Gli spazi per eventi del futuro: evoluzione dei format e nuove esigenze degli organizzatori
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Sono “esperienza” e “tecnologia” le due parole chiave che indicano la strada per l’evoluzione futura degli spazi per eventi. I rapidi cambiamenti dei format di comunicazione – che toccano anche meeting ed eventi – impongono agli organizzatori di valutare con nuova attenzione tutti gli aspetti che contribuiscono a determinare l’esperienza dell’evento, e nella scala delle priorità la scelta di uno spazio adatto a stimolare collaborazione, scambio di idee e costruzione di relazioni è una delle più rilevanti.

Questa, in sintesi, è la tesi dello studio The Meeting Room of the Future, nel quale l’International Association of Conference Center (IACC) ha raccolto gli input provenienti dai meeting planner per indicare a centri congressi e sedi per eventi le linee guida per un’evoluzione al passo con i tempi e con il mercato.

La sede deve aiutare a dimostrare il valore dell’evento
“Se in generale gli obiettivi di un evento sono rimasti costanti nel tempo”, spiega il CEO di IACC Mark Cooper, “ci sono invece chiare indicazioni che la struttura fisica degli spazi per eventi, l’uso della tecnologia e l’enfasi sulla creazione di esperienze avranno un peso sempre più rilevante. Gli organizzatori di eventi operano in un contesto di mercato caratterizzato dalla riduzione dei budget e sono sotto costante pressione per dimostrare ai propri clienti o ai propri superiori il valore degli eventi e il ritorno sull’investimento. In questo senso”, dice Cooper, “le sedi per eventi devono rispondere a questa esigenza ed essere in grado di offrire gli elementi che oggi sono ritenuti necessari per raggiungere gli obiettivi dell’evento”.

Le esigenze prodotte dai nuovi format di comunicazione
Secondo il report, gli organizzatori di eventi sono consapevoli dell’impatto che la location ha sulla capacità dei partecipanti di “rispondere” ai contenuti dell’evento, e i criteri con cui la scelgono si baseranno sempre più sulle esigenze generate dai nuovi format di comunicazione. Il 75% degli intervistati, per esempio, ha affermato di essere oggi molto più focalizzato sulla “creazione di esperienze” rispetto a 5 anni fa, e il 77% ritiene che poter disporre di tecnologie interattive per stimolare la partecipazione della platea e la comunicazione collaborativa sia molto più importante oggi rispetto a qualche anno fa. Quasi la metà degli intervistati indica inoltre la crescente importanza del fattore flessibilità: lo spazio per eventi non può più essere “statico”, ma deve adattarsi ai diversi momenti e situazioni dell’evento.

Le caratteristiche della location “ideale”
Alcune caratteristiche delle sedi per eventi – come  la banda larga, l’acustica, i sistemi di illuminazione – erano e continuno a essere necessarie per garantire il successo dell’evento, ma gli organizzatori, dice il report, sottolineano l’esigenza di disporre di spazi meno tradizionali e più creativi, che possono essere allestiti in diverse configurazioni e offrire molteplici suggestioni visive. La flessibilità riguarda anche la tecnologia, che deve poter supportare tanto l’attività social dei partecipanti (con un wi-fi di qualità) quanto gli eventi ibridi, i relatori che partecipano da remoto e i beacon, i trasmettitori che monitorano flussi e movimenti dei partecipanti. Apprezzati anche gli spazi esterni per le attività di team building, così come le aree dove le persone possono incontrarsi e fare networking. Le indicazioni arrivano fino al catering, che deve privilegiare cibi da consumare agevolmente in piedi per facilitare i momenti di interazione.

Le priorità per i prossimi 5 anni
In conclusione, indica il report, ecco  – in ordine di importanza – gli elementi di una sede per eventi che i meeting planner ritengono saranno più importanti nei prossimi 5 anni. Il primo posto va alle tecnologie interattive, seguite dalla flessibilità degli spazi e dalla disponibilità di zone dedicate al networking. Poi ci sono il food & beverage, per il quale devono essere disponibili diverse opzioni di servizio e  di spazi dove servirlo, e la facilità di accesso a esperienze e attività caratteristiche delle destinazione. Infine il team building: ci devono essere spazi e servizi anche per quello.

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