Eventi sotto data: 7 azioni per vincere la sfida dell’organizzazione last minute ed evitare attacchi d’ansia
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Ha avuto inizio come fenomeno legato alla crisi economica: nell’incertezza di mercato e di budget, le aziende hanno cominciato a essere riluttanti a impegnarsi finanziariamente nella pianificazione di un evento con 8-12 mesi di anticipo, preferendo riservarsi l’opzione di dare il via al processo a distanza ravvicinata dall’evento. Poi, però, anche dove le economie sono ripartite (e a maggior ragione dove non lo sono), la soluzione adottata per l’emergenza è divenuta una prassi che molto spesso lascia alle agenzie solo 4-8 settimane per progettare e organizzare un evento, soprattutto quelli di dimensioni medio-piccole e di uno o due giorni.

Nonostate gli inconvenienti che le pianificazioni “sotto data” portano (fra cui tariffe aeree più alte, sedi per eventi non più disponibili, alberghi restii a fare tariffe di gruppo, intrattenitori già occupati), le aziende non rinunciano ad attendere l’ultimo momento possibile e le agenzie sono costrette a fare i salti mortali.

Ecco, secondo PlanningPod, i 7 passi che gli organizzatori possono seguire per ottimizzare un processo necessariamente breve e risparmiarsi gli attacchi d’ansia.

1. Farsi confermare subito il budget
Nel momento in cui un cliente chiama per confermare, l’obiettivo è fare in modo che si impegni su un budget complessivo e che sottoscriva quell’impegno con la firma. In questo modo l’organizzatore può procedere velocemente sapendo con cosa può lavorare e procedere successivamente con il break down e l’approvazione delle singole voci.

2. Spingere il cliente a prendere prima di tutto le decisioni importanti
Con la deadline dell’evento che incombe occorre concordare con il cliente fin dal primo momento le cose più rilevanti (destinazione, alberghi, programma, intrattenimento, speaker, pasti) e fargli prendere decisioni definitive in modo da poter partire con le richieste di preventivo e la selezione fornitori.

3. Rendere fluido il processo di richieste ai fornitori
Un tempo di pianificazione breve rende necessaria una risposta veloce da parte di tutti i fornitori, location e alberghi inclusi. Evitare quindi di inviare richieste di preventivo lunghe 50 pagine: meglio condensare il tutto in un documento di veloce lettura, non rinunciando a essere specifici ed esaustivi per evitare la perdita di tempo di chiarire con fiumi di email i diversi aspetti. E, visto che il tempo è poco, chiedete subito ai fornitori il loro miglior prezzo.

4. Definire ruoli e reponsabilità all’interno del team fin dalla prima riunione
La squadra organizzativa deve funzionare come un orologio svizzero: ogni membro del team deve sapere già nella prima riunione di cosa è responsabile, quali sono i suoi obiettivi e achi deve riportare. I processi confusi sono sempre nemici, ma in particolare lo sono quando i tempi sono stretti.

5. Focalizzarsi come prima cosa sulla sede dell’evento
Tutto comincia con la sede. Se la data dell’evento è fissata per le successive 4-8 settimane, molte location saranno probabilmente già prenotate e occorre quindi essere pronti a ricercare diverse alternative. Le location sono abituate tanto quanto gli organizzatori a ricevere richieste last minute e risponderanno quindi celermente, ma occorre inviare fin dall’inizio più richieste di preventivo per non perdere tempo se ci si imbatte in risposte negative.

6. Ottenere dal cliente priorità e compromessi
Anche con un tempo di pianificazione molto breve, il cliente vorrà mari e monti. Occorre quindi gestire le sue aspettative e fargli decidere cosa è indispensabile e cosa è disposto a sacrificare. E anche sulle cose ritenute indispensabili, bisogna ricordargli che potrebbe dovere fare compromessi se vuole che l’evento sia realizzato in tempo.

7. Stabilire un canale di collegamento veloce con il cliente
Con un lead time breve, interminabili carteggi via email o lunghe “anticamere” telefoniche per parlare con il cliente complicano ulteriormente le cose. Bisogna quindi stabilire una linea diretta con chi prende le decisioni e informarlo in anticipo che non può “scomparire” o non rispondere per ore o per giorni. Nel caso di eventi dove i decisori sono più di uno, l’organizzatore deve richiedere un unico interlocutore che gli trasmetta le decisioni del gruppo.

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