Progettare il sito web di un evento: gli aspetti da considerare per renderlo efficace
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Ogni evento dovrebbe avere un sito internet attraverso il quale chi lo organizza può promuoverlo, comunicarlo, raccogliere le registrazioni, stimolare l’interesse dei partecipanti e dare loro informazioni rilevanti. Per essere efficace, il sito di un evento deve però essere progettato e strutturato con alcune caratteristiche precise, cui gli organizzatori, specializzati appunto nell’organizzare e non nel realizzare siti internet, non sempre dedicano abbastanza attenzione.

A descrivere l’”anatomia del sito web di un evento” è Event Manager Blog, che riassume in 12 punti i principali aspetti da considerare: possono sembrare banali, ma sono la base senza cui il sito può risultare davvero inefficace. Eccoli.

Tutto in homepage
La prima pagina del sito deve contenere tutte le informazioni rilevanti, che poi possono essere approfondite ognuna con una propria pagina dedicata, ma che devono essere subito visibili. Nessun potenziale partecipante ha voglia di navigare tutto il sito per trovare, per esempio, la data dell’evento.

Dove e quando
Sono le prime informazioni che interessano al partecipante, in molti casi quelle in base a cui si decide se proseguire la navigazione sul sito o meno. Data e luogo devono essere quindi molto evidenti sulla homepage del sito. Sembra ovvio, ma non lo è.

Come partecipare
L’indicazione è particolarmente importante se si tratta di eventi che richiedono un’iscrizione, come i congressi, o una registrazione. Il bottone “iscriviti” o “registrati” o “come partecipare” chiama all’azione che più interessa l’organizzatore, e non deve quindi essere nascosto nelle pieghe del sito o, peggio, dimenticato.

La funzionalità responsive
È quella che permette di ottimizzare la visualizzazione del sito su qualsiasi dispositivo, adattando il contenuto dalla pagina web alla dimensione dello schermo. Indispensabile progettare il sito con questa funzionalità per garantire una buona esperienza di navigazione anche da smartphone e tablet.

I social media
Se i social media sono parte della strategia di promozione dell’evento, o se si vuole stimolare gli utenti a condividere e commentare, occorre evidenziare, inserendo nella homepage gli appositi pulsanti/icona, su quali canali social l’evento ha un proprio profilo, pagina o hashtag.

Speaker e ospiti speciali
Costituiscono, in genere, l’highlight dell’evento, la ragione principale per cui il target vi si iscrive: evidenziarne la presenza, con foto, profilo e magari i canali social su cui “incontrarli”, dà al sito un buon valore aggiunto.

Il programma
Immediatamente visibile già in homepage, chiaro e dettagliato nelle pagine dedicate: il programma dell’evento deve essere facilmente consultabile senza troppi clic, scaricabile e stampabile.

Foto e video
Nell’era dei contenuti visuali, immagini e video migliorano l’efficacia e l’impatto della comunicazione. Anche il sito di un evento deve essere pertanto popolato di immagini: dell’edizione precedente, dei protagonisti, di clip promozionali o video interviste che anticipano il mood dell’evento.

Le ultime notizie
L’evento è un “organismo” dinamico: in fase di organizzazione ci sono aggiornamenti, cambiamenti logistici, novità da annunciare: è bene dunque che il sito abbia una sezione dedicata alle notizie e che i partecipanti ne abbiano facile accesso.

Spazio agli sponsor
Soprattutto nel caso di congressi o convegni, gli sponsor giocano un ruolo importante nella realizzazione dell’evento. Il sito dovrebbe quindi dedicare loro una sezione specifica con link e approfondimenti.

La sede dell’evento
Dov’è e come raggiungerla: una mappa di Google, con l’indirizzo preciso e le coordinate GPS, non può mancare. Idealmente, soprattutto se la location è grande e l’evento articolato in molte sessioni che si svolgono in sale diverse, è da inserire anche una mappa degli interni con evidenziati i nomi delle sale e i punti di interesse.

Chi contattare
I riferimenti dell’organizzatore devono essere ben chiari ed evidenti per incoraggiare chi ha dubbi, incertezze o domande a risolverli con una telefonata o una mail. Consigliabile, secondo noi, inserire anche i nomi delle persone di riferimento per ogni aspetto: sapere che ci si può rivolgere a una persona, e non solo a un’organizzazione, è rassicurante e velocizza i processi.

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