I meeting planner e le sedi per eventi: criteri di scelta e preferenze generazionali
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La domanda è sicuramente interessante: meeting planner di età diverse hanno criteri diversi per valutare e scegliere la sede per un evento? E poi: quali sono le specifiche preferenze espresse dalle varie fasce demografiche? Il tema è tanto più rilevante se si considera che oggi il mercato del lavoro – e il settore meeting ed eventi non fa eccezione – assorbe contemporaneamente 4 generazioni: i Senior (dai 66 anni in su), i Baby Boomer (dai 47 ai 65 anni), la Generazione X (dai 33 ai 46 anni) e i Millennial (dai 18 ai 32 anni).

A fornire le risposte è un’indagine che la società di destination marketing DCI ha condotto in collaborazione con l’International Association of Conference Centers (IACC) e che è stata presentata la scorsa settimana all’IMEX di Francoforte. Realizzata sulla base di 100 interviste a meeting planner europei di tutte le età – in prevalenza Baby Boomer e Generazione X – la ricerca evidenzia alcune diversità generazionali di approccio e di valutazione riservando anche qualche sorpresa.

I canali di marketing preferiti
Il primo aspetto considerato è a quali canali di vendita e marketing ogni generazione è più ricettiva quando si tratta di promuovere una sede per eventi. La stragrande maggioranza degli intervistati preferisce ricevere informazioni e materiali digitali, ma sono trasversalmente apprezzati anche gli eventi commerciali. I Senior sono, prevedibilmente, quelli meno ricettivi al digitale, mentre apprezzano in modo particolare gli appuntamenti durante le fiere e le sales visit. Pochissimi, indipendentemente dall’età, dichiarano di volere ricevere informazioni via telefono.

I criteri di selezione
Il primo criterio con cui i meeting planner valutano una sede per eventi è la sua ubicazione e accessibilità (75%). In seconda battuta si verifica che gli spazi meeting siano adeguati all’evento (52%) e poi il rapporto qualità/prezzo (47%). Ultimo fattore sono le dotazioni tecnologiche (19%). Considerando i criteri in termini generazionali, lo studio evidenza i Senior danno più importanza alle dotazioni tecnologiche che non agli spazi meeting o all’accessibilità della location mentre, per contro, i giovani Millennial sono più attenti ai costi che non alla tecnologia.

Le caratteristiche più importanti
Sono 7 gli elementi che i meeting planner valutano in una sede per eventi: le priorità, in ordine di importanza, sono il costo degli spazi meeting, la tecnologia e la connettività wi-fi, la qualità del food & beverage, lo stile e il design delle sale, la presenza di camere per gli ospiti con dotazioni business, la vicinanza a siti dove svolgere attività collaterali e la presenza di uno staff dedicato. Fra questi elementi, i Senior prediligono la presenza di camere (cioè sono più orientati verso gli alberghi), i Baby Boomer e i Millennial ritengono prioritaria la valutazione dei costi e la Generazione X considera come prima cosa tecnologia e connettività.

Come devono essere gli spazi meeting
Le sale o gli spazi dove si svolgono i lavori devono avere caratteristiche ben precise secondo i meeting planner intervistati: come prima cosa, devono avere elementi che stimolino l’apprendimento, poi è necessario che abbiano aree informali con arredi mobili e caratteristiche che consentano ai partecipanti di raggrupparsi e socializzare. Infine, lo spazio deve offrire la possibilità di riconoscere e premiare i migliori performer fra i partecipanti, cioè essere dotato di un palco o di un’area molto visibile. Sulle caratteristiche degli spazi meeting le preferenze generazionali non si differenziano in maniera significativa, se non per quest’ultimo aspetto: mentre per i Senior è molto importante avere un elemento di sala che consenta la visibilità dei migliori, i Millennial lo ritengono irrilevante.

L’indagine si conclude con due rilevazioni interessanti: la prima è che il 55% dei meeting planner (indipendentemente dall’età) considera l’età dei partecipanti all’evento quando sceglie la sede per l’evento; la seconda è che se l’evento si svolge in un paese diverso dal loro, l’85% degli intervistati interloquisce con la location in inglese: il 7% si aspetta invece che lo staff della location sappia la lingua del cliente e il 3% ritiene di dover comunicare con la location nella lingua dello staff.

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