il 63% dei delegati ritiene che avrebbe partecipato a più eventi virtuali, se questa possibilità fosse stata disponibile, tanto che quasi la metà chiede che per ogni evento sia possibile la doppia modalità di fruizione, reale e virtuale.

Quasi la metà degli organizzatori, però, non sembra sensibile alle esigenze dei delegati e pensa che i partecipanti non avrebbero scelto di partecipare a più eventi virtuali anche se questa opzione fosse stata disponibile.

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