Gestione del rischio: le best practice per evitare che l’evento si trasformi in un disastro
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È come in un meccanismo complesso, dove ogni singola parte deve funzionare perfettamente, e integrarsi al funzionamento delle altre parti, per consentire al sistema di procedere senza intoppi. E come in ogni meccanismo complesso, anche nell’organizzazione di eventi il rischio è sempre in agguato: un dettaglio, una dimenticanza, un fornitore sbadato, un imprevisto inaspettato possono avere conseguenze importanti, e qualche volta addirittura generare un effetto a catena con esiti disastrosi. E l’evento, si sa, è un momento unico. Non c’è una seconda occasione.

Il processo di progettazione e organizzazione di un evento deve quindi prevedere aspetti di gestione del rischio, nelle grandi come nelle piccole cose: a elencare gli 8 principali è PlanningPod, che suggerisce agli organizzatori di inserirli come best practice standard nelle proprie pratiche di event management.

Ridurre il rischio è un lavoro di squadra
Così come un evento non può essere prodotto da una singola persona, anche la riduzione del rischio deve essere un obiettivo condiviso. Ciò significa che ogni membro del team organizzativo deve sapere quali sono le proprie responsabilità e che fra queste c’è anche quella di prevedere i possibili intoppi, identificare le falle negli ambiti che gli competono e trovare soluzioni adeguate in fase di organizzazione.

Identificare gli anelli deboli
Anche la squadra più testata ha un anello debole: può essere lo stagista che deve controllare luci e audiovisivi, oppure la società di trasporti con cui si lavora per la prima volta: il punto chiave è, per un organizzatore, identificare i potenziali anelli deboli della catena e tenerli d’occhio, preparando un piano B nell’eventualità che debbano essere supportati o sostituiti.

Un piano B per ogni cosa
È l’abc dell’organizzatore: se l’evento è all’aperto, prevedere un piano B in caso di maltempo; se c’è uno speaker, prevedere un sostituto in caso si ammali; se c’è un computer con tutti i dati, farne un backup in caso smetta di funzionare. In realtà, dice PlanningPod, i piani B non sono mai troppi, e bisognerebbe prevederli anche per le cose meno ovvie. Per esempio, anche stimolando i membri del team a controllarsi reciprocamente il lavoro per identificare per tempo eventuali problemi.

I vantaggi del pensiero critico
Essere critici non significa essere negativi o pessimisti. Significa mettere in discussione le cose e non accontentarsi di risposte semplicistiche, nemmeno se sono le proprie. I membri del team devono sapersi interrogare su ciò che stanno facendo, senza dare per scontato il proprio modo di lavorare. Mettersi in discussione riduce il rischio perché rende meno inclini a pensare che tutto andrà da sé. L’evento filerà liscio solo se chi lo organizza ne affronterà tutti i fattori di rischio.

Stabilire le priorità
Anche con tutta la buona volontà, spesso può risultare difficile (o costoso) prevedere un piano B per ogni cosa. Occorre pertanto concentrarsi su ciò che è prioritario, cioè ciò che causerebbe il maggior danno se andasse storto e ciò che è più facilmente fonte di problemi. Per esempio, sarebbe peggio avere cattivo cibo che non i bagni sporchi. Dovendo scegliere, meglio quindi un piano B per il catering che non per l’impresa di pulizie. Inoltre, è prioritario anche pensare per tempo a quel fornitore imposto dal cliente che però non convince.

Diffidare degli esperti
I primi esperti sono gli organizzatori stessi, che devono quindi diffidare un po’ di sé stessi e della propria sicurezza professionale. Chi sa tutto ed è in grado di prevedere tutto in genere non prevede l’unica cosa che poi va male e per la quale non è stata prevista alcuna soluzione alternativa. Qundi, dice PlanningPod, occorre armarsi di umiltà e chiedere un feedback sul proprio lavoro e sul proprio processo organizzativo, perché è difficile rendersi conto delle proprie lacune.

Attenzione anche alle piccole cose
Gli organizzatori professionisti si fanno (giustamente) un vanto del fatto di essere attenti a tutti i dettagli, che è poi la ragione per cui vengono ingaggiati dai clienti. Qualche volta però, nella fretta e nel carico di lavoro, qualcosa sfugge. Perdere la chiave di un furgone può ritardare la consegna del pranzo, un proiettore che non funziona può ritardare di molto l’inizio dei lavori. Il suggerimento è quello di non perdere la concentrazione: anche quando tutti, intorno, hanno fretta e fanno pressione, occorre prendersi il tempo per controllare anche le piccole cose.

Non esiste la ricetta per evitare tutti i rischi
Ogni evento ha le sue peculiarità, e per quanto si sia bravi a inserire tutte le migliori pratiche nel proprio processo organizzativo, bisogna tenere presente che rischi e potenziali problemi sono peculiari per ogni evento. Non ci si può quindi attenere a una “lista standard” dei rischi, perché ogni evento ha la sua lista specifica. E, nell’impossibilità di prevederli tutti, occorre fare affidamento anche sulla propria capacità di adattamento e sulla propria creatività per trovare soluzioni ai problemi che, nonostante tutto, non si è riusciti a prevedere.

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