La sala meeting del futuro è flessibile, social e tecnologica: ecco come si attrezzano le sedi per eventi
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I meeting servono per incontrarsi, non per fare presenza. Il senso è che le persone vi partecipino, non che osservino quello che vi accade. Discipline quali il meeting design e la meeting architecture indicano che un evento è efficace se valorizza l’esperienza del partecipante e il suo ruolo di soggetto attivo. I tempi in cui bastava che le persone si sedessero in sala e ascoltassero gli interventi degli speaker sono (quasi) finiti sia perché i format di comunicazione si sono evoluti sia perché oggi le aziende riuniscono le persone con obiettivi molto più strategici che non il “semplice” ascolto passivo di un contenuto. In questo percorso di valorizzazione dell’esperienza la location ha un ruolo molto rilevante, e la sua competitività risiede nella capacità di offrire agli organizzatori gli elementi oggi ritenuti necessari per costruire un evento efficace.

Il tema è al centro dello studio The Meeting Room of the Future prodotto dall’International Association of Conference Center (IACC): dopo una prima parte pubblicata in aprile con le indicazioni sulle nuove esigenze dei meeting planner, la ricerca prosegue ora con una seconda parte, presentata la scorsa settimana ad IMEX America, che indaga se e come i gestori di spazi per eventi, centri congressi (anche alberghieri) e location si stanno organizzando per rispondere a queste nuove esigenze, modificando e aggiornando le proprie strutture per rimanere al passo con il mercato.

La configurazione degli spazi e dei servizi
La prima evidenza interessante è che i gestori di spazi meeting sono consapevoli di questa evoluzione dei format e delle aspettative, e la maggior parte ritiene sia suo compito proporre agli organizzatori soluzioni per valorizzare esperienza e coinvolgimento dei partecipanti. Ciò significa innanzi tutto offrire sale flessibili, con arredi e attrezzature mobili, che possono essere allestite senza vincoli, anche con configurazioni diverse nel corso della stessa giornata (lo fa l’80% dei gestori); poi disporre di aree “sociali” per il networking e l’incontro fra i partecipanti, i cosiddetti spazi “collaborativi”, e di aree all’aperto dove ospitare attività di teambuilding (63%). Un altro fattore di innovazione è legato alla ristorazione: durante il pranzo i partecipanti devono potersi muovere per incontrare altre persone, ricaricare il telefono o controllare le mail dell’ufficio. Di nuovo l'esigenza è quell di spazi flessibili, attrezzati con stazioni di ricarica e copertura wi-fi. Il 59% dei gestori indica che la difficoltà maggiore per adeguarsi alle nuove esigenze di configurazione degli spazi è economica, laddove gli investimenti si stanno invece concentrando sulle tecnologie.

Le tecnologie a supporto dell’interazione
Larghezza di banda per il wi-fi e attrezzature audiovisive sono le tecnologie in cui i gestori di spazi per eventi stanno investendo di più: pochi investono nelle tecnologie interattive per stimolare la partecipazione della platea e l’interazione con gli speaker, tanto che il 57% delle location non ne dispone in alcuna delle proprie sale meeting. Il 32% che ne è provvisto le considera un servizio premium, per il cui utilizzo addebita al cliente un costo aggiuntivo. E secondo il report questo è un errore, perché in un’ottica di medio termine i meeting planner ritengono più importanti le tecnologie interattive degli spazi flessibili. I costi extra, dice IACC, riducono la competitività della location. Il report indica inoltre i gestori degli spazi per eventi tendono oggi a ricercare personale esperto di IT rispetto ai tradizionali esperti di audiovisivi, perché è più facile imparare a usare le attrezzature audio/video che non a configurare applicazioni e tecnologie informatiche.

Lo stato della connessione a internet
L’89% degli spazi per eventi intervistati fornisce gratuitamente ai delegati la connessione a internet, e fra questi il 55% richiede il login con username e password (ancora?). Solo l’11% delle location ha il wi-fi a pagamento, a conferma che la maggioranza dei gestori ha capito che internet non può più essere considerato un servizio opzionale. Il tema caldo è però la larghezza di banda: nella maggior parte delle location la velocità di internet è superiore ai 150 mega, ma il 30% dei gestori è comunque in difficoltà per la crescente domanda di connessione. E lo studio rileva che i fornitori di tecnologia esterni alle location concordano nell’affermare che nella maggior parte delle sedi per eventi (il 76%) la connessione internet non è sufficiente; il 75% di essi afferma inoltre che la bassa connettività rende loro difficile fornire i propri prodotti e servizi ai partecipanti.

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