Tecnologie per eventi: 10 trend da monitorare per il 2015
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Come si sta evolvendo la tecnologia e quali ne sono gli aspetti che più facilmente avranno un impatto sull’organizzazione di meeting ed eventi? Ogni giorno fanno il proprio ingresso sul mercato centinaia di dispositivi, software e app cui organizzatori e location faticano a stare dietro e di cui non è sempre facile cogliere le potenzialità. A fornire una panoramica su come la tecnologia impatterà sull’organizzazione degli eventi è l’esperto Corbin Ball*, che come ogni anno propone sul suo sito 10 trend che gli organizzatori di eventi, le location e gli alberghi devono tenere d’occhio non solo per semplificare e rendere più efficaci i propri processi organizzativi e gestionali, ma anche per offrire a delegati e partecipanti un’esperienza di evento integrata, più coinvolgente e interattiva. Eccoli.

1. Le app degli eventi continueranno a diffondersi
L’utilizzo di applicazioni per mobile è un trend già consolidato, e il prossimo anno ne vedrà l’ulteriore sviluppo con un miglioramento delle funzioni a vantaggio sia degli organizzatori che dei partecipanti. Le app hanno sostituito i programmi, le liste di partecipanti, i cataloghi, le mappe e i moduli di feedback e gradimento su carta. Le funzioni che prenderanno sempre più piede sono i messaggi e gli annunci targettizzati, l’integrazione con i social media, le funzioni di gioco (gamification), il miglioramento delle funzionalità di networking fra i partecipanti e la registrazione dei crediti di formazione acquisiti tramite gli eventi.

2. Le nuove opportunità arrivano da iBeacon
Disponibile nei dispositivi Apple con sistema operativo iOS7 (e ora anche nei dispositivi Android), la tecnologia iBeacon utilizza il segnale bluetooth a basso consumo energetico per comunicare la posizione dello smartphone agli iBeacon, piccoli trasmettitori radio in grado di inviare notifiche fino a 50 metri di distanza. Già installati in aeroporti, musei e centri commerciali, gli iBeacon offrono nuove opportunità anche nel campo degli eventi. Per esempio, inviano ai partecipanti un messaggio di benvenuto quando arrivano, forniscono loro assistenza per muoversi all’interno della location, fanno stampare il loro badge quando ne rilevano l’ingresso. Gli organizzatori possono sapere dove i partecipanti si trovano in ogni momento per intervenire su eventuali problemi, i service tecnologici possono essere avvisati se l’equipaggiamento viene rimosso senza autorizzazione, gli espositori possono inviare messaggi promozionali o offerte a chi si trova in prossimità del loro stand…

3. I dati dell’evento in tempo reale
I dispositivi mobili offrono agli organizzatori una notevole mole di dati in tempo reale. Laddove, per esempio, occorreva attendere la fine dell’evento per elaborare i feedback, adesso, attraverso le app, è possibile sapere in tempo reale chi sono gli speaker più apprezzati, quali le sessioni di maggiore successo, quali gli stand più visitati, quali le aree della location più frequentate. L’analisi dei dati in tempo reale consente all’organizzatore di fare modifiche al programma o alla gestione logistica se necessario.

4. Gli hacker arriveranno anche agli eventi
C’è da aspettarsi, dice Corbin Ball, che gli hacker prima o poi prenderanno di mira anche i sistemi di registrazione agli eventi o le loro app per rubare i dati dei partecipanti. Gli organizzatori devono quindi fare in modo che le piattaforme di registrazione utilizzate siano conformi alle norme di sicurezza, mentre i partecipanti, per cautelarsi, devono utilizzare password complesse, guardarsi dal phishing, cioè dalle truffe con cui gli hacker chiedono di fornire dati personali, aggiornare le proprie protezioni antivirus e utilizzare, dove disponibili, i servizi di doppia autenticazione.

5. La traduzione simultanea si automatizza
Certo, il risultato non sarà eguagliabile a quello di un interprete simultaneo, ma per esigenze “minori” o per i singoli partecipanti, il servizio di traduzione automatizzato sarà accessibile, economico e abbastanza affidabile. Dall’introduzione del traduttore di Google, nel 2007, sono stati fatti molti altri passi avanti: WorldLens, per esempio, è una app che offre la traduzione simultanea, attraverso la realtà aumentata, di menù, cartelli, segnaletica e slide senza bisogno di connessione internet. Altre app, come Translate Voice Free and Jibbigo, offrono la traduzione da voce a voce. Skype, inoltre, sta testando una funzione di traduzione per le videochiamate a due.

6. La sfida del wi-fi nelle location e negli alberghi
La difficoltà per le strutture, è fornire una connessione affidabile e di qualità in presenza di un alto numero di persone che “consumano” la banda per utilizzare una quantità di applicazioni. Il tema caldo, in ambito eventi, è la gratuità o meno della connessione, che è richiesta dai partecipanti ma non sempre fornita dagli alberghi o dagli organizzatori. L’evoluzione della tecnologia consente già oggi di erogare internet ad alta velocità a un numero elevato di dispositivi, e la competitività delle sedi per eventi si giocherà in futuro anche su questo aspetto.

7. I partecipanti partecipano sempre di più
Grazie alla tecnologia i format degli eventi si stanno modificando: i partecipanti chiedono più interazione e coinvolgimento attivo e chi progetta gli eventi introduce modalità nuove rispetto al tradizionale setup dell’ascolto passivo in platea. Il futuro vede i social media consolidarsi come strumento di “reclutamento” ed engagement dei partecipanti, che fanno uso crescente di Twitter, Instagram, YouTube e altri social durante gli eventi; si diffondono i “social walls”, cioè i software che raccolgono le interazioni social dalle varie piattaforme e le visualizzano su un’unica schermata da proiettare live; la gamification entra in forze negli eventi, per stimolare la competizione, la creatività, il raggiungimento degli obiettivi attraverso applicazioni di gioco; gli interventi degli spaker si accorciano, privilegaindo l’interazione rispetto alla “lezione”; le sessioni si movimentano, alternando gli speech frontali con momenti di discussione facilitati dall’utilizzo di app come Conferences i/o, Crowd Mics, Evenium ConnexMe, MeetingPulse, PollEverwhere,Social Q&A, Klowd and UberMeetings.

8. Arrivano i droni per riprendere l’evento
Le videocamere montate sul classico treppiede lasceranno il posto ai droni? È possibile, anche se le limitazioni di sicurezza non saranno poche. I piccoli “elicotteri” comandati da remoto, equipaggiati con videocamere in alta definizione, sono già utilizzati per riprendere i lavori dei cantieri (quello di Expo 2015 per esempio) e potranno essere utilizzati anche per le riprese aerre di grandi eventi se in location abbastanza alte oppure all’aperto. Anche alberghi e centri congressi utilizzeranno i droni (alcuni lo fanno già) per aggiungere riprese aeree al proprio portfolio di presentazione.

9. La soglia di attenzione continua a ridursi
Bombardato da stimoli, messaggi, email, immagini, informazioni di ogni genere che arrivano contemporaneamente, il cervello umano fatica a tenere il passo e riduce la soglia di attenzione dedicata a ogni cosa. Ciò è particolarmente rilevante negli eventi: le presentazioni si accorciano, tanto che la durata di 15-20 sta diventando quella più diffusa, la promozione degli eventi, delle strutture e dei fornitori si affida a brevi video, i materiali si arricchiscono di immagini.

10. La tecnologia non sostituisce l’incontro reale
La tecnologia amplifica il messaggio, lo distribuisce in maniera più efficiente, ottimizza i processi, facilita le interazioni ma, precisa Corbin Ball, non può sostituire l’incontro fra persone. Un webinar trasmette informazioni in maniera efficace, ma un meeting focalizza maggiormente l’attenzione, stimola la comunicazione e la costruzione di relazioni, favorisce il confronto fra le persone, rende più fluido l’apprendimento. Fare incontrare le persone rimane l’obiettivo. La tecnologia può solo aiutare a perseguirlo meglio.

*Corbin Ball, CMP, CSP, è uno speaker professionista e un consulente specializzato in tecnologie per eventi. Può essere contattato attraverso il suo sito web Corbin Ball Associates – Meetings Technology Headquarters.

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